35.Ознаки культури писемного ділового спілкування.

 Культура мовлення характеризується такими комунікативними ознаками: правильністю; точністю; послідовністю; логічністю; багатством; чистотою; доречністю; виразністю. В. Русанівський зазначає “Культура мови починається із самоусвідомлення мовної особистості. Вона зароджується й розвивається там, де носіям національної літературної мови не байдуже, як вони говорять і пишуть, як сприймається їхня мова в різних суспільних середовищах, а також у контексті інших мов. Тобто культура мови безпосередньо пов’язана із соціологією і психологією не тільки в плані вироблення моделей зразків мовної поведінки, а й щодо формування мовної свідомості. Труднощі, пов’язані із мовними засобами, слововживанням у текстах документів, посідають одне з перших місць. Причинами цього є незнання норм ділової мови, а також певна рухливість мовних явищ. ^ Лексичні норми ділової мови — це правила слововживання, вдалого вибору необхідних слів із синонімічного ряду, розмежування паронімів, доцільного використання слів іншомовного походження, обумовленості кальок. У діловій сфері, зазвичай функціонують домінанти синонімічного ряду, оскільки вони є стилістично нейтральними і мають пряме значення. Наприклад: кваліфікований, вправний, умілий, досвідчений, майстровитий, напрактикований, професійний, фаховий, високоякісний. Антоніми ділового спілкування утворюють пари на основі зіставлення і протиставлення, яке відбувається на одній семантичній площині. Наприклад: корисний — шкідливий, детальний — недетальний.  Незначна різниця у вимові паронімів спричиняє труднощі у їх засвоєнні, призводить до помилок, до неправильного слововживання. Треба звертатися до словників, щоб уточнити значення, правопис, вимову потрібного слова.  У текстах ділового стилю іншомовні слова вживаються, якщо немає відповідника в українській мові або ці слова набули міжнародного визнання.

36.Поняття документа. Вимоги до документа.

Документ (офіційне) — це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Існує також інше визначення терміну:

Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Розуміння терміну

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Згідно стандарту ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука і т. п. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94: "Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності".

ДСТУ 3017-95: "Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі".

ДСТУ 2732:2004: "Документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.".

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».

[ред.]

Походження

Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Основні вимоги до оформлення документів

Реферати > Діловодство > Основні вимоги до оформлення документів

1 Уніфікація та стандартизація управлінських документів.

2. Формуляр документів та його основні реквізити.

3. Правила оформлення сторінки.

4. Реквізити адресата.

5. Вид, дата, адресат документа.

6. Мова та стиль документів.

7. Відмітки про узгодження.

8. Засвідчення документа.

9. Проходження документів.

10. Бланк документів.

1. Уніфікація та стандартизація управлінських документів

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

10) цінова документація і т. д.

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д.

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.