63 Порядок заполнения учетных регистров

К ведению учетных регистров предъявляются требования документальности, современности, краткости, ясности.

Записи в учетные регистры должны производиться только на основе проверенных документов, а бухгалтерские отчеты и балансы должны составляться на основе достоверных записей в учетных регистрах, подтвержденных оправдательными документами.

До составления баланса должна быть обязательно проведена сверка записей по аналитическим счетам с записями по синтетическим счетам (по счетам Главной книги) на первое число месяца.

Записи хозяйственных операций в регистры синтетического и аналитического учета проводятся в определенной последовательности. Иногда операции отражают сначала в регистрах синтетического, а затем – аналитического учета. Нередко применяется другой порядок.

По истечении отчетного периода (месяца, квартала, года) учетные регистры заключаются (закрываются) путем подведения итогов по каждому счета и выведения остатков. В следующем отчетном периоде учетные регистры открываются в соответствии с данными остатков, выведенными в регистрах за истекший период, т.е. информационную основу нового отчетного периода составляют данные регистров предшествующего периода.

Такие образом, процедура бухгалтерского учета в организации представляет последовательность действий учтенных работников по отражению информации в процессе наблюдения, регистрации, накопления и обработки данных для того, чтобы сформулировать отчетность о результатах деятельности. Последовательность выполнения учетных работ:

регистрация хозяйственных операций в первичных документах;

разноска документов в хронологических и систематических регистрах;

выведение итогов в четные регистры;

записи по счетам в главной книге;

составление баланса.

64 Выявление и исправление ошибок в счетных записях

Учетные регистры являются элементами формы бухгалтерского учета, связаны между собой счетными записями. Они должны вестись аккуратно и без помарок. Однако при выполнении записей могут быть допущены ошибки связанные как с простыми описками, так и неверный корреспонденцией счетов, неверными подсчетами итогов. Чтобы обнаружить ошибки применяются несколько способов:

повторная серка записей учетных регистров и первичных документов (сплошная, выборная);

сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета;

встречная сверка документов.

Однако имеет значение, где и на каком этапе обработки обнаружена ошибка. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. В этом случае составляется новый документ. Если ошибка обнаружена в отчетности после ее представления, то она справляется в первом отчетном периоде после ее обнаружения. Исправление ошибок производится одним из трех способов: корректурным, дополнительной записью, способом проводок отрицательными числами (красное сторно).

Корректурный способ заключается в том, что ошибочно записанная цифра зачеркивается одной чертой и сверху пишется правильная сума. Исправление оговаривается и подписывается лицами сделавшим его. Этот способ применяется при исправлении записей до подсчета итогов и в том случае если это исправление не затрагивает корреспонденцию счетов. После подсчета итогов учетных регистров и переноса в Главную книгу никакие исправления в них не допускаются. В этом случае все исправления, увеличивающие или уменьшающие обороты и остатки по счетам оформляются специальными бухгалтерскими справками, данные которых записываются в Главную книгу. Исправительные записи в этом случае могут быть дополнительными или сторнировочными.

Дополнительная запись применяется тогда когда корреспонденция счетов указан правильно но проводка составлена на меньшую сумму. Например, начислена з/п работникам основного производства 350 тыс.

Д20 К70 300000

Д20 К70 50000

Дополнительная запись обычно производится в Главной книге, если операция вообще не была отражена в учетном регистре или записана в сумме меньше чем следовало бы. В этом случае в Главную книгу записывается дополнительная проводка на соответствующую сумму.

Способ «красное сторно» применяется в том случае если ошибка допущена в корреспонденции счетов или завышена сумма в учетном регистре. Сущность этой записи заключается в том, что ошибочная запись сторнируется, снимается записью сделанной красными чернилами и вместо нее делается правильная запись. В бухгалтерии принято: запись сделанная красными чернилами является отрицательным числом и должна вычитаться из ранее записанной суммы. Например:

ликвидация записи

Д К Сумма

50 51 7000

50 51 7000 (эту сумму обвести в квадрат)

2. корректировка записей

Д К Сумма

50 51 7000

50 51 3000 (эту сумму обвести в квадрат).