1.3 Размещение полей данных

• Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее. Создание письма в области задач. Поместите курсор в ту позицию в документе, где необходимо вставить имя и фамилию и щелкните на команде Другие элементы. Откроется окно диалога Добавление поля слияния, в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.

•  Выделите пункт Имя и щелкните на кнопке Вставить. Поле слияния появится в строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего поля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия и снова щелкните на кнопке Вставить. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно диалога Добавить поле слияния.

• Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии.

• Затем аналогично вставьте поля Организация, Адрес1, Индекс.

• Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел.

• Выберите в списке Добавление поля слияния поле Имя, нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия.

1.4 Просмотр писем.

• Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее. Просмотр писем в области задач. Здесь можно просмотреть, как будут выглядеть письма, осуществить отбор получателей и изменить источник данных.

1.5 Печать результата слияния

• Выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния чтобы перейти к последнему окну мастера.

• Вы можете выбрать один из двух режимов слияния, воспользовавшись соответствующими кнопками панели инструментов Слияние:

• Изменить часть писем… — создает документ Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;

• Печать —печатает результат слияния на принтер;

• Выберите пункт Изменить часть писем… и укажите диапазон писем для просмотра или редактирования(выберите Все). Щелкните на кнопке ОК. Созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске

Задание 2. Вставка условий в текст письма

Создать одну копию стандартного письма для каждого из указанных адресатов, (Приложение №2), вставив соответствующие сведения в текст каждого из писем (элементы в фигурных скобках {} должны быть заменены на данные из файла с именами и адресами). Создать источник данных, используя поля слияния: {Пол}, {Инициалы Фамилия}, {Имя}, {Отчество}, {Должность}, {Организация}, {Адрес1}, {Адрес2}, {Объем закупок}.

Вставить условия:

• Использовать Поле Word IF...Then...Else для вставки в письмо обращения: Уважаемая или Уважаемый в зависимости от пола адресата;

• Использовать это же поле для анализа объема закупок в прошлом году. Если объем закупок в прошлом году превысил 600 000 рублей, вставлять в текст письма предложение о 3% скидке: Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем Вам специальную скидку в 3% в случае завершения сделки.