Учет расчётов с подотчётными лицами (командировочное, удостоверение, авансовый отчёт)

Работники предприятия, получившие денежные средства на опре­деленные цели, называются подотчетными лицами. Наличные деньги под отчет выдаются на хозяйственные расходы, закупку сельскохо­зяйственной продукции, сбор тары от населения через приемные пункты магазинов, на расходы, связанные со служебными командировками, и другие цели, когда расчеты невозможно произвести че­рез кассу или в безналичном порядке через учреждения банка.

Подотчетные суммы могут расходоваться только на те цели, ко­торые были оговорены при выдаче денег. Они не могут передаваться от одного работника другому.

Наличные деньги выдаются под отчет на хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия по согласованию с учреждением банка, осуществляющего его кас­совое обслуживание.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со слу­жебными командировками, производится в пределах сумм, причи­тающихся командированным лицам на эти цели, в соответствии с действующим порядком оплаты служебных командировок. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и обратно к мес­ту постоянной работы, а также суточные за время нахождения в ко­мандировке.

Выдача наличных денег производится при условии полного отче­та по ранее выданным суммам. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении сро­ка, на который они выданы, или со дня возвращения из команди­ровки представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением к нему оправдательных до­кументов (счетов на оплату расходов, денежных чеков или счетов на покупку товаров, инвентаря и других ценностей, квитанций или ве­домостей на закупку сельскохозяйственных продуктов и др.).

К авансовому отчету о расходах по служебной командировке прикладывается командировочное удостоверение с отметками о да­тах выбытия и возвращения из командировки, прибытия и выбытия в пунктах нахождения командированных работников, заверенное подписями и оттисками гербовой печати соответствующих пред­приятий, а также другие документы, подтверждающие фактические расходы (проезд, наем жилья и др.). В авансовом отчете каждый вид расходов показывается отдельной строкой (проезд, наем жилья, су­точные, постельные принадлежности).

Остаток неизрасходованных денег подлежит возврату в кассу предприятия одновременно с представлением авансового отчета.

Бухгалтерия обязана осуществлять постоянный контроль за вы­дачей денежных сумм под отчет, правильным их использованием, своевременным поступлением авансовых отчетов и возвратом неис­пользованных подотчетных сумм. Остаток неиспользованных под­отчетных сумм на конец месяца облагается подоходным налогом.

Учет расчетов по подотчетным суммам осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетуется этот счет на сум­мы выданных денежных средств с кредитованием счета 50 «Касса». Кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на суммы фактических расходов по дебету различных счетов: 10 «Материалы», 44/2 «Издержки обращения», 41 «Товары», 70 «Расчеты с персона­лом по оплате труда» и др.