2. Современные условия и предпосылки разработки автоматизированной системы уд (асуд)

Виды АСУД:

1. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив – частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы выделяются особо за счёт развитых средств полнотекстового поиска. Другие – за счёт эффективной организации хранения, т.е. поддержания иерархической структуры хранения.

2. Системы с развитыми средствами Workflow. Они рассчитаны на обеспечение движения объектов по заранее заданному маршруту (жёсткая маршрутизация). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют “работой”, а систему – “потоком работ”. К работе могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объктом этих систем. С помощью таких систем пожно организвать базовую работу, для которой заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

3. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это гибридные системы, которые сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как документ, так и задание, которое надо выполнить. Для управления организацией нужна как жёсткая, так и свободная маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель. Такие системы используются в государственных структурах, офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила продвижения документов. Сотрудники коллективно создают документы, готовят или принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объёмов информации, интеграции с АСУ производства, возможность масштабируемости, поэтапного внедрения, учёта, территориальной распределенности, сложной организационной структуры.

4. Системы, ориентированные на поддержку совместных работ. Они не включают понятие иерархии в организации и не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задачей является обеспечение совместных работ людей в организации, даже если они распределены территориально. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранете, поиска информации и обсуждения.

5. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, электронной почтой.

3. Основные задачи, решаемые системами электронного документооборота (сэд)

1. Обеспечение более эффективного управления за счёт автоматизированного контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

3. Поддержка эффективного накопления управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счёт большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

4. Протоколирование деятельности предприятия в целом.

5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизмов их контроля.

6. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия, экономия средств за счёт сокращения издержек на управление потоками документов.

7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счёт наличия оперативного электронного архива.