5.Информационная среда организации

Информационная среда организации – совокупность источников информации, оказывающих воздействие на организацию. На её основании в процессах функционирования организации возникает инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в ней играют документированная информация, информационные технологии и персонал.

Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях: от руководителя до исполнителя.

Управленческая деятельность направляется преимущественно знаниями в виде разного рода документов, записей данных, представляемых пользователям соответствующими подразделениями: архивом, канцелярией, библиотекой.

Центральное место в информационной среде организации занимает человек, поэтому процесс формирования информационной среды должен учитывать индивидуальные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования и инфраструктура организации должны строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников с последующим их включением в систему менеджмента персоналом. Особенно важна роль руководителя организации.

Прогрессивный руководитель способен обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы во внедрении новой техники и расширении индустриализации.

Имеют значение уровни взаимодействия рабочего места с окружающей средой. Функциональный анализ деятельности организации, её профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учётом информационного портрета каждого специалиста и сформулировать соответствующие профессиональные требования к нему.

Информационное обеспечение рабочего места складывается из: (№ 9)

1. Личного информационного массива работника (его документов);

2. информации, полученной от источников внутри рабочей группы (структурного подразделения, отдела);

3. информации, полученной из других структурных подразделений организации;

4. информации, полученной из других организаций;

5. информации, полученной из глобальных информационных сетей;

6. неформальной информации, полученной работником любыми способами и от любых источников.

6.Информационные ресурсы организации (№ 7)

Информационные ресурсы (ИР) – организованная документированная информация, включающая банки и базы данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.

1.Закон «О НАФ РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учёта, хранения и использования документов НАФ и архивов в РБ. В нём определяются понятия «технотронный документ» и «информационный ресурс».

2. Закон «Об электронном документе» (10 января 2001г.) устанавливает правовые основы применения электронных документов. В нём определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, права и обязанности, ответственность участников правовых отношений в сфере обращения электронных документов. Даны понятия ЭЦП и средств ЭЦП, подлинности и целостности электронного документа. Его недостатками является то, что он ссылается сам на себя, в нём не определён единый удостоверяющий центр, лишь в общих чертах описывается выработка и распространение открытых ключей ЭЦП, не определяется статус, права и обязанности лица, осуществляющего эту деятельность.

Удостоверением и сертификацией ЭЦП занимает Государственный центр безопасности информации. Вопросами шифрования занимается КГБ.

3.Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ (1996г.) даёт классификацию машиночитаемых документов, унифицированные формы учётных документов и образцы их заполнения, технологию подготовки, оформления, учёта, хранения и передачи электронных документов.

4.Основные правила работы архивов (1997г.)

5.Правила учёта и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.) содержат сведения о порядке контроля электронных документов при передаче на государственное хранение, об обеспечении доступа к информации и защите права собственности на ИР.

6.Методические рекомендации по архивному хранению электронных документов (1998г.) содержат рекомендации по обеспечению сохранности и доступности электронных документов на стадии архивного хранения. В них рассматривается вопрос выбора оптимального формата файлов.

7.СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных электронных документов(ЭД). Рассматривается вопрос планирования жизненного цикла электронного документа, идентификации, удостоверения подлинности.

8.Методические рекомендации по применению НПА в целях обеспечения сохранности электронных документов (2000г.).

9.Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000г.).

10.Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности ЭД и подготовке их передачи на государственное хранение (2001г.).

11.Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче ЭД и ИР на государственное хранение (поглотила Методические рекомендации 2001 года) (2005г.).

12.Методические рекомендации по подготовке сопроводительной документации ЭД при передачи их на государственное хранение (2003г.).

13.Правила работы архива ЭД БелНИЦЭД (2003г.).

14.Методические рекомендации по передаче ЭД в ведомственные архивы из структурных подразделений (2003г.).

15.Типовое положение об архиве ЭД организации (2004г.).

16.Методические рекомендации по учёту и хранению ЭД в учреждениях, организациях, на предприятиях. (2004г.).

Работа с ИР в организации определяется:

1)Законом «О НАФ РБ».

2)Законом «Об информатизации». Государственной регистрации и накоплению полежат имеющие государственное значение ИР, ИТ и программные продукты, созданные как за счёт государственных средства, так и других. Основанием для государственной регистрации ИР является Постановление СМ РБ «О государственной регистрации ИР» от 28.08.2000 (редакция 2004г.). Утверждено Положение о государственном регистре ИР, где определяется порядок регистрации.

3)Перечнем ИР, имеющих государственное значение, утвержденный Постановление СМ РБ от 29.05.2001. Он постоянно обновляется и переутверждается. В нём определены все государственные органы и их ИР.

Процесс регистрации осуществляется следующим образом. Владелец ИР заполняет заявку на регистрацию, утвержденную в 2000 году. Она передаётся в институт прикладных программных систем НАН РБ. Изменения и дополнения тоже должны быть зарегистрированы.