Глава 3 планирование и проведение благотворительного вечера

В этой главе, основываясь на практическую и теоретическую часть работы, и выявив в них основные этапы фандрайзинга, начиная от разработки идеи, концепции фандрайзинговых мероприятий и заканчивая предоставлением отчетности потраченных средств и закреплением отношений в договорных формах на долгосрочный период, я хотела бы подробно осветить фандрайзинговое мероприятие, которое состоялось при моем активном участии в организации и проведении мероприятия фондом Профилактики Рака в рамках проекта «Живу не напрасно».

План работы мне представляется таковым:

1. Постановка проблемы, для решения которой разрабатывается мероприятие

2. задачи, которую должно решить мероприятие

3. Выбор формы и вида мероприятия

4. Бюджетное обоснование статей расхода

5. Проведение переговоров, привлечение СМИ

6. Подготовка к мероприятию

7. Проведение мероприятия

8. Подведение итогов

Планирование и подготовка

Фонд, являясь благотворительной организацией, получает финансы на реализацию проектов как от спонсоров, так и от частных лиц, желающих в той или иной мере поучаствовать в программах фонда. Фонд Профилактики Рака, являющийся молодой благотворительной организацией, остававшейся в первые годы своей деятельности исключительно в узких специализированных кругах медицинской направленности, решил перейти на другой уровень финансирования, с привлечением к заявленной проблеме не только медицинскую коммерческую сферу, но и простых граждан и социально ответственных компаний. Для того, чтобы привлечь внимание как частных, так и юридических лиц, необходимо заявить о себе ярко, неординарно, и в соответствии со своим статусом, не прося, не давя на жалость, а рассказывая о проблеме, и полагаясь на здравомыслие, предложить пути решения общей проблемы общими силами.

Таким образом, проект призван решить проблему недостаточной информированности граждан о возможностях фонда и возможностях и значении каждого члена клуба в жизни фонда.

Задачи, которые призван решить данный проект гораздо обширнее, чем ликвидация пробелов в информационном пространстве фонда.

Проект должен решать следующие задачи:

- Общественная презентация фонда, ее цели и миссии

- Распространение информации о существовании и деятельности фонда среди потенциальных доноров

- Создание мнения о фонде как о серьезной организации, имеющей возможность выполнять взятые на себя обязательства.

- Налаживание деловых связей с представителями общественности, присутствующих на мероприятии в неформальной обстановке

Учитывая главную поставленную проблему и задачи, которые призвано решить проект, необходимо разработать мероприятие в котором гармонично должна сочетаться речь руководителя клуба, как центральное событие, так и рекреационные события, цель который отвлечение от повседневных проблем, общение, отдых, а так же быть интересным для обозревателей.

Презентационные мероприятия на сегодняшний день происходят довольно часто, и, по большей части, интересны только узкому кругу лиц - учредителей. Но так как фонд призвано решать проблемы социальные, в проекте, предназначенном для привлечения потенциальных доноров среди рядовых граждан, должна быть необычность и неординарность, что привлекло бы их как на презентацию, так и на обзор этого мероприятия в информационных ресурсах.

Самым эффективным способом привлечения общественного внимания среди всех возрастов и социальных групп по прежнему являются средства массовой информации. Это радиовещательные каналы, телевиденье, и, набравший небывалую популярность, интернет-ресурсы, в которых заложены грандиозные возможности, в том числе и для благотворительности.

Учитывая все вышеприведенные требования, предъявленные к проекту, можно выделить основные направления проекта:

- Быть интересным и оригинальный по своей форме и исполнению

- Иметь информационный резонанс

- Донести до потенциальных доноров идеи фонда

Начать подготовку проекта и определения его формы необходимо с ревизии всех возможных средств, имеющихся в наличие у фонда. Это, во первых, договорные отношения, зафиксированные как документально, так и дружеские фонду организации, готовые поддержать проекты фонда как финансово, так и предоставлением каких-либо скидок, льгот, территории, оборудования и т.д. а во вторых – все партнеры фонда, оказывающие информационную помощь.

Таким партнером у фонда является сеть отелей «Азимут», имеющая в своем фонде 11 гостиничных комплексов на территории России, пять в Германии и один в Вене.

В договорных отношениях, которые были достигнуты на переговорах с генеральным директором сети отелей «Азимут», Рольф Холтерманн Холменн, «Азимут» предоставил всевозможную поддержку в деятельности фонда как финансово, так и предоставлением площадей для проведения различных мероприятий. А так же предоставление скидок на проживание членам клуба «Живу не напрасно» во всех отелях сети «Азимут», в том числе и за границей. Основываясь на этих договоренностях, стало возможным проведение мероприятия на базе отеля «Азимут» в центральной части Петербурга, на Лермонтовском проспекте д. 43/1 в одном из конференц-залов отеля, выгодно расположенных на верхних этажах отеля. Имея прекрасные обзорные панорамные окна на центральную историческую часть города с низкой застройкой, это место будет выгодно подчеркивать высокое значение миссии фонда и будет являться довольно интересным и необычным местом проведения мероприятия, посетить которое будет интересно не только с информационной, но и с эстетической точки зрения.

Таким образом, вопрос о месте проведения мероприятия был решен путем подписания соглашения об арене помещения на безвозмездной основе на 6 часов с 17:30 – 23:30, а так же предоставление легкого закусочного стола с шампанским, кофе, чаем и фруктами с 50% скидкой. Так же, Рольф Холтерманн рассказал о том, что кроме конференц-помещений в арсенале Отеля имеется еще и плоская крыша, на которой, при желании, можно устроить симфонический концерт. Однако, для этого должны быть соблюдены погодные показатели уровня влажности, чтобы не нарушить сохранность музыкальных инструментов, так и уровень ветрености, иначе, если на высоте 20 этажей будет сильный ветер, то ничего не будет слышно зрителей, и будет находится на крыше довольно не комфортно. Но если погодные условия не позволят провести на крыше непосредственно концерт, для гостей можно будет просто устроить экскурсию на крышу, откуда открываются великолепные виды и провести там фотосессию.

Следующим ключевым партнером фонда является симфонический оркестр «Singolo Orchestra». Имея крепкие связи с руководителем оркестра Дмитрием Кривулько, были успешно отработаны возможности привлечения оркестра на прием с симфонической программой в развлекательной части мероприятия. Это придаст повышенный интерес к мероприятию любителей классической музыки и информационных сообществ, освящающих музыкальные события в Петербурге в таком интересном формате. Руководитель оркестра изъявил желание включить в программу произведение И.С.Баха «Концерт для двух скрипок с оркестром» и Й.Гайда «Прощальная симфония» в исполнении солистов, лауреатов международных конкурсов Игоря Золотарева и Полины Савкиной.

Галерея ArtHouse, в прошлом являющаяся информационным партнером серии музыкальных квартирников, проводимых исполнительным директором фонда Фомичевым Ильей, имеет в своей собственности творческую галерею с картинами модных Петербургских художников а так же авторский фарфор от мастерской Лады Быстрицкой. Учитывая возможности галереи, были проведены переговоры с организатором галереи о возможности выставления картин и фарфора на мероприятии. Это придаст мероприятию светский эффект, рассчитанный на интерес гостей к живописи, возможностью присутствия и общения на выставке с художницой а так же возможность приобрести картины, 20% от стоимости которых пойдут перечислены на счет. Идея понравилась владельцу галереи и была поддержана.

Учитывая возможности фонда и его партнеров, готовых предоставить необходимую помощь, вполне разумно будет провести проект в рамках благотворительного вечера с его организационной структурой:

1. Сбор гостей, общение, легкий стол, осмотр картин

2. Презентация благотворительного фонда исполнительным директором фонда, ответы на вопросы.

3. Концертная часть

4. Общение гостей, розыгрыш презента от фонда среди присутствующих

Время проведения мероприятия должно исходить от возможности присутствия на нем гостей и их графиком работы и планирование их свободного времени. Основываясь на этом условии, было решено организовывать прием в вечернее время, после рабочего дня, в 18:30 часов в 2 июля.

Одной из основных целей проведения приема – привлечение представителей СМИ и интернет-сообществ, как одного из главных средств распространения информации среди пользователей итернет-сети. К вопросу об информационной поддержки надо подойти особенно серьезно, так как именно от нее будет зависеть конечный итог проведения приема и количестве лиц, которые, узнав о существовании проекта, могут внести в него свой вклад. Для привлечения представителей информационных ресурсов нужно не только заинтересовать их присутствовать на готовящемся мероприятии, но и так же создать информационный блок, посвященный мероприятию и миссии фонда, чтобы подробно и наглядно представить приглашаемому что именно ему придется освещать. Это поможет избежать разочарования и поможет интервьюеру подготовиться.

Таким образом была привлечена газета «Комсомольская Правда», районная газета «Адмиралтейский вестник», а так же телевещательный канал «Дождь», регулярно освящающий события фонда. А так же с телеканалом «Дождь» была достигнута договоренность об обеспечении непрерывной интернет-трансляции всего мероприятия. Это дает возможность увидеть происходящее не только присутствующим на нем гостям но и интернет-пользователям в режиме реального времени тем. Это техническое новшество в истории фонда применяется впервые благодаря поддержке телеканала и возможностью сайта «Живу не напрасно».

Моей задачей в части привлечения к обзору мероприятия в сети было рассмотрение групп, посвященных событиям в Санкт-Петербурге и приглашение руководителей групп на мероприятие с последующим освещением его на своем ресурсе. Так же я отвечала на возникающие вопросы и координировала их действия. Отбор групп шел по количеству постоянных участников – не менее 10000 подписчиков, по формату группы – подборка Петербургских новостей. Группа должна была быть разносторонней, освещающая не только коммерческие новости (открытие новых бутиков, салонов красоты, ресторанов), но так же и социальные проекты (различные акции, флешмобы), городские события (открытие памятников культуры, освящение театральных и музыкальных событий). Статистическую информацию о моей работе можно посмотреть в прил. №1.

Остальные гости были преподавателями медицинского университета им.Попова, руководители НИИ Онкологии им.Н.Н. Петрова, руководитель которой, профессор А.М. Беляев, в дальнейшем стал членом попечительского совета Фонда профилактики рака. Так же среди приглашенных были поклонники классической музыки, руководящий состав, попечители и художники галереи «ArtHouse».

Так как прием предполагал собой кроме культурной программы еще и презентационную часть, то необходимо было позаботиться и о техническом оснащении зала. Проектор и экран имелся в собственности фонда, однако не хватало микрофона и динамиков, которые любезно согласился представить Отель.

Среди технических моментов возникла проблема перевоза фарфора и картин из галереи на место проведения приема, однако, решение проблемы и все расходы на себя взяло руководство галереи.

Необходимые кадровые затраты на мероприятие были учтены и делились на две категории. Первая категория – технический персонал в который входили два официанта и уборщица, задачей которых было поддерживать порядок и чистоту помещения. Так же в технических персонал входил и завхоз фонда, в чьи обязанности вменялась техническая помощь при наладке аппаратуры, обеспечение доступа к сетям электропитания. Вторая категория состояла из волонтеров - организаторов, в которые входила и я. Нашей задачей была встреча гостей у входа в отель, сопровождение к месту проведения мероприятия, установление дружеского контакта, регистрация в книге учета гостей с номерами телефона для получения мнения о приеме и дальнейшей систематизации и отработки контактов. И руководитель, как объединяющее всех звено.

Для сбора пожертвований было решено установить на стойке регистрации гостей сундучок с надписью «Фонду от Гостей на добрые дела».

План благотворительного вечера стал выгладить таким образом:

18:00 Начало вечера. Выставка «Городские виды» от модных Петербургских художников от галереи ArtHouse и авторский фарфор от мастерской Лады Быстрицкой.

18:30 – 19:20 Свободное общение гостей, легкий фуршет

19:20 – 19:40 Презентация программы Фонда профилактики рака «Живу не напрасно»

19:40 – 20:00 Подъем гостей на крышу, размещение на зрительных местах

20:00 – 21:20 Симфонический концерт Singolo Orchestra

21:30 Закрытие благотворительного вечера, свободное общение гостей.