Укр мова

20. Правила написання тексту документа. Оформлення титульного аркуша

1)Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

—    власне тексту;

—    анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);

—    таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного — двох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

В діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень. Це прискорює складання і сприйняття документа. Дієприслівникові звороти слід вживати на початку речень.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що ...”;

2) від першої особи множини, наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3) від третьої особи однини, наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.

2)Титульна сторінка – це перша сторінка документа яка оформлюється на аркуші А₄ відповідно до стандарту.

Умовно аркуш поділяють на 7 полів.

1. Назва міністерства

2. Назва закладу(повністю)

3. Спеціальність

4. Тема

5. Вид документа

6. Хто виконав, хто перевірив

7. Місце рік

21.Написання чисел і оформлення таблиць в документах.

1)Цифрова інформація часто наводиться в документах, існують певні правила їх оформлення.

1. Кількісні числівники відмінкових нарощень не мають.

2. Якщо число має при собі скорочену розмірність вони пишуться цифрами =6кг=, і якщо числа не мають одиниць виміру пишеться цифрами( крім складних числівників).

3. Складні слова першою часткою яких є числівник пишуться через дефіс. =600-річчя=.

4. Числа починаючи з десятків тисяч пишуться змішаним способом =20 тисяч =.

5. Одиниці виміру при числівниках які позначають межу пишуться тільки розд. 5,6,7 см.

6. Грошові суми у документах пишуться спочатку цифрами а потім словами.

2)Оформлення таблиць.

Таблиця - це перелік , зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку за рядками та стовпцями.

• Вимоги до оформлення таблиць:

1. Цифровий матеріал повинен оформлятися у вигляді таблиць.

2. Таблиці можуть мати тематичні заголовки які розміщують над таблицею посередині. Заголовок повинен бути коротким і повністю висловлювати зміст таблиці.

3. Таблиці нумерують арабськими цифрами № таблиці складається з номеру розділу та порядкового номера.

4. Таблиці розміщують після першої згадки про неї в документі таким чином щоб її можна були читати без повороту документа, або з поворотом за годинниковою стрілкою.

5. Таблиці з лівого, правого боку та знизу не слід обмежувати лініями.

6. Висота рядків повинна бути не менше 8мм.

7. Заголовки граф у таблиці починають з великої букви, а підзаголовки з малих якщо вони становлять одне речення.

8. Графу номер по порядку в таблицю не включають крім списку та переліку.

9. Для поліпшення посилань у тексті допускається нумерація граф

10. Якщо в графі таблиці текст який складається з одного слова допускається заміна лапками.

11. Текст заголовків і підзаголовків треба замінювати буквеним позначенням або символами, якщо вони пояснені у відповідних…