Ведение кадровой документации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………

Заключение………………………………………………………………………….

Список используемых литературных источников………………………………

Введение

В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений. Часто об учете кадров и кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов. Поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.¹

Целью работы является рассмотрение вопросов ведения кадрового делопроизводства.

В соответствии с данной целью мною решаются следующие задачи:

1.Дать понятие, перечислить состав и факторы, определяющие значение кадровой документации;

2.Рассмотреть основные виды кадровой документации.

1.Понятие, состав и значение кадровой документации

Кадровая документация – это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связные с ними отношения между работником и работодателем. Любое юридическое лицо в процессе осуществления деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.

Обязательными для всех работодателей документами являются:

- Штатное расписание (Ст. 15, 57 ТК РФ);

- Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 15, 189, 190 ТК РФ);

- График отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- Положение о персональных данных работников (ст. 86, 87 ТК РФ);

- документы (правила, инструкции, положения и др.) по охране труда (ст.212 ТК РФ);

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40, 41 Правила ведения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При определенных условиях могут быть обязательными и другие локальные нормативные акты, такие как:

- Должностные инструкции (если должностные обязанности не прописаны в трудовом договоре либо в тексте трудового договора есть ссылка на должностную инструкцию);

- положение об оплате труда, положение о премировании и т.п. (если в трудовых договорах подробно не расписана система оплаты труда и материального стимулирования). Описание системы оплаты труда может быть включено в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка;

- Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если в организации применяется такой режим работы);

- График сменности (если в организации введена сменная работа- ст. 103 ТК РФ)

- положение о разделении рабочего дня на части (если в организации применяется такой режим работы - ст. 105 ТК РФ);

- порядок применения вахтового метода (если в организации применяется вахтовый режим работы ст. - 297 ТК РФ);

- положение об охране коммерческой тайны (если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны);

- порядок проведения аттестации работников (если в организации предполагается проведение аттестации соответствия работников занимаемой должности или выполняемой работе - ст. 81 ТК РФ);

- коллективный договор (если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем и в организации есть представительный орган работников);

- положение о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками (если они не определены коллективным договором – ст. 168 ТК РФ)

- договор коллективной материальной ответственности (если в организации ведутся работы, при которых может вводиться полная коллективная материальная ответственность);

- договор о полной индивидуальной материальной ответственности (если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица);

- другие установленные законодательством документы при наличии соответствующих условий.²

Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на распорядительные документы по личному составу и учетные документы по кадрам.

К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о: приеме, переводе и увольнении работников; предоставлении отпусков; поощрениях и взысканиях; внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, записей и т. д.).

К учетным документам по кадрам (персоналу) предприятия относятся: личная карточка работника; личное дело; штатно-должностная книга; алфавитная книга; алфавитные карточки; книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; книга учета движения трудовых книжек; график отпусков; книга учета отпусков.³

Значение кадровой документации определяется следующими факторами:

-кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой очень велика в жизни общества и каждого отдельного человека;

-кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;

-кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.⁴