Подмена имен с помощью свойства Подпись.

Свойство Подпись позволяет показать на экране заголовок столбца для вашего поля, отличный от действительного имени поля.

Установка значения по умолчанию.

При вводе новой записи в таблицу значение, которое установили по умолчанию вы (или Access) для свойства Значение по умолчанию, автоматически помещает данные в поле. Пользователь может при желании эти данные затем изменить.

Ключевое поле

Когда идет работа с таблицами, хочется иметь уверенность в том, что записи как-то отличаются друг от друга. Для этого и создается ключевое поле (или просто ключ). Для определения связей наличие ключа обязательно. При необходимости с их помощью можно также находить нужную вам запись.

Ключевое поле – поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

Примером из реальной жизни может послужить использование личного кода в качестве ключа. Даже если в вашей таблице имеется 100 имен одинаковых, каждый из них должен иметь уникальный личный код.

Когда Access создает ключевое поле, она называет его код. Тип этого поля определяется как Счетчик.

Когда Access создает поле типа Счетчик, каждая запись будет иметь свое уникальное значение в этом поле. Access будет увеличивать это значение на единицу для каждой новой записи (по умолчанию), либо генерировать его случайным образом. Когда поле типа Счетчик создается для уже существующей таблицы, Access сама присвоит существующим записям определенное значение.

Создание ключевого поля.

• Когда Access напоминает вам об отсутствии ключевого поля и предлагает его создать, нажмите Да. Access добавит поле Код в первой строке описания структуры таблицы.

• Если хотите создать сами: щелкните на кнопке Конструктор, выберите поле, которое хотите сделать ключевым, выберите Правка  Ключевое поле (или щелкните на кнопке ключевое поле на панели инструментов).

Связи между таблицами в Access .

Access использует отношения, чтобы связать таблицы между собой. Отношения гарантируют сохранение целостности данных ваших таблиц. Целостность данных означает поддержание точности информации, содержащейся в таблицах вашей базы данных. Целостность данных – это набор правил, гарантирующих, что Access будет работать только с непротиворечивыми данными и разрешенными операциями в отношении связанных таблиц.

Работа с окном Схема данных.

Кнопка Схема данных.

Чтобы добавить таблицу в окно Схема данных, выберите команду Добавить таблицу из меню Связи.

Чтобы указать с какими таблицами связана каждая таблица Связи  Отобразить прямые связи.

Запросы.

Создав таблицы и наполнив их множеством данных, вы захотите представить имеющуюся информацию в самых разнообразных формах в соответствии с выбранными вами условиями. Эту задачу и решают запросы. Если какое-то подмножество вашей информации используется снова и снова или если вам нужна комбинация данных из разных таблиц, то подходящее решение может быть найдено как раз с помощью запроса.

Некоторые задачи, при решении которых вы можете использовать в Access запросы:

• Уменьшение числа полей, лежащих в основе формы.

• Создание отчета, использующего информацию более чем из одной таблицы.

• Выполнение крупных операций обновления данных, наподобие удаления информации о всех заказах, уже сданных в архив.