Раздел 4
Процесс управления
4.1. Сущность и содержание процесса управления
4.1.1. Понятие и составные части процесса управления
Процесс управления представляет собой определенную совокупность управленческих действий, логически связанных друг с другом и имеющих протяженность во времени и в пространстве.
В современной теории управления выделяют два основных подхода к определению процесса управления. С одним подходом мы уже ознакомились: процесс управления - это процесс последовательного выполнения функций управления, каждую из которых также можно рассматривать как процесс. В результате реализации функций управления управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия «процесс управления».
Но для того, чтобы выполнить только одну функцию управления, необходимо решить определенные проблемы, и соответственно принять целый ряд управленческих решений. Каждая управленческая функция связана с несколькими общими, жизненно важными для организации решениями, без реализации которых функция не может быть выполнена. Таким образом, процесс управления можно представить как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском вариантов их разрешения и организацией выполнения принятых решений.
Этот подход схематически отражен на рис. 4.1, где управляемая производственная подсистема представлена в виде «черного ящика» с «входом» и «выходом», а процесс управления (управляющая подсистема) представлен тремя основными этапами:
М – моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации о проблемах, возникающих в процессе производства.
Р – разработка и принятие управленческих решений.
В – организация выполнения принятых решений.
И
нформация
Информация
Рис. 4.1. Процесс разработки и принятия управленческих решений
Начальный импульс процессу управления задается информацией о состоянии контролируемых параметров объекта управления, и после выработки соответствующего решения оно в виде приказа, распоряжения и т.д. подается на вход управляемого объекта, т.е. доводится до исполнителей. Таким образом, происходит корректировка состояния производственной подсистемы и разрешение возникшей проблемы. Процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия контролируемых параметров плановым или нормативным заданиям и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие устранить. В центре этого процесса находятся три основных элемента:
Проблема;
Решение проблемы;
Люди, участвующие в этом процессе на всех его этапах.
Управленческие ситуации и проблемы
Проблема – один из основных элементов процесса управления, выявление проблемы и описание проблемной ситуации – первый этап процесса принятия управленческих решений
Необходимость принятия того или иного управленческого решения возникает при следующих определенных условиях:
Существует разрыв между желаемым и существующим уровнями развития организации, т.е. определенное несоответствие деятельности организации ее целям;
Разрыв достаточно большой, чтобы быть замеченным, а следовательно, заслуживает внимания;
Лицо, принимающее решение, стремится сократить разрыв;
Лицо, принимающее решение, уверено в возможности сокращения разрыва.
Иными словами, необходимость принятия управленческого решения возникает при наличии проблемы, которую можно определить следующим образом:
под проблемой понимается несоответствие фактического состояния объекта управления (например, производственной подсистемы) желаемому или заданному (запланированному).
На промышленных фирмах выявление и определение проблемы, требующей решения, осуществляется, как правило, в следующих случаях:
Эффективность фирмы или подразделения снижается по сравнению с прошлым периодом;
Результаты не соответствуют запланированным целям;
Результаты сравнений со сходными предприятиями оказываются неудовлетворительными.
Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию.
Описание проблемной ситуации:
1. Характеристика проблемы:
сущность и содержание проблемы;
место и время ее возникновения;
границы распространения ее воздействия на работу организации;
2. Ситуационные факторы, приведшие к появлению проблемы:
внутренние факторы;
внешние факторы.
Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят:
стратегию и цели развития;
состояние портфеля заказов;
производственные мощности;
организационная структура;
организационная культура;
финансовые и трудовые ресурсы и др.
Эти факторы формируют предприятие как систему, поэтому изменение одного или нескольких факторов влечет за собой изменение свойств системы как целостного образования.
Внешние факторы формируют среду, в которой работает организация, и в гораздо меньшей степени поддаются воздействию с ее стороны. Внешняя среда организации, как деловая, так и макросреда, в современных условиях характеризуется высокой степенью сложности, динамичности и неопределенности, что существенно затрудняет учет ее факторов при разработке и принятии управленческих решений.
Выявление и описание проблемы – первый шаг на пути ее решения. Но если проблема сложна и охватила большее число подразделений или всю организацию, перед руководителем встает нелегкая задача по диагностированию сложной проблемы. На этом этапе очень важно осознать и установить симптомы затруднений или имеющихся возможностей. Наиболее общими симптомами болезни организации являются:
низкая прибыль;
низкая производительность;
низкий сбыт;
низкое качество;
высокие издержки;
высокая текучесть кадров;
многочисленные конфликты и т.д.
Выявление симптомов помогает определить проблему в общем виде, при этом необходимо помнить, что обычно несколько симптомов дополняют друг друга, например высокие издержки и низкая прибыль.
Диагностика проблемы во многом зависит от личности руководителя, от его знаний, опыта и компетентности, деловой интуиции и умения видеть проблему, когда она еще находится в стадии зарождения.
Существуют два способа рассмотрения проблемы:
Проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты, имеются отклонения от запланированных показателей. За этим должна последовать реакция руководителя в виде управленческих решений, и такое управление называют реактивным управлением.
Как проблему можно рассматривать потенциальную возможность проблемной ситуации. Например, если руководитель ведет активный поиск путей повышения эффективности какого-то подразделения, даже если дела идут хорошо, это будет превентивное, упреждающее управление. Превентивное управление способны осуществлять менеджеры предпринимательского типа.
Для диагностики проблемы необходимо собрать и проанализировать требующуюся внутреннюю и внешнюю информацию. Внешнюю информацию можно собрать, используя данные анализа рынка. Внутреннюю информацию обычно собирают, используя формальные методы, такие, как данные финансовых отчетов, интервьюирование и опросы работников, приглашение консультантов по управлению и т.д. Информацию можно собирать и неформально, ведя частные беседы о сложившейся ситуации и делая личные наблюдения.