2. Сортировка по нескольким полям.

• Щелкнуть по кнопке Изменить фильтр или Записи ®Расширенный фильтр.

• В строке Поле выбрать поле сортировки.

• Во второй строке Сортировка выбрать порядок сортировки ( по возрастанию или убыванию).

• Тоже самое нужно сделать для всех остальных полей.

Чтобы увидеть результат нужно щелкнуть по кнопке Применить фильтр или Записи ® применить фильтр.

№

Отбор данных с помощью фильтров. Условие отбора. Подстановочн. символы

Фильтрация данных

Фильтр - это специальное средство MsA, позволяющее отображать только те записи, которые удовлетворяют заданным критериям. Фильтр - это одноразовый запрос. Работа с фильтром осуществляется с помощью пункта меню Записи.

Обычный фильтр:

Изменить фильтр – задание критерия записи.

Применить фильтр – выводится динамический набор записей.

Удалить фильтр – возвращает исходную таблицу.

Расширенный фильтр:

Для поиска по нескольким полям или отбора данных (фильтрация данных) используется окно Фильтр.

Окно состоит из двух панелей:

Верхняя - это список полей таблицы, в которой идет фильтрация.

Нижняя панель называется QBE (Query by Example) – Запрос по образцу.

Для фильтрации выполним следующие шаги:

• откроем таблицу;

• Запись ® фильтр ® Расширенный фильтр;

• в строке Поле выберем поля по которым будет осуществляться фильтрация.

• в строке Сортировка выбрать, если нужно, порядок сортировки;

• В строке Условие отбора для нужных полей ввести критерии.

• щелкнуть по кнопке "Применить фильтр".

Условие отбора - это набор выражений и логических операторов.

Выражение - это любая комбинация операторов, констант (текстовых или числовых) значений функций, имен полей, которая имеет в результате одно значение.

Для построения выражения можно пользоваться:

• Построителем выражений (кнопка на панели инструментов),

• либо вручную, используя клавиатуру.

Символы шаблонов

? - один произвольный символ;

* - любое число произвольных символов;

# - заменяет одну любую цифру;

! - все следующие символы не использовать;

[ ] - допустимые значения.

Например:

LIKE "# # # # # # " - почтовый индекс Беларуси.

LIKE " [ A - Z ] # " - любой символ от А до Z и цифра.

Сохранение фильтра

При закрытии таблицы бланк фильтра очищается. Чтобы сохранить его нужно:

• щелкнуть по кнопке Изменить фильтр;

• файл ® Сохранить как запрос, а затем нужно присвоить имя запросу.

№16

Схема данных. Определение свз м\у таблицами. Изм-ие сущ данных. Целостность данных.

Создание связей между таблицами

Для определения связей необходимо:

1. Закрыть все таблицы и активизировать окно базы данных;

2. Сервис ® Схема данных или кнопка на панели инструментов;

3. Если связи определяются впервые, то появляется окно Схема данных, а затем окно Добавление таблицы (если этого окна нет, то его можно вызвать кнопкой на панели инструментов).

4. Выделяя поочередно таблицы, щелкаем кнопку Добавить, а затем Закрыть.

5. В окне Схема данных мышкой перетащить имя поля из Главной таблицы на имя поля в подчиненной таблице;

6. Открывается окно Изменение связей с перечислением имен полей, которые будут связаны. Выбираем параметр: "Обеспечение целостности данных"

7. Щелкнуть кнопку ОК.

Замечания:

• Оба поля должны иметь одинаковый тип данных.

• Свойство Размер поля для обоих связываемых полей числового типа должны быть одинаковым.

• Если ключевым полем главной таблицы является поле с типом данных Счетчик, то это поле можно связать с числовым полем подчиненной таблицы. При этом для числового поля связанной таблицы для свойства Размер поля должно быть задано значение Длинное целое.

Целостность данных – это набор правил, которые поддерживают корректность связей между записями в связанных таблицах и обеспечивают защиту данных от случайных изменений или удалений.

Эти правила включают:

• В подчиненной таблице нельзя вводить записи, которые не связаны с записью главной таблицы.

• В главной таблице нельзя изменять значение ключевого поля, если в подчиненной таблице существуют записи, которые с ней связаны.

• В главной таблице нельзя удалять записи, если в подчиненной таблице существуют связанные с ней записи.

№17

Запрос как объект БД. Типы и возможности запросов. Способы создания запроса в ACCESS

Запрос – это объект БД, который создается для того, чтобы:

• выбирать необходимые данные из таблиц;

• отбирать данные, подлежащие изменению;

• проводить вычисления в базе данных.

Существуют следующие типы запросов:

1. Запрос-выборка – это наиболее часто используемый тип запроса, который задает вопрос базе данных и отображает полученный ответ виде динамического набора данных.

Этот запрос может быть: однотабличным, многотабличным, с вычисляемыми полями,

с группировкой для вычисления итогов.

2. Перекрестный запрос – т.е. запрос для создания перекрестной таблицы, заголовки строк и столбцов которой будут формироваться из полей таблиц базы данных;

значения на пересечении строк и столбцов – это поля над данными из которых будут выполняться итоговые вычисления.

Полученная перекрестная таблица является статической, т.е. ее нельзя редактировать.