Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
шпоры мои.docx
Скачиваний:
4
Добавлен:
01.03.2025
Размер:
139.91 Кб
Скачать

56 Сущность документооборота и его организация

Бухгалтерские документы проходят довольно длинный и сложный путь от момента выписки до сдачи их на хранение в архив. Документы служат основанием и доказательством законности совершенной операции на протяжении многих лет, поэтому хранение документов должно обеспечить возможность их получения для проверки, извлечения необходимой информации, оформлении различных справок. Путь, который проходят документы от момента их составления до сдачи в архив называют документооборотом. Документооборот оформляется графиком. График составляет главный бухгалтер, а утверждает график приказ руководителя организации. График документооборота способствует улучшению всей учетной работы организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверки и обработки документов, выполненных каждым подразделением организации с указанием исполнителей и сроком выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляют и документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и сроки их представления. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передачи в архив. Порядок хранения документов установлен законом РБ о национальном архивном фонде и архивов.

В течение определенного времени, как правило 1-3 месяца, первичные документы находятся на обработке у работников в бухгалтерии. Обработанные документы до сдачи месячной (квартовой) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в учетных регистрах. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии в специальных помещениях под ответственностью лиц уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Сохранность первичных документов, учетного регистра, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Выдача первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских отчетов из архива бухгалтерии не допускается, но в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. В случае выемки из дел первичных документов составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутых документов и хранится до возвращения последних. Изъятие первичных документов и учтенных регистров из архива организации производится только органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой и судами. На основании постановления этих органов и в соответствии с действующем. Изъятие оформляется протоколом, копия которого под расписку вручается соответственному должностному лицу организации. В случае пропажи или гибели документов руководитель организации назначает комиссию. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора, результаты работы комиссии оформляются актами, которые утверждаются руководством организации. Уничтожение документов оформляется актом, который составляется в единственном экземпляре и утверждается руководителем организации. Документы, срок хранения которых более 5 лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных органов. При ликвидации государственной организации их документы переходят к правопреемникам, а заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии правопреемника документы сдаются в государственный архив. В этом случае составляется акт о передаче документов в государственный архив. При ликвидации организации не государственной собственности не имеющей правопреемника органы зарегистрировавшие устав данной организации должны принять меры по сохранности документов. Передача документов от одного юридического лица другому оформляется актом.