Структуризация проблемного поля организации
После проведения диагностики сформируем список основных проблем организации. Главное – не список проблем, а взаимосвязь между ними. Выявим характер взаимосвязи между группами проблем. Например, могут быть два основания выделения причинно-следственной зависимости между разными группами проблем. Во-первых, это могут быть зависимости вызывающие, т. е. наличие одной проблемы причинно обусловливает появление другой проблемы. А во-вторых, обостряющие - это означает, что если снять какую-то причину, обостряющую данную проблему, то острота этой проблемы снимется.
Текучесть кадров
Низкая заработная плата
Отсутствие управления подразделением
Конфликты в организации
Низкая дисциплина
Условия труда
Чтобы выявить причинно-следственные связи между перечисленными проблемами, воспользуемся методом попарного сравнения, результаты которого представлены в таблице 1.
Таблица 1. Метод попарного сравнения
Рисунок 3. Граф-дерево взаимосвязи проблем.
Структуризация проблем показывает, что из шести рассмотренных проблем особую роль занимают проблемы под номерами 3 и 6, «Отсутствие руководителя подразделения» и «Условия труда» (рисунок 3).
3. Проектирование элементов системы управления
Для устранения выявленных проблем необходимо скорректировать служебные функции директора, ввести в структуру управления должность руководителя отдела продаж, сформировать условия приема на работу и улучшить условия труда для персонала.
У подразделения должно быть руководящее лицо, которое в большей степени будет заинтересовано в достижении стабильного положения подразделения, выполнения реализации, плановых показателей, сплоченности коллектива и т.д.
В
рисунке 2 представлена полная
организационная структура управления
компании ООО «Гидра». Директору
подчиняется весь штат сотрудников.
Директор контролирует деятельность
всех работников, принимает стратегические,
тактические и оперативные решения и
отдает соответствующие приказы, которые
определяют стабильность существования
и развития организации.
Рисунок 2. Организационная структура управления ООО «Гидра».
Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям. В организации выделяются вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные связи.
Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и в ее частях. Горизонтальные связи образуют связи между двумя и более равными по положению или статусу членами организации.
Линейные связи определяют отношения, в которых руководитель реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.
Функциональные связи реализуются посредством информационного обеспечения координации деятельности. Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции.
Отбор будущих сотрудников подразделения во многом зависит от характера должности, на которую подбирается кандидат. Первичный отбор начинается с анализа списка кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям подразделения к будущему сотруднику. Основная цель первичного отбора состоит в отсеивании кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия вакантной должности главного.
В настоящее время требования, предъявляемые к должности руководителя отдела продаж, заключаются в следующем:
- опыт работы от 3 лет,
- высшее образование,
- знание рынка,
- понимание и знание специфики продаж,
- лидерские качества,
- целеустремленность,
- коммуникабельность.
Руководитель подразделения непосредственно подчиняется директору магазина. Он осуществляет контроль над работой подразделения, дисциплиной, выполнением плана продаж, устраняет конфликтные ситуации. Полностью характер выполняемых работ определяется должностной инструкцией, которая представлена в приложении 1.
В качестве метода первичного отбора планируется использовать рассмотрение резюме. При рассмотрении резюме управляющий проводит анализ информации, содержащейся в составленных кандидатами резюме, сравнивая фактические данные с собственной моделью. Наличие такой модели (чётко определённых критериев отбора) является необходимым условием проведения справедливого для кандидатов и эффективного для подразделения первичного отбора.
При подготовке квалификационных требований необходимо обеспечить четкость и конкретность формулировок, поскольку их размытость снижает качество проработки документа и затрудняет отбор кандидата.
Для улучшения условий труда для работников подразделения обновим основную рабочую программу 1С:Предприятие 7 до последней версии 1С:Предприятие 8.2.14. В данной версии реализован механизм разделения данных, позволяющий хранить в одной информационной базе информацию, разделенную на отдельные области данных, работа с которыми ведется независимо. То есть появится возможность объединить в одну программу множество данных, что намного облегчит работу. Появится возможность легкого взаимодействия с другими отделами. Преимущества ведения единой базы данных клиентов в электронном виде очевидны:
возможность ведения больших объемов информации
возможность одновременного доступа к информации
возможность разграничения доступа к той или иной информации и т.д.
Создание нормальных условий труда заключается в обеспечении благоприятной обстановки на рабочем месте - устранение тяжелых физических работ, труда во вредных и аварийных условиях, снижении его монотонности, нервной напряженности.
Для улучшения вентиляции в помещении установим кондиционер. Микроклимат помещения - условия внутренней среды, которые определяются действующими на организм человека сочетаниями температуры, влажности и скорости движения воздуха, а также температуры окружающих поверхностей. Условия в которых человек не испытывает переохлаждение или перегрева, можно считать комфортными в тепловом отношении.
Добавим, что для решения проблем на предприятии необходимо проводить анализ развития организационной структуры, системы оплаты труда, системы планирования и оценки эффективности работы персонала, системы организации и нормирования труда, анализ системы найма, отбора и увольнения персонала, системы развития персонала, системы социального развития, эргономической системы, дисциплинарной системы, системы трудовых отношений.