22.3 Типовая структура делового письма.

Типичное деловое письмо состоит из шести частей. Заголовок содержит адрес отправителя, дату отправки и название фирмы или имени отправителя. Следует поль­зоваться фирменными бланками, отпечатанными типо­графским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название фирмы должны быть продублированы на английском.

Ставить номер расчетного счета на бланках для за­рубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий но­мер ничего не скажет адресату, т.к. при рассылках за ру­бежом пользуются датой отправки и содержанием. По­этому исходящий номер лучше проставить лишь на дуб­ликате, предназначенном для учета.

Как пишется дата?

Для отправки в Европу:

день месяц год

6-th January 1996

Для отправки в США:

месяц день год

January 6, 1996

Внутренний адрес состоит из названия организации, адресата (или) его имени, например:

Swiftspeed со. inc. - для США;

Swistspeed Co., Inc. - для Европы;

При обращении к человеку, не имеющему титула:

Mr. (Мн.: Mrs.) - для мужчины;

Mrs. (Мн.: Mmes) - для замужней женщины.

Miss - для незамужней женщины;

(мн. Misses)

Если название фирмы состоит из имен, например, Black and Jones Associates, то при обращении к этим лю­дям употребляется сокращенное Messrs (для мужчин) и Mmes (для женщин): Messrs Black and Jones Ass, Mmes Janes and Car Ass.

В адресате и дате точки не ставятся!

Иногда перед именем адресата ставится Attn.:, Attn.

Например, Attn.: Mr.Black - (Вниманию мистера Блэка).

Если известно официальное положение адресата (его должность), целесообразно указать его после име­ни, например:

Attn.: Mr.Black, Head of Department.

Вниманию мистера Блэка, начальника отдела.

Это более формально, но более вежливо.

После адресата может быть дано уточнение содер­жания письма, например:

Re.: (Regarding) your letter 02.03.1996

Относительно вашего письма от 02.03.1996.

Обращение.

При обращении к отдельному лицу обычно употреб­ляется неформальное Dear (Дорогой):

Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr.Brown, Dear John.

При обращении к фирме более формально:

Dear Sirs, - (Европа),

Gentlemen: - (США).

После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США).

Dear Sirs, Gentlemen:

Основной текст письма состоит из информации, ко­торую следует донести до адресата. О требованиях к его содержанию уже было сказано ранее.

Что касается оформления делового письма, то не­обходимо иметь в виду три момента.

1. С заглавной буквы пишутся:

• имена, адреса, обращения;

• каждое слово названия фирмы;

• каждое слово официального названия должности;

• название объектов переписки (Project, Agreement, Letter of intent).

2. Нельзя использовать сокращенные формы мо­дальных и вспомогательных глаголов типа Shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т.д.

Заключительная формула вежливости должна всегда соответствовать обращению. Соответствие заключитель­ных формул и обращений приведено ниже.

Адресат	Адрес	Обращение	Заключительная фраза
Другу	Mr. J.J. Hunt, 12, Chirch St. Liverpool, 6.B.	Dear John My dear John My dear Hunt	(I am) Yours (very) sincerely Cordially yours
Нанимателю	J.J. Hunt, Esq.	Dear sir, Sir	(I am) Yours (very) Truly, Faithfully
Торговому агенту	Mr. J.L. Black	Dear Sir,	Yours truly
Товариществу	Messrs Truemen & Son	Dear Sirs, Gentlemen	Yours truly
Акционерному обществу	Messrs John & Co., Ltd	– // –	– // –
Фирме, возглавляемой женщинами	Mmes Turner	Ladies, Ladies:	– // –
Одной женщине	Mrs. J.J. Terner Miss Brown	Madam	– // –
Официальному лицу	The Secretary, Chamber of Commerce, N.Y.	Sir Dear Sir	(I am)Sir(Dear Sir), Yours Faithfully,
Представителю церкви	The Rev. John Pike	Revi Sir Sir	Yours faithfully
Военному	Captain P.S. Brown	Sir Dear Sir	Yours truly
Врачу	Dr. J.J. Kenna	– // –	– // –

Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождает­ся полным именем автора и его должностью и званием, например:

Sir Jeffry, Editor-in-Chief

J.P.Black, Head of Department.

Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:

Enclo (Enclosure)- приложение;

Encios- множ. число;

например:

Enclo.: 32 pages (sheets).