2.6. График отпусков

График отпусков — это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.

В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного подразделения. Такая схема считается наиболее удобной при большом количестве персонала. При таком подходе руководители отделов, департаментов, цехов изначально готовят графики на вверенные им подразделения. Затем эти документы передаются в отдел кадров, специалисты которого анализируют их, вносят свои корректировки. Дальнейшая схема предполагает обсуждение внесенных изменений непосредственно с работниками и с руководителями структурных подразделений. Закончив работу со всеми структурными единицами организации, отдел кадров приступает к формированию сводного, единого графика организации.

Вторая схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Как правило, такой подход приветствуется на средних и малых предприятиях.

Факторы, которые должны учитываться при составлении графика отпусков пожелания работников и действующее законодательство.

Из положений нормативных правовых актов, и в первую очередь, Трудового кодекса РФ, необходимо определить:

-наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск;

-очередность отпусков, для чего необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. 

-продолжительность отпуска. При ее определении необходимо: выяснить, есть ли у работников право на дополнительные оплачиваемые отпуска и какова их продолжительность; определить категории работников, которым в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ или иных федеральных законов предоставляется удлиненный отпуск, т.е. продолжительностью более 28 календарных дней; проверить, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году; учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным.¹¹

2.7.Приказы по личному составу

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников, предоставление им отпусков и командирование, изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных, поощрения, наложение взысканий и др.¹²

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве случаев составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. На основе документов-оснований и готовятся приказы по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.¹³

Заключение

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; должностные инструкции; положения об отделах и службах предприятия и другие документы.

К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что кадровая документация фиксирует важнейшую человеческой деятельности – труд, сопровождает человека всю его жизнь, является основой для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т. д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень многое. Бывает, что из–за ошибки, допущенной много лет назад, человек лишается законной добавки к пенсии или льготы. Можно сказать, что значение кадровой документации выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.

Список используемых литературных источников