4.2 Понятие информационной системы поддержки рабочего потока

Рабочий поток (РП) на производстве не может быть предостав­лен самому себе и требует осуществления необходимых вмеша­тельств (управлений), контроля над его течением, информационно­го, ресурсного и другого сопровождения. Все это назовем поддер­жкой рабочего потока.

Для осуществления такой поддержки требуется некоторый носи­тель, система, способная «держать и вести» РП. В современных усло­виях это будет компьютерно-информационная система с функциями управления. Отметим, что к понятию управления в данном пособии относятся все виды вмешательства в процесс течения потока — это собственно управления, а также различные регулировки, обратные связи, согласования, проверки, запреты, переключения и пр.

Для класса компьютерных систем, используемых для поддерж­ки РП, в настоящее время в русском языке нет специального тер­мина. В англоязычной терминологии соответствующую компьютер­ную поддержку принято называть WorkFlow engine. Перевести этот термин можно как «машина — носитель рабочего потока» или «средство поддержки рабочего потока». По-русски будем это на­зывать информационной системой поддержки рабочего потока, или, сокращенно, ИС РП. Близкий термин существует и в английском языке — WorkFlow System.

Итак, для поддержки рабочего потока, в том числе и управления им, нужен некоторый носитель. Он представляет собой систему из техники, программ, каналов связи, форматов и активности челове­ка. Дополнительно сюда могут войти базы данных, некоторая специ­альная техника и др. Эта физическая суть информационной систе­мы поддержки рабочего потока представлена на

С точки зрения управленческой пирамиды, под тер­мином ИС РП будет пониматься информационная система, ориенти­рованная на задачи 2-го и 3-го уровня управления.

Далее мы будет говорить о ИС РП в полиграфии. Естественно, информационные системы существуют и в других областях чело­веческой деятельности, можно сказать, что рабочие потоки суще­ствуют почти везде, и, значит, почти везде нужны ИС РП. Напри­мер, в производстве выделяется понятие ИС РП, ориентированной на работу определенной совокупности оборудования. Такую ИС РП принято называть цеховой. В полиграфии ей будет соответствовать ИС РП, ориентированная на работу типографского цеха.

Укажем и на другие типы систем поддержки рабочего потока в полиграфии. Это:

• ИС ведения заказа (проведение даже одного заказа также об­разует поток работ);

• ИС РП допечатной подготовки (например, рассматривается поток работ от верстки до поставки в типографию печатных форм);

• ИС РП электронного документооборота в данной организации;

• ИС перспективного планирования.

Практически все перечисленные ИС РП в своей работе взаимодей­ствуют друг с другом, передают информацию, а часто и команды. Цехо­вые и другие ИС в различных отраслях и видах человеческой деятель­ности имеют определенную общность, хотя велики и различия, опреде­ляемые спецификой работ. Наиболее уникальны в этом списке ИС РП допечатной подготовки, которые нацелены на выполнение чисто ком­пьютерных операций по преобразованию информации между верст­кой и подачей подготовленного файла на печать. Наименее уникальны ИС РП электронного доку­ментооборота. Они близки друг к другу в различных организациях.

В настоящее время практика показывает, что нерационально иметь ИС РП, охватывающую все стадии производства вместе. Бо­лее выгодно иметь набор взаимодействующих ИС, поддерживаю­щих различные аспекты производственной деятельности.

ИС РП должна быть построена так, чтобы при замене способа выполнения данной операции сама ИС не менялась вообще, либо изменялась незначительным образом.

Цеховая ИС РП должна воспринимать управляющие команды с более высокого уровня управления, конкретно, согласнво управ­ленческой пирамиде с 4-го уровня — уровня управления за­казом и, возможно, с 5-го уровня управления предприятием в целом.

Цеховая ИС не должна собирать и перерабатывать абсолютно все сведения, имеющие отношение к функционированию произ­водства. Сведений должно быть столько, сколько необходимо для эффективной организации ИС.

Цеховая ИС, как правило, не должна сохранять подробные сведения о регулировании механизмов на основе обратной связи на 1-ом уровне управления.

Цеховая ИС должна общаться с существующими базами дан­ных, но не содержать их в себе. Базы данных, как правило, должны иметь отношение к управленческой пирамиде в целом, а не к от­дельному уровню (хотя могут быть и исключения).

Цеховая ИС должна собирать и, возможно, предварительно обрабатывать информацию, необходимую для сквозного контроля производства.

Переход на идеологию заказа, на использование понятия биз­нес-параметров с одновременной компьютерной поддержкой те­чения РП представляет собой определенную революцию в органи­зации производства, произошедшую в развитых странах в 90-е годы XX века.

Указанные изменения делают более тесной связь между техни­кой и менеджментом при главенствующей роли заказа. Они требу­ют и нового менеджмента, и новой идеологии работы технических кадров, а именно понимания того, что:

— человек работает вместе с мощной системой обработки ин­формации (т.е. в человекомашинной системе);

— для решений человека в РП отводятся определенные места (ситуации). При этом повышена ответственность за принятие ре­шений;

• главенствующую роль в РП играют бизнес-параметры (т.е. параметры, непосредственно влияющие на эффективность про­изводства) ;

• в соответствии с предыдущим инженерно-техническая часть на производстве играет подчиненную роль по отношению к менед­жерской.

Полезно также иметь в виду, что вместе с повышением ответ­ственности усиливается и контроль за деятельностью человека. Ком­пьютерные системы регистрации событий позволяют восстанавли­вать ситуации и оценивать эффективность решений человека. Не­редко это делается автоматически. О всех важных или необычных решениях человека сообщается на верхние уровни управления.