18.Вимоги до оформлення первинних документів 74

Реквізити (показники, що містяться у док і хар-ть операцію). Вимоги до док: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення. Обовязкові: назва під-ва, від імені якого складено док; назва док-у, його номер, код форми; дата складання; зміст господ операції, її вимірники, підписи посод-х осіб, що відпов за правильність оформл. В зал від ситуації, можуть викор додаткові рекв. При викор-ні обчисл техніки рекв-ти можуть бути зафіксовані у вигл. спец. кодів (при умови надання їм юридичної сили). Первинні док. повинні складатись у момент складання госп. опер. (чи безпосер після її завершення). Док-ми складають на бланках типових форм, які утверджуються Мінфіном і Держкомстатом України, бланки спеціалізованих форм - міністерствами і відомствами. Без помарок, чітко, розбірливо... Вільні строки прокресл. Помилки виправляють коректуючим способом: неправильний текст закр тонкою рискою, зверху - правильний запис. Потрібен надпис «виправлено» + підписи тих, хто підписав док, +дата виправлення. +підпис оговорки (застереженн) тим, хто її зробив. В касових і банківських док ніякі випр не допуск. Якщо помилка у бланку суворого обліку - виписується новий, а старий перекресленим чи надрізаним зберіг до наступн перевірки. Відповідальні за складання ті, хто підписав. 74

74

19.Класифікація документів. 75

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист  тощо. 75

2.За змістом і спеціалізацією: 75

— загальні; 75

— з адміністративних питань; 75

— з питань планування оперативної діяльності; 75

— з питань підготовки та розподілу кадрів; 75

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер­ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо­торговельні тощо. 75

3.За призначенням: 75

— щодо особового складу; 75

— організаційно-розпорядчі; 75

— кадрово-контрактові; 75

— довідково-інформаційні; 75

— господарсько-договірні; 75

— обліково-фінансові. 75

4.За походженням: 75

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста­нови, організації для вирішення службових питань; 75

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо­бою для вирішення індивідуальних, власних пи­тань. 75

5. За місцем укладення: 75

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено; 75

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами. 75

6. За напрямком (спрямуванням): 76

— вхідні (надходять до установи, організації, підпри­ємства, фірми); 76

— вихідні (адресовані за межі установи). 76

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації: 76

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суво­ро регламентованій послідовності (паспорт, свідоц­тво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); 76

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо); 76

— індивідуальні — укладаються за загальними прин­ципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної си­туації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо). 76

8. За ступенем складності: 76

—прості (односкладові) — відображають одне питан­ня, факт; 76

—складні — відображають два й більше питань, фактів. 76

9. За стадіями відтворення: 76

— оригінали; 76

— копії, витяги, дублікати. 76

10. За терміном виконання: 76

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги; 76

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефо­нограми тощо; 76

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою термі­ну виконання. 77

11. За ступенем секретності (гласності): 77

— звичайні (несекретні) — для загального користу­вання; 77

— для службового користування (ДСК); 77

— таємні (Т); 77

— цілком таємні (ЦТ). 77

12. За юридичною силою: 77

— справжні — чинні, нечинні; 77

— підробні — фальсифікати. 77

13. За технікою відтворення: 77

— рукописні; 77

— відтворені за допомогою технічних засобів. 77

14. За терміном зберігання: 77

— тимчасового зберігання (до 10 років); 77

— тривалого зберігання (понад 10 років); 77

— постійного зберігання. 77

Документи поділяються за призначенням та найме­нуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції. 77

20.Організація зберігання документів. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам. 78

Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження. Для цього первинні документи звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву. 78

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетеш. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти. 78

На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць). 78

Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності. 78

У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний строк. 79

79

21.облікові реєстри.Уч.рег являются носителями инф-и спец. формата и строения (бумажные, машинные), предназначенные для регистрации, группирования и обобщения хоз. операций, оформленных соответствующими докум-ми. Записи хоз. операций в регистрах наз-ся учётной регистрацией. Инф-я, содержащаяся в уч..рег., исполь-ся для оперативного руководства, эк-го анализа, а также составления отчётности. По внешнему виду: 1)книги – отдельные листки крепко переплетены, страницы обязательно пронумерованы. Осн. преимущество – надёжность сохранения учётных записей. Недостаток – громоздкость 2)карточки – изготов-ся из плотной бумаги или картона спец. формы, стандарт-х размеров. Каждой карточке присваивается порядковый номер, они храняться в спец. ящиках – картотеках. 3)отдельные листки – от карточек отличаются тем что изготов-ся из менее плотной бумаги, большего формата и хранятся в папках (регистраторах). Исполь-ся для ведения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостях к ним, составления машинограм. Преимущества карточ. и отдель. лист. – возможность любой группировки для получения необходимой инф-и, исполь-ся при автоматиз-и учёта на ЭВМ. По характеру записей: 1)хронологические – хоз. опер. записывают в календар. последоват-и их осуществления и оформления.2)систематические – предназначены для группировки (систематиз-и) однородных по эк-му содержанию хоз. опер. на счетах б.учета 3)комбинированные – в них хронолог-е и системат-е записи ведут одновременно (книга Журнал-главная). По объёму содержания записей: 1)синт-го. учёта – для отражения эк-ки однород-х хоз. опер. на синт. счетах в денежном измерителе, с указанием даты, номера и суммы бух-й записи, как правило без пояснительного текста 2)аналит. учёта – для отражения хоз. опер. на аналит. счетах, детализирующих содержание показателей соответствующего синт. счёта 3)комбинированные – для одновременного осуществления синт. и аналит. учёта. Техника учётной регистрации. В соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в б.учёте. хоз. опер. в уч. рег. записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов темного цвета чернилами (или пастой шариковых ручек), средствами механизации или иными средствами, обеспечивающими сохранение записей в течении длительного времени и предупреждающие внесение несанкционированных и незаметных исправлений 80

22.Документооборот - це рух документів в організації від часу їх створення (одержання) до повного виконання, надсилання адресату або передачі в архів. Таким чином, документооборот - це регламентована технічна схема руху документів за встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операцій з документами. Обсяг документооборо-ту визначають за кількістю вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства за відповідні періоди. Технологічна схема обробки вхідних документів включає: прийом і реєстрацію вхідної кореспонденції, первинну обробку вхідної кореспонденції, попередній розгляд документів, перегляд документів керівником підприємства чи керівником структурного, підрозділу, роботу виконавця з документами. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Не підлягають реєстрації діловодною службою листи, зведення та інформація, що надійшли як копії до відома; повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); норми витрат матеріалів; поздоровні листи і запрошення; місячні, квартальні, піврічні звіти та ін. Частина документів вимагають зазначення строків їх виконання: депутатський запит (15-денний строк з дня його одержання); звернення народного депутата України та місцевої Ради народних депутатів (10-денний строк з дня одержання); листи-доручення і листи-запити, звіт бухгалтерський і баланс річний, телеграми та ін. Технологія обробки вихідних документів передбачає: складання проекту документа, виготовлення проекту документа, погодження (візування), підписання (затвердження), реєстрації, експедиційна обробка кореспонденції, що відправляється, відправка. Складні документи набувають чинності після їх підписання, якому передують дії щодо обробки документів: погодження, візування, засвідчення документа. Погодження (внутрішнє або зовнішнє) - це процес попереднього (до затвердження, як правило, першою посадовою особою) ознайомлення або отримання згоди на видання документа від органів, установ чи осіб, що вирішують питання, яких стосується підготовлений проект. Доцільно чітко регламентувати порядок візування документів, що постійно використовуються в управлінському процесі. Візування - це процес підписання компетентною особою документа, складеного іншим структурним підрозділом чи установою, що потребує відповідного узгодження. Візування здійснюється на титульному аркуші оригіналу документа (нижче від основного підпису), якщо він залишається на підприємстві. Такі проекти документів візуються на останній сторінці або спеціальному бланку для візування. Засвідчення документа - це процес підписання документа та скріплення його печаткою. Перший його примірник засвідчується безпосередньо, а подальші - особою, відповідальною за діловодство на підприємстві. На практиці спостерігається надмірна централізація відповідальності, а це призводить до того, що листа навіть із дріб'язковими питаннями підписує тільки перший керівник підприємства, організації, чи установи. Це нерідко займає корисний час, уповільнює до-кументаційний процес. Тому при розподілі функціональних обов'язків доцільно в службових інструкціях визначити перелік тих документів, які можуть підписуватись заступниками керівника або керівниками структурних підрозділів. 82

23Порядок проведення інвентаризації. 85

Наказом або розпорядженням керівника призначається інвентаризаційна комісія, до складу якої входять: 85

1. Спеціаліст по даній групі товарів. 85

2. Представник бухгалтерії. 85

3. Представник адміністрації. 85

4. Матеріально відповідальна особа. 85

- Інвентаризацію проводять на 1 число, для полегшення звірки фактичних даних з обліковими. 85

- Інвентаризаційна комісія представляє матеріально відпові­дальній особі наказ або розпорядження на проведення інвен­таризації. 85

- Матеріально відповідальна особа складає товарно-матеріаль­ний звіт на момент інвентаризації і дає підписку про те, що всі документи по надходженню та вибуттю цінностей включені в даний звіт і ніяких неоприбуткованих та неописаних цінностей у нього немає. 85

-  При наявноті каси інвентаризацію починають із зняття залишків у касі. 85

-  Інвентаризацію проводять по кожному місці зберігання цін­ностей в присутності матеріально відповідальної особи. 85

-  Результати фіксують в інвентаризаційних відомостях або актах (3 примірники під копірку). 85

-  Якщо протягом дня інвентаризація не закінчена, приміщення закривають та пломбують, при цьому ключ залишається у мате­ріально відповідальної особи, а пломбіратор у голови комісії. 85

-  Після завершення інвентаризації на основі інвентаризаційних відомостей та облікових даних складається порівняльна відомість. 85

-  Після проведення інвентаризації проводиться вибіркова перевірка цінностей, яка оформляється актом повторної перевірки. 86

-  При виявленні розбіжностей з даними обліку проводиться повторна інвентаризація. 86