Базы данных Access

Окно базы данных.

Окно базы данных – это то место, где вы будете делать большую часть своей работы.

Объект в Access означает одно из главных средств, с которым мы будем работать. Это – таблицы, запросы, формы и отчеты. Макросы и модули тоже рассматриваются как объекты, которые используются для автоматизации некоторых наиболее утомительных задач.

В правой части окна видны кнопки команд.

• Открыть – Открывает или запускает тот конкретный объект, который вы выбрали. Н-р, открывает форму, запускает макрос или позволяет просмотреть отчет.

• Конструктор – Открывает существующий объект в режиме конструктора, где вы можете изменить объект.

• Создать – Создает новый объект установленного в данный момент типа.

Когда вы создаете новую базу данных, на вкладках не будет ни одного объекта, но по мере создания объектов, их имена будут появляться в списках соответствующих вкладок.

Как и в других приложениях Windows, в Access имеются меню и панели инструментов, которые содержат команды и утилиты для работы в Access. Каждый тип объекта в Access имеет свою собственную панель инструментов, кроме того, зависящую и от режима, в котором вы используете объект. Н-р, таблицы можно открыть в режиме таблицы (лист с данными), где вы можете вводить данные, или в режиме конструктора, где вы можете модифицировать структуру самой таблицы. Объекты всех типов используют одну и ту же строку меню, но подменю этого меню изменяются в зависимости от вида, в котором вы находитесь.

Таблицы баз данных.

Таблицы – это основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей(строк).

Вы храните свою информацию с помощью таблиц Access, и именно из таблиц другие объекты, такие как запросы, формы, отчеты, получают информацию, чтобы представить ее вам или изменить.

Создание таблицы в режиме таблицы.

Создавая таблицу в режиме таблицы, вы определяете для каждого поля имя. Затем, исходя из тех данных, которые вы внесете в первую запись поля, Access присвоит каждому полю тот или иной тип. Н-р, если вы напечатаете в поле «1», то Access присвоит этому полю Числовой. Напечатайте «А», и Access присвоит полю тип Текстовый.

Чтобы создать таблицу в режиме таблицы, выберите вкладку Таблицы  кнопка Создать появится диалоговое окно Новая таблица  выберите Режим таблицы  ОК появится таблица в режиме таблицы со столбцами, озаглавленными Поле1, Поле2 и т.д.

Имена полей могут содержать до 64 символов, но не создавайте их большими, так как в дальнейшей работе над созданием приложения вам придется на них ссылаться. Можно использовать все буквы, числа, пробелы и специальные символы, кроме («!», «.», надстрочный символ «’» и «и »). Не рекомендуется использовать пробелы и специальные символы, чтобы избежать в дальнейшем многих лишних шагов (и проблем). Нельзя ставить пробелы вначале имени, Access выдаст сообщение об ошибке.

Щелкните в первой позиции свободной строки и вводите нужную информацию. Переход из поля в поле с помощью клавиш «Tab» или «Enter».

Создание таблицы в режиме конструктора.

Когда вы создаете новую таблицу в режиме конструктора таблицы, у вас больше возможностей в определении свойств каждого поля. Сюда относится его длина и тип данных, которые в нем храниться.

Выберите вкладку Таблицы  кнопка Создать появится диалоговое окно Новая таблица  выберите Конструктор  ОК.

Окно конструктора таблицы состоит из 4 основных частей: Имя поля, Тип данных, Описание, Свойства полей. Режим конструктора предназначен для того, чтобы помочь вам определить структуру таблицы для хранения информации.