Тема 10. УправлЕние комМунИкацИями в органИзацИи

Организации без коммуникаций не существуют. Коммуникации обеспечивают реализацию всех главных функций управления - планирования, организации, руководства и контроля. От 50о 90вого рабочего времени руководители тратят на коммуникацию, которая, по их мнению, является самой сложной проблемой в организациях. По данным исследований, эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникативных процессов в организации. Коммуникативный процесс - это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания информации, которая передается и получается.

Взаимопонимание в процессе коммуникации и адекватная поведенческая реакция возникают при условиях, когда адресант умеет донести до адресата идею, что он ее сформулировал в своем воображении, а адресат способен расшифровать сообщение. Надо помнить, что организационная коммуникация обеспечивает: - взаимосвязь между компонентами индивидуальных систем организации, творческое взаимодействие между ними, формирование функционального поведения; - кооперацию и координацию деятельности внутри и между отдельными элементами организационной системы; - отношения организации с внешней средой, влияние на нее, обратная связь.

Основными функциями коммуникации в организации являются: 1. Информация. Внешняя информация связана с маркетингом, рекламой, связками с общественностью(PR), продажами и тому подобное. Внутренняя информация обеспечивает реализацию целей организации на принципах координации, кооперации и контроля за деятельностью структурных подразделений, групп, отдельных исполнителей. 2. Распоряжение и инструкции. С их помощью менеджер обеспечивает эффективную работу подразделений и индивидов с целью достижения целей организации. Распоряжение и инструкции имеют узгод¬жеваться с политикой организации; четко и всесторонне отображать содержание труда и задания исполнителей; быть основой для учебы; возводить к минимуму операционные ошибки в процессе выполнения работы. 3. Влияние и убеждение. С помощью разных средств коммуникации менеджер контролирует поведение подчиненных, мотивирует индивидов к выполнению заданий на достаточном уровне производительности; эмоционально приближает работников к осознанию целей организации путем повышения персональной ответственности за результаты выполнения работы, признания достижений, роста авторитета и тому подобное. 4. Интеграция и поддержка. Коммуникация способствует объединению организации в единое целое в контексте реализации необходимых целей на принципах регулирования взаимодействия людей и поддержки в них как ощущения собственной значимости, так и принадлежности к организации. Это обеспечивает возможность дальнейшего организационного развития.

Рассматривая управление коммуникациями в организации, надо помнить, что эффективная коммуникация способствует:  уменьшению информационных перегрузок(особенно у топ-менеджеров), а следовательно, предотвращает потерю контроля;  усовершенствованию организационной структуры и дифференциации уровня принятия управленческих решений на основании анализа потоков формальной и неформальной информации;  контролю за влиянием неформальных сетей распространения информации и общения на поведение персонала и реализацию целей организации;  усилению мотивации трудовой активности исполнителей;  улучшению социальнопсихологического климата в рабочих группах, структурных подразделениях, организации в целом;  снижению сопротивления организационным изменениям и внедрению инноваций;  повышению ответственности за влияние деятельности организации на внешнюю среду и усилению обратной связи с ней.

Коммуникация в организации осуществляется с помощью разных средств, а потому менеджер должен владеть знаниями и навыками относительно передаваемости и восприятия вербальных и невербальных сообщений. Необходимо уметь внимательно и активно слушать, формулировать четкие распоряжения и инструкции, доводить собственную точку зрения. Поэтому для лучшей проработки темы с целью приобретения не только теоретических знаний, но и практических навыков, рекомендуется выполнить тестовые задания для самоанализа, а также задания для самостоятельной работы с анализом конкретных примеров.

Рис. 10.1. Структура процесса взаимопонимания

Рис. 10.2. Общая модель процесса комуникации

Рис. 10.3. Базовая модель общения

Рис. 10.4. Модель передавания информации

Рис. 10.5. Структура сообщения в процессе комуникации (модель Фридмана Шульца фон Туна)

Рис. 10.6. Модель организационной комуникации

Таблица 10.1