11.4.Доу как элемент рбп

Функция управления БП является важнейшей в деятельности любой организации. Она реализуется в форме принятия управленческих решений. Принятию решения предшествует этап обработки информации, удовлетворяющей критериям полноты и достоверности.

Одним из основных источников информации для формирования управленческих решений являются документы. Следовательно, качественное функционирование управленческого документооборота – обязательное условие корректности принимаемых управленческих решений.

Целью оптимизации ДОУ является модификация системы документооборота, используя эффективные методы РБП. Результатом оптимизации и необходимой составляющей проекта реинжениринга является создание АСДОУ.

Необходимость внедрения АСДОУ остро ощущается органами государственного управления, организациями и предприятиями нашей республики, которые сталкиваются с тенденцией резкого роста документооборота.

В связи с этим 10 мая 2005г. в аппарате управления при Президенте РБ состоялся семинар об оптимизации документооборота и совершенствовании делопроизводства с использованием современных ИТ в республиканских органах госуправления. Организаторами выступили Государственный Центр безопасности информации, Академия управления и НИИ технической защиты информации.

Основное внимание было уделено опыту создания и внедрения СЭД и контроля исполнения поручений аппарата СМ РБ, введенной в опытную эксплуатацию с начала 2005 года. Однако такая система позволяет создавать юридически правомочные ЭД, снабженные ЭЦП, создает возможность для рассылки таких документов подведомственным организациям.

Развитие автоматизации в сфере управления перерастает прежние рамки организации труда, когда она ограничивалась отдельными учреждениями. Появилась техническая возможность объединить соответствущие процессы отрасли хозяйственной деятельности, создать для нее автоматизированную систему управления документами.

Объединение процессов ДОУ, выполняемого в масштабах отдельных учреждений, а затем в масштабах отдельных отраслей и всего государства в единый рабочий поток, начинающийся с появлением первичной информации, охватывающий все стадии её обработки, анализа и контроля, до принятия соответствующего управленческого решения, представляет собой основное направление в развитии технологии управленческих работ и в организации управленческого труда, базирующегося на технологических достижениях в области организационной и вычислительной техники. Такая система является компонентом интегрированной информационной среды как совокупности ИР, телекоммуникационных средств и в целом информационной инфраструктуры. Последняя обеспечивает функционирование и развитие информационной среды.

В связи с этим БелНИЦЭД в 2004 году были разработаны Типовые проектные решения автоматизированной системы документооборота для государственных органов, целью которой является разработка технологии, обеспечивающей формирование межведомственного электронного документооборота государственных органов РБ, и определяющие:

• структуру системы межведомственного документооборота;

• информационно-коммуникационную сеть электронного документооборота;

• средства и методы обеспечения информационной безопасности;

• унифицированный формат обмена ЭД между участниками электронного документооборота;

• состав общих ИР электронного документооборота;

• требования к составу методической и нормативно-правовой базы электронного документооборота.

Основным требованием к АСДОУ государственных органов является обеспечение автоматизации технологических процессов работы с документами, включающих:

• документирование (подготовка проектов документов с оформлением установленных реквизитов, согласование, представление на подпись руководителя, передача документа исполнителю);

• обеспечение документооборота (регистрация документов, движение документов и их проектов в соответствии со структурой организации и функциональными обязанностями сотрудников, регистрация и рассылка исходящих документов внешним корреспондентам, контроль исполнения документов, списание документов вдела по номенклатуре дел, поиск документов, формирование сводной номенклатуры дел организации, функциональное разграничение прав пользователей);

• архивную обработку и хранение документов (обработка документов и дел, завершенных в делопроизводстве для передачи на архивное хранение, систематизация дел в архивном фонде, поиск дел и документов по устанавливаемому критерию отбора, формирование выходных документов в соответствии с Положением о НАФ).

Электронный документооборот в силу специфики ЭД выдвигает дополнительные требования к системам.

1.Интеграцию с текстовыми редакторами, обеспечивающими создание и редактирование содержательной части ЭД и автоматическую регистрацию ЭД.

2.Сканирование бумажных документов с возможностью их распознавания.

3.Интеграция со средствами электронной почты.

4.Налчичие электронного архива, который помимо собственно хранения документа должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Современные АСДОУ должны иметь открытый интерфейс, обеспечивающий расширение или видоизменение реквизитного состава, управление маршрутизацией, создание новых или модификацию существующих процедур.

Наличие открытого интерфейса позволяет обеспечить интеграцию АСДОУ с другими прикладными системами организации. Обязательным условием участия государственных органов в межведомственном документообороте является обеспечение АСДОУ государственных органов подлинности ЭД.

Для обеспечения участия государственных органов в электронном документообороте АСДОУ должны обеспечивать взаимодействие с другими системами посредством электронных конвертов, требования к формату которых приведены в Типовых проектных решениях. Ожидаемым эффектом от реализации внедрения электронного документооборота в государственные органы является:

1. Обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов государственного управления (повышение надежности и сокращения сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов рассмотрения документов);

2. интеграция разрозненных ИР в единую межведомственную систему, повышение эффективности их использования при одновременном снижении расходов на их сопровождение;

3. создание новой организационной культуры в органах власти, повышение эффективности и значимости работы госслужащих;

4. оптимизация процессов делопроизводства и ДОУ;

5. повышение эффективности и качества принятия управленческих решений.

Таким образом АСДОУ должны поддерживать на качественно новом уровне традиционные процессы ДОУ.

Управление хозяйствующим субъектом осуществляется при непрерывном обмене информацией между его структурными подразделениями и внешней средой. Поэтому при разработке и внедрении АСДОУ возникает необходимость обследования и анализа внутренних и внешних информационных потоков и документооборота.

Информационный поток – совокупность логически однородных сообщений, необходимых для осуществления процессов управления производственно-экономической и административно-хозяйственной деятельностью субъекта хозяйствования.

В процессе обследования и системного анализа информационных потоков предполагается выявить, определить, уточнить и оценить недостатки существующей системы делопроизводства, используемые документы, формализованную схему документооборота, объемы формируемой и используемой информации в процессе функционирования объекта ренижениринга, а также способы компьютерной обработки данных, не используемую информацию, затраты на её сбор, передачу и обработку, потери информации в результате перегрузки информационной системы, дублирование и запаздывание в передаче и обработке данных, применяемую терминологию для обеспечения смыслового единства и взаимопонимания персонально разработчика и заказчика.

Информационные потоки, независимо от их содержания, характеризуются источником возникновения, назначением, периодичностью, степенью взаимосвязи и постоянства, структурой и видом носителя, объемом и плотностью информационного потока, информационной ёмкостью сообщения, методом образования, способом и степенью использования.

В процессе обследования информационных потоков объекта РБП необходимо:

1. Учитывать все существующие формы документов и проверять их на соответствие стандартам и другим нормативным документам.

2. Собирать образцы всех форм наиболее характерных видов документов, причем один экземпляр должен содержать пример заполнения по данным текущего или прошлого периода.

3. Определять количественные и качественные характеристики используемых документов.

4. Выявить маршруты движения каждого документа.

5. Установить математическую и логическую зависимости между отдельными документами и показателями.

6. Разрабатывать методы и формы хранения информации с периодичностью её резервного копирования на целостность и достоверность.

7. Разрабатывать схему документооборота и модель информационных связей с указанием формируемой и используемой информации.

8. Определять иерархию и права доступа к хранящейся и поступающей информации для каждой категории работников организации.

При обследовании информационных потоков следует учитывать внешние информационные связи и временные факторы, обосновывать среду формирования, представления и передачи информации.

Состав, содержание и последовательность выполнения работ по обследованию потоков детальной информации представляется в виде схем. При этом формируются сведения о ходе проведения обследования, характеризующие существо документов и структуру информационных потоков по подразделениям обследуемого объекта.

Для анализа использования информации при формировании документов составляется схема информационных связей между ними, которая дает представление о направлениях движения информационных потоков и позволяет определить перечень исходных данных, необходимых для формирования выходной информации при разработке алгоритмов и программного управления.

При рассмотрении информационных потоков в системе управления движение информации предлагается по иерархическим уровням выявить преемственность, уплотнение, усреднение и выход информации. Анализ степени преемственности информации позволяет определить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления и выделяются те их них, которые характерны для какого-то одного и того же процесса на разных уровнях, что определяет возможности информации.

Анализ степени уплотнения информации характеризует отсев несуществующих показателей в обобщающие, которые отображают общие закономерности изменения протекающих процессов для передачи на более высокий уровень управления.

Степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усредненным, в частности анализ объединения групп объектов и процессов, характеризуемых одним показателем.

Анализ выхода информации характеризует её полезность. В этом случае рассматривается выход информации во внешнюю среду (вышестоящую организацию) в виде отчетно-результативных данных и выход информации во внутреннюю среду в виде параметров показателей, воздействующих на субъект хозяйствования.

Основной направленностью анализа горизонтального движения информации, т.е. её передачи внутри отдельного функционального подразделения или между подразделениями, состоит в сопоставлении схем разработки и принятия решений и путей движения информации, что предопределяет маршрутизацию последней. Для оценки рациональности построения схем потоков информации целесообразно использовать ряд показателей: прямоточность движения информации, ритмичность, плотность, специализацию и параллельность информационных потоков.

Прямоточность движения потоков информации достаточно чётко характеризует правильность построения принятой схемы документооборота и выявляет неоправданные возвратные движения носителей информации при их циркуляции в организации.

Ритмичность потоков, характеризующая их чёткое продвижение в соответствии с принятым графиком, позволяет выявить своевременность подготовки и передачи необходимых сведений отдельным потребителям.

Плотность потока информации позволяет оценить количество проходящих документов за определенный период времени и их содержательную насыщенность.

Особое значение имеет анализ специализации информационных потоков, которая рассматривается с точки зрения протекающих процессов в различных сферах деятельности. Здесь могут быть выделены производственно-методические, научно-исследовательские, административно-управленческие потоки информации.

Для повышения оперативности и ускорения обработанности информации необходимо проанализировать степень параллельности документальных потоков, поступающих в различные структурные подразделения объекта информатизации. Повышение степени параллельности одновременно вызывает углубление специализации информационных потоков.

Системный анализ информационных потоков и документооборота позволяет выявить места образования, использования и хранения документов, определить маршруты их движения, порядок их расчленения или объединения.

В результате проведенного анализа выявляются объемы, характер и сроки выполнения работ для отдельных подразделений, определяются объемы документооборота, а также плотность информационных потоков, дублирование информации, её избыточность как по содержанию показателей, так и по количеству выдаваемых и используемых экземпляров.

По результатам обследования и системного анализа информационных потоков документооборота вырабатываются рекомендации по устранению избыточной информации и рационализации информационных связей, а также структуры получения, обработки, накоплении, хранения и передачи данных, характеризующих деятельность объекта информатизации.

Одно из центральных положений документооборота состоит в понятии жизненного цикла (ЖЦ) документа. Согласно ГОСТу 1221-2000, жизненный цикл ЭД включает в себя стадии создания, обращения, архивного хранения и уничтожения ЭД.

Каждая фаза ЖЦ документа должна быть строго структурирована, регламентирована и при необходимости иметь формальное описание. Для этого используются различные способы формализации и описания процессов.

Базой формализма является параллельно-последовательная конвейерная система. Каждый блок схемы представляет собой либо последовательный участок, либо параллельный участок, либо конвейерную секцию либо мультиплексированный блок.

Кроме средств моделирования процессов в области ИТ, предлагается широкий набор методов и средств оптимизации процессов. Предлагается применять методы параллельной обработки информации, потоковые модели.

Если два этапа обработки независимы, то они могут быть выполнены параллельно, преобразование может быть распределено на произвольное количество независимых между собой участков, оно позволяет сэкономить время обработки за счёт введения дополнительных устройств или их специализации, если конечные этапы реализуют разные функции.

Распараллеливание полезно применять, если средний участок системы имеет большую степень трудоемкости и сдерживает весь поток обработки документов. Но некоторые участки не поддаются распараллеливанию. Например, они состоят из каких-то работ, которые не разбиваются на независимые между собой процедуры.

Первый выход – разбить процесс на несколько зависимых между собой работ, организовав на этом участке конвейерную обработку.

Мултиплексирование применяется тогда, когда трудоемкий блок нельзя разбить не только на независимые работы, но даже и на зависимые, когда можно применить конвейеризацию. В этом случае для разгрузки участка можно использовать единственный оставшийся приём: увеличить число идентичных исполнителей. Т.о., как и при конвейеризации, время обработки одного документа не уменьшится, зато увеличится частота выхода документов.