18.2. Устная презентация. Учет состава и цели аудитории. Структурирование презентации

Весь проект маркетингового исследования предоставляется руководству организации-клиента.

Эта презентация поможет ему понять и принять письменный отчет. На презентации руководство фирмы может задать любые возникшие у него вопросы. Поскольку у многих руководителей первое и последнее впечатление о проекте складывается на основе презентации, ее важность нельзя переоценить.

Залог эффективной презентации - тщательная подготовка. Текст выступления или его подробный конспект должен соответствовать логике письменного отчета. Презентацию надо готовить с учетом аудитории. Нужно определить заинтересованных лиц, участников и просто слушателей проекта, а также попытаться выяснить, в какой степени их могут затронуть результаты выполненного проекта. Перед выступлением следует несколько раз прорепетировать.

Таблицы и графики необходимо показывать разными способами. Доски для написания мелом или фломастером позволяют проводить необходимые вычисления. Они особенно полезны при ответах на специальные вопросы. Магнитные и картонные доски позволяют быстро представить заблаговременно подготовленный материал. Перевернутые на обратную сторону листы с диаграммами, установленные на подставке, используются как чистые листы для написания необходимой информации. С помощью проекционной аппаратуры можно представить простые графики, а также сложные схемы, последовательно выводя их на экран. Существует несколько компьютерных программ для получения привлекательных слайдов. Цветные плакаты, слайды, видеомагнитофоны и проекционные аппараты особенно эффективны при представлении результатов работы фокус-групп и других аспектов полевых работ. Можно также использовать подсоединенные к персональным компьютерам компьютерные проекционные аппараты, которые проектируют изображение монитора на экран.

Во время презентации важно поддерживать тесное общение с аудиторией. Необходимо обеспечить присутствующим возможность задавать вопросы как во время, так и после презентации. Презентация должна быть интересной и убедительной с использованием подходящих историй, случаев, примеров из жизни и цитат. Стараться избегать слов как: «э-э», «вы знаете», «ладно». Принцип «говорите им» эффективен для проведения презентации. Он гласит: говорите (рассказывайте) слушателям то, что вы намерены сказать им; говорите для них и говорите им то, что вы уже говорили.

Другое полезное правило заключается в следовании принципу, который гласит: «держись просто и открыто». При чтении доклада следует применять жестикуляцию. Наглядные жесты уточняют или усиливают устную передачу информации. Выразительные (эмфатические) жесты используют, чтобы подчеркнуть сказанное. Суггестивные жесты - символы идей и эмоций. Побудительные жесты вызывают у аудитории желательный для докладчика отклик. Докладчику рекомендуется менять громкость голоса, тембр и артикуляцию. Презентацию нужно закончить сильной концовкой.

Чтобы подчеркнуть важность презентации, ее необходимо устраивать в организации клиента при руководителях самого высокого уровня.

Для эффективной презентации результатов маркетингового исследования предусматривается сценарий ее проведения (табл.18.1).

Таблица 18.1.

Схема подготовки и проведения презентации отчета о маркетинговом исследовании

Этап	Заметки
Содержание программы Утверждение темы и содержания Утверждение распорядка заседания Утверждение плана-графика проведения презентации
Место проведения презентации Оценка числа участников, докладчиков, присутствующих, гостей, прессы Утверждение помещения (резервирование) подготовка
Докладчики, руководитель презентации Отбор тематики докладов и докладчиков Приглашения Получение согласия докладчиков и руководителя презентации Публикация информации о докладчиках, руководителе презентации
Участники Подбор Приглашения (с указанием цели презентации, даты, места и времени) Получение согласия участников
Форма программы Подготовка программы и распорядка проведения презентации с указанием устроителя, круга участников, места и времени проведения презентации Издание программы в необходимом количестве Указание об использовании возможных средств сопровождения докладов и выступлений (рисунки, таблицы, фотографии, слайды, примеры, кейсы и др.)
Предварительная информация для руководителя презентации и докладчиков а) техническая б) организационная в) деловые рекомендации
Организация и техника Расположение мест для участников и руководителя в зале проведения презентации Число рабочих кресел в зале Трибуна для выступлений (ее оборудование)
Помещение для презентации и ее техническое оснащение Проветривание, кондиционирование воздуха, отопление Освещение, система затемнения Микрофон, усилители звука, громкоговорители Система для обеспечения перевода докладов на иностранные языки Проекторы для диафильмов Видеомагнитофоны Расположение розеток для подключения электроприборов в помещении Удлинительные кабели, совместимость разъемов, многофункциональные штекеры Доска, губка для доски, мел (белый и цветной), бумага Доска для крепления чертежей, липкая лента, кнопки Держатели для навесных наглядных материалов Указка, ламповый указатель Дырокол, держатели бумаг, сшиватели, пишущая и счетная техника Ксерокс Клей Прочие материалы
Рабочее место участников а) блокнот б) программа, приложение к ней в) пластиковая папка г) нагрудные знаки с указанием фамилии и имени участника д) настольные указатели участников и руководителей
Обслуживающий персонал Стенограф Специалист по демонстрации наглядных материалов
Организация питания Напитки во время презентации Обед, ужин
Проведение презентации Открытие: а) цель и задачи презентации б) организационные объявления в) изменения в программе Ведение протокола Представление докладчиков: а) сведения о докладчиках б) тема Организация дискуссий и выступлений Закрытие презентации: а) обзор, подведение итогов б) решение (проект готовится заранее и раздается участникам), указания, инструкции в) дальнейшие действия
Дополнительные мероприятия Информационный материал об участниках Благодарственные письма докладчикам и руководителям презентации Подготовка отчета о презентации Оценка общих затрат на презентацию и источников их покрытия по факту
Общая оценка, пожелания

Как видно, презентация не заканчивается выступлениями, дискуссиями, заключениями. Обязательным является проведение дополнительных мероприятий, которые включают протоколирование участников, подготовку и рассылку благодарственных писем докладчикам и руководителям презентации, подготовку отчета о проведении презентации, определение фактических общих затрат на презентацию и источников их покрытия.