Вопрос 26 Создание текстового документа

После запуска текстового процессора MS Word вы сразу можете набирать текст документа с помощью клавиатуры, при этом он будет появляться в дочернем окне. Попробуйте набрать какой-нибудь текст размером в несколько строк.

Для удобства работы с документом мы советуем вам увеличить размеры основного и дочернего окна текстового процессора MS Word до максимально возможных (рис. 5.5). Это позволит увеличить полезную площадь в окне редактирования документа.

.

Когда при наборе текста текстовый курсор достигает правой границы дочернего окна, он автоматически переводится на одну строку вниз.

А что получится, если нажать на клавишу <Enter>? Так же, как и в текстовом редакторе Notepad, курсор перейдет на следующую строку. Но произойдет не только это. В текстовом процессоре MS Word клавиша <Enter> завершает ввод так называемого параграфа текста.

Параграф - очень важное понятие. MS Word понимает параграф как любую последовательность символов, после которой стоит так называемыйсимвол конца параграфа. Этот символ будет вставлен в текст, если при наборе нажать клавишу <Enter>.

Вы можете увидеть символ конца параграфа. Для этого в полосе Ribbon (рис. 5.3) нажмите самую правую кнопку (на ней, кстати, и изображен символ конца параграфа). Эта кнопка позволяет вам увидеть символы и другие детали в оформлении документа, которые не печатаются на принтере (скрытый текст). Для того чтобы вернуться к исходному режиму отображения текста, вам достаточно нажать эту кнопку еще раз.

На рис. 5.6 показано, что получится, если включить режим просмотра скрытого текста. Все введенные вами символы пробела отмечаются в тексте маленькими точками. В первом параграфе после слова "текста" вы можете увидеть символ конца параграфа, напоминающий букву "пи" греческого алфавита.

Параграф является одной из основных текстовых единиц, имеющих самостоятельное значение для MS Word. Вы можете задавать оформление для параграфа, определяя для него такие параметры, как отступ параграфа от левой и правой границ листа, отступ (или "заступ") первой строки, расстояние между параграфами и т. д.

Теперь, когда вы набрали текст, давайте попробуем его сохранить на диске. Вы можете воспользоваться для этого меню "File", выбрав в нем хорошо знакомые вам по программе Notepad строки "Save as..." или "Save". Однако лучше попробуйте нажать третью слева кнопку в полосе Toolbar, на которой нарисована дискета.

Так как вы еще ни разу не сохраняли документ на диске, в любом случае на экране появится диалоговая панель "Save As" (рис. 5.7), в которой в поле "File Name" вам необходимо задать имя файла.

Если в этой диалоговой панели нажать на кнопку "File Sharing...", на экране появится диалоговая панель "File Sharing" (рис. 5.8), при помощи которой можно задать режимы использования созданного вами документа другими людьми.

В этой диалоговой панели можно задать пароль для защиты вашего документа от несанкционированного доступа. Пароль необходимо ввести в поле "Protection Password". Заметьте, что при вводе буквы пароля не отображаются.

Мы рекомендуем вам не использовать для пароля кириллицу. После того как мы задали пароль символами кириллицы для одного из документов, мы уже не смогли получить к нему доступ, несмотря на то, что при загрузке документа вводили правильный пароль. С паролями, набранными латинскими буквами, у нас такой проблемы не возникало.

С помощью переключателя "Lock File for Annotation" вы можете запретить внесение каких бы то ни было изменений в документ.

Если вы или кто-нибудь другой попытаются открыть документ, защищенный паролем, на экране появится диалоговая панель "Password" (рис. 5.9).

Вы должны ввести правильный пароль и нажать кнопку "OK", в противном случае документ открыть будет невозможно.

Если в диалоговой панели "Save As..." вы нажмете на кнопку "Options...", на экране появится диалоговая панель "Options" (рис. 5.10).

С помощью этой диалоговой панели вы можете определить различные режимы сохранения документа.

Если включен переключатель "Always Create Backup Copy", каждый раз при сохранении документа на диске создается файл резервной копии документа. Этот файл имеет такое же имя, как и сам файл документа, за исключением расширения - используется расширение bak. В режиме создания резервной копии не разрешается использовать режим быстрого сохранения документа.

Режим быстрого сохранения документа включается при помощи переключателя "Allow Fast Saves".

Если включен переключатель "Prompt for Summary Info", при первом сохранении документа на экране появляется диалоговая панель, в которой вы должны заполнить несколько полей, описывающих документ (рис. 5.11).

В поле "Title" нужно указать название документа, в поле "Subject" - краткое описание содержимого документа, в поле "Author" (автор документа) автоматически проставляется имя, указанное при установке текстового процессора MS Word. Вы должны также указать ключевые слова для поиска документа (поле "Keywords") и можете добавить произвольный комментарий (в поле "Comments").

С помощью переключателя "Automatic Save Every" диалоговой панели "Options" вы можете включить режим автоматического сохранения документа на диске через интервал времени, заданный в поле "Minutes". Интервал задается в минутах. Если вы редактируете большой документ, режим автоматического сохранения позволит застраховать вас от потери внесенных в документ изменений при внезапном отключении электропитания компьютера.

Если при сохранении документа вы укажите имя файла без расширения, к имени будет автоматически добавлено расширение doc. Это расширение используется по умолчанию. Несмотря на то, что вы можете задать любое расширение для имени файла, мы рекомендуем всегда использовать расширение doc. Это связано с тем, что внутренний формат файла, создаваемого текстовым процессором MS Word, специфичен и отличается, например, от формата, используемого редакторами текстов Notepad или Write. Если вы сохраните документ, созданный при помощи текстового процессора MS Word, используя расширение имени файла txt, а затем попытаетесь прочитать его редактором текста Notepad, у вас ничего не получится - вместо текста вы увидите хаотическое нагромождение различных символов.

После того как вы сохранили текст, завершите работу текстового процессора (например, выбрав из меню "File" строку "Exit") и запустите его вновь. Затем загрузите только что сохраненный вами файл на редактирование. Это можно сделать при помощи строки "Open..." из меню "File", но вы воспользуйтесь второй слева кнопкой в полосе Toolbar, на которой изображен раскрывающийся каталог со стрелкой.

На экране появится диалоговая панель "Open" (рис. 5.12).

Работа с этой диалоговой панелью практически ничем не отличается от работы с аналогичной панелью в программе Notepad, за исключением того, что в меню "File Name" отображается список файлов с расширением doc.

Если вы не собираетесь изменять содержимое файла, включите переключатель "Read Only". Выбранный вами файл будет открыть в режиме "только чтение".

Кнопка "File Find" предоставляет мощный сервис для поиска документов на диске по различным критериям. Мы займемся этим позднее, так как скорее всего пока у вас еще нет большого количества документов и вы можете найти все, что вам нужно, пользуясь именами файлов.

Для создания новых документов пользуйтесь самой левой в полосе Toolbar кнопкой с изображением чистого листа бумаги.

Ее действие почти аналогично строке "New..." меню "File". Если вы нажмете на кнопку с изображением чистого листа бумаги, в основном окне MS Word будет создано еще одно дочернее окно, не содержащее никакого текста. Если же вы выберете строку "New..." из меню "File", на экране появится диалоговая панель "New" (рис. 5.13).

При помощи этой диалоговой панели вы можете задать шаблон для нового документа. Пока мы не рассказали вам о шаблонах документов, пользуйтесь шаблоном "NORMAL", выбранным по умолчанию. Для этого в диалоговой панели "New" следует просто нажать кнопку "OK".

Итак, вы познакомились с назначением трех самых левых кнопок полосы Toolbar:

Создание нового документа

Загрузка существующего документа для редактирования

Сохранение документа на диск

Вы научились создавать документы, сохранять их и загружать для редактирования. В следующем разделе мы займемся оформлением внешнего вида документа.