10)Оформлення тексту документів

1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні — на стандартних аркушах.

2. Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).

3. У рукописних документах назва документа пишеть­ся з великої (розписка, доручення,автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна запис­ка тощо) відповідно до правил пунктуації.

4. Текст документа завжди починається з абзацу. Аб­заци всередині пунктів не нумерують.

5. Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, формату А-5 — через 1 інтервал.

6. Реквізити документа (зокрема назву документа) ві­докремлюють від інших реквізитів 2-3 вільними міжряд­ковими інтервалами. Максимальна довжина рядка бага­торядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків.

7. У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення

8. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі.

9. Підписування документа. Підпис укладача чи від­повідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися; саме розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади. Підпис ставить­ся під текстом документа після 2—3 пропущених рядків, починаючи від лівого поля.

10. Розміщення печатки документа. Кутові штампи на документах ставляться за необхідністю праворуч вгорі. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3—4 літе­ри найменування посади особи, яка підписала документ. На службових листах (друкованих та бланках) печатка не ставиться. 

11) Іншомовні слова в діловій лексиці

Іншомовні слова в діловому тексті повинні вживатися лише у разі потреби, коли їх не можна замінити українськими словами з тим самим значенням. Слід критично ставитися до їх вживання: у документації рекомендується вживати лише ті іншомовні слова й терміни, які або одержали міжнародне визнання або не мають еквівалента у нашій мові. До міжнародних належать фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, діловодства, зовнішньої торгівлі (бланк, штраф, гриф, дебет, кредит). Стихійне запозичення іншомовних слів уповільнює розвиток рідної мови, а в суспільстві утверджує хибну думку про нібито неспроможність української мови передавати всі тонкощі, багатство і глибину іншомовних текстів, формує комплекс меншовартісності, а можливо й ущербності українців. Тому, вибираючи з двох рівнозначних слів одне, перевагу слід надавати питомому українському.

12) Синоніми і особл їх вжив

Синоніми - це слова, а також стійкі словосполучення, що при повній чи частковій відмінності мають тотожні або майже тотожні значення.

Офіційно-діловий стиль використовує в чотири рази більше високочастотної лексики, ніж художній. Причиною цього є потреба забезпечити адекватність і точність передавання інформації, швидке оброблення документів, тому однотипні поняття позначаються однотипними лексемами, не замінюються синонімічними, щоб не спричинити різночитання. Отже, обмежене використання синонімів у офіційно- діловому стилі зумовлене тим, що ці слова майже завжди вносять у мовлення нові відтінки значення.