Создание запросов.
Запрос по образцу (QBE - Query By Example) - это метод отбора данных, впервые предложенный компанией IBM в 1970 г. Access реализует графическую модификацию этого метода в качестве удобного способа описания разыскиваемых данных, что ускоряет получение результатов. При использовании графического запроса по образцу большую часть структуры запроса можно сформировать перетаскиванием элементов запроса с помощью мыши. Использование запроса по образцу позволяет получать нужную информацию без необходимости заниматься программированием.
Сформированную структуру запроса по образцу Access преобразует в оператор языка SQL (Structure Query Language - Структурированный язык запросов). SQL - это стандартизированный язык программирования, который используется во многих приложениях, занимающихся управлением базами данных. Записывать операторы языка SQL можно и вручную, без использования бланка запроса по образцу.
Э лементы экрана конструктора запроса.
В
строке меню появился новый пункт Запрос.
Он содержит
команды, большинство из которых имеют
кнопки на панели инструментов. Сразу
же под панелями находится окна с рамкой
внутри, в которых приведены поля выбранных
таблиц, это область конструктора запроса.
Вы будете использовать поля, которые
видны в списке полей, представленных в
бланке запроса, расположенном ниже
области конструктора запроса. Столбцы
содержат поля выбранной таблицы.
Бланк запроса:
Поле. Эта строка содержит поле (из списка полей), которое вы пожелали включить в запрос. Она может также содержать и выражение (т.е. созданное вами временное поле).
Имя таблицы. Показывает имя таблицы, из которой взято поле. Это полезно в тех случаях, когда запрос основан на нескольких таблицах, особенно если названия полей из разных таблиц совпадают.
Сортировка. Позволяет указать, на основании каких полей будет проводиться сортировка записей.
Вывод на экран. Определяет, будет ли данное поле выводиться на экран. Используйте эту опцию тогда, когда вы используете некоторое поле для условия отбора, но не хотите, чтобы оно появлялось на экране.
Условия отбора. Условия отбора позволяют включать или не включать записи в результирующую таблицу, основываясь на их значениях или комбинациях значений. Так же, как и в фильтрах, здесь вы можете комбинировать условия отбора с помощью операторов AND и OR.
В зависимости от типа создаваемого запроса, строк может быть больше.
Определение условий отбора для запроса.
Польза запросов определяется, в частности тем, что они позволяют самыми различными способами ограничивать объем отображаемых на экране данных.
Заполнив строку Условие отбора, мы сможем, наконец, провести выборку из базы данных. Символьные константы полагается заключать в кавычки.
В колонке бланка запроса Номер накладной можно было бы записать условие >10, и программа отобрала бы все записи, в которых значение указанного поля больше чем 10.
Для того чтобы освоить технологию запросов не нужны сложные примеры. Но в реальных задачах встречаются намного более "продвинутые" запросы. Их сложность заключается в формулировке условия отбора записей. Оно может представлять собой достаточно запутанное логическое выражение. Для того чтобы составить его, используют построитель выражений. Он запускается через контекстное меню, связанное со строкой Условие отбора, по команде Построить.
При составлении выражения надо помнить несколько простых правил. Во-первых, выражение всегда имеет логический тип. То есть в любом случае его значение должно быть Да или Нет. В бланке запроса обычно опускается часть выражения, содержащая имя поля, потому что оно задано в той же колонке. Знак равенства также не пишется по умолчанию. Таким образом, условие отбора [Директор]="Петров" записывается как литерал "Петров". Во-вторых, существуют определенные требования к синтаксису выражения. Например, имена объектов и полей заключаются в квадратные скобки, символьные строки- в кавычки, даты - в знаки #.
Окно построителя имеет четыре области со своими полосами прокрутки. В верхней области располагается создаваемое выражение. Три нижние используются для выбора элементов.
Кроме традиционных знаков математических действий в окне существует еще несколько операторов:
Between And - заменяет знаки "больше или равно" и "меньше или равно". Например, условие Between 1981 And 1994 эквивалентно условию >= 1981 And<=1994.
Оператор In позволяет использовать списки значений. Например, выражение In ("Петров"; "Сидоров") позволяет отобрать записи с указанными фамилиями.
Выражение Not Null (Is Not Null) используется для отбора непустых записей в указанном поле.
Выражение Is Null используется для отбора пустых записей в указанном поле.
Знак & используется для "сложения" данных символьного типа. Для соединения строк можно использовать и более привычный знак "плюс".
Оператор Like используется для создания масок при определении строк с неизвестными символами и требует дополнительных специальных символов и правил синтаксиса:
? - Знак вопроса обозначает любой одиночный символ. Например, если неизвестно, как написать: Carl и Karl, то условие можно задать как Like.
Логические операторы также используются для построения условий отбора. Они могут применяться к двум или нескольким выражениям и используются со скобками.
Примеры:
выражение [Город]>"Москва" подразумевает, что в поле Город надо отобрать все названия, которые стоят в алфавитном списке после Москвы.
отберем те записи, которые содержат букву "н" в поле Фамилия. Условие отбора в данном случае: Like"*н*".
Для того чтобы при каждом запуске запроса задавать различные условия отбора, можно применить запрос с параметрами. Запрос с параметрами - это обычный запрос, отличающийся тем, что при каждом запуске он автоматически запрашивает ввод условия отбора.
Создайте запрос с необходимыми таблицами и полями.
В ячейках Условие отбора тех столбцов, поля которых будут использованы в качестве параметров, введите сопроводительный текст, заключив его в квадратные скобки. Этот текст будет отображаться при запуске запроса.
Групповая операция.
Контекстное меню, связанное с бланком запроса, позволяет скрывать или, наоборот, показывать строки Имя таблицы и Групповая операция. Строка Групповая операция содержит список функций и во многом определяет вид данных запроса. Под групповой операцией понимается обработка и обобщение значений данного поля при помощи определенной функции.
Сохранение запроса.
Щелкнуть на кнопке Сохранить либо выбрать Закрыть из меню Файл.
Типы запросов.
Кнопка Тип запроса.
Запрос на выборку- позволяет вам представить свои данные в подходящем виде, чтобы потом создать из них нужные отчеты и формы.
Создание таблицы. Создает новую таблицу на основании полей, включенных в бланк запроса.
Обновление. Обновляет поля в заданной таблице (или таблицах) с помощью указанных значений.
Добавление. Добавляет новые записи в таблицу.
Удаление. Удаляет записи в заданной таблице (таблицах)
Перекрестный. Этот запрос обеспечивает подсчеты наподобие подсчета сумм заказов по заявкам покупателей за 12 месяцев.
В больших базах данных не всегда удобно изменять информацию вручную. В некоторых случаях необходимы специальные процедуры для внесения изменений по заданному алгоритму. Запросы, которые позволяют автоматизировать изменение данных в таблицах - это запросы на добавление, удаление, обновление.
Вычисляемые поля в запросах.
Вычисляемые поля позволяют вам создавать и показывать выражения на основе имеющихся полей.
Комбинирование полей, разделенных запятыми, в выражение с целью показа их на экране.
Добавление дней, недель или месяцев к текущей дате с целью вывода на экран будущей даты.
Перемножение значений полей, таких как Количество и Цена, чтобы вывести на экран общую стоимость.
Access может образовывать вычисляемые поля из других полей, буквальных значений и функций. Говоря о буквальном значении, мы имеем в виду текст или число, в отличие от поля или переменной, для текста добавляются кавычки.
Синтаксис вычисляемых полей.
Синтаксис определяет структуру команды, которую вы используете, или, иначе, это то, как вы ее печатаете. В вычисляемых полях это включает стандартные операторы и их корректное применение к соответствующим полям. Для создания выражения можно использовать построитель выражений.
Н-р, оператор – амперсанд (&), используется для того, чтобы соединить две строки с буквальной константой, в одну новую строку.
Выражение1: Фамилия , Имя
Примеры вычисляемых полей.
Стоимость: Цена*Количество
ОбщаяСтоимость: Стоимость+(Стоимость*НалоговыйКоэффициент)
30Дней: ДатаЗаказа+30
КодГорода: Left(Телефон,3)
Инициалы: Left(Имя,1) Left(Фамилия,1)
Одна из проблем, возникающих при использовании вычисляемых полей, порождается тем фактом, что поля могут содержать пустые значения. Чтобы быть готовым к пустым значениям, в Access имеется функция, названная IsNull(выражение), которая возвратит либо Истина, либо Ложь, в зависимости от того, является значение выражения пустым или нет. Предполагается, что это должно использоваться вместе с функцией, называемой IIF(). Синтаксис ее такой:
IIF(критерий;значение1;значение2)
При вызове функции IIF(), если критерий дает Истина, то функция IIF() возвращает знчение1, если критерий дает Ложь, то функция возвращает значение2.
П-р: ВерноеКво: IIF(IsNull(Количество);0; Количество)
Формы.
Форма – это средство отображения данных на экране и управления ими.
В тех случаях, когда пользователей не удовлетворяет представление данных в виде таблицы, они могут построить форму, которая позволит расположить данные на экране так, как это требуется. Кроме того, форма может использоваться для поиска данных. Если пользовательская задача требует создания документов определенного типа, то без форм обойтись практически невозможно. Форма позволяет вывести на экран больше данных, нежели таблица. Это достигается при помощи объектов, обеспечивающих "трехмерность" данных, например, -раскрывающихся списков.