Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
шпоры мои.docx
Скачиваний:
4
Добавлен:
01.03.2025
Размер:
139.91 Кб
Скачать

54 Документация, её сущность и значение

Все хозяйственные операции, которые совершаются в организациях, оформляются документами. Документы являются источником информации, которые отражают в бухгалтерском учете и подтверждают ее юридическую полноценность и доказательную достоверность. Совокупность документов, составленная на все хозяйственные операции, называют документацией.

Для того чтобы документ полностью отражал все стороны хозяйственной операции и стал основой для ведения бухгалтерского учет, он должен удовлетворять целому ряду требований. Основные требования к содержанию и оформлению первичных документов излагаются в законе РБ о бухгалтерском учете и отчетности. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания. В каждом конкретном случае устанавливается должностное лицо, в обязанности которого входят: документирование, устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию. Показатели документов содержащие исчерпывающие сведения о совершенной операции называют реквизитами. Все документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

название документа;

дата составления документа (год, месяц, число);

наименование организации и ее адрес;

краткое и ясно содержание хозяйственной операции и ее обоснование;

измерители операции в количественном и стоимостном выражении;

подписи лиц, участвующих и ответственных за совершение операции.

Если документ не имеет обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую силу и не может быть основанием для записей в бухгалтерском учете. Бух.док-ты выполняют след.основные информацинные ф-ции:

1) впервые фиксируют данные о факте хоз.д-сти и обеспечивают их юр.подтверждение

2) создают возможность первичного контроля за совершением хоз.операций и др. фактов хоз.д-сти за действиями должностных и мат.ответств.лиц.

3) позволяют передавать данные о хоз.фактах,отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе б.у.

4) обеспечивают хранение данных о хоз.фактах.

Совокупность всех этих ф-ций позволяет рассматривать бух.док-ты в кач-ве способа сплошного наблюдения, отражения и контроля фактов хоз.д-сти, получение сведений, необходимых для орг-ии б.у.

55 Виды бух.Док-в и их классификация

Для правильной организации первичного учета и рационального использования первичной документации необходимо знать ее основные виды, назначения, содержания, способы использования. Это достигается с помощью классификации документов по различным признакам. В бухгалтерском учете документы классифицируются:

По назначению документы делятся на распорядительные и оправдательные. Распорядительными называют документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции и не являются основание для записей в учете, так как нет подтверждения, что хозяйственная операция произошла. К ним относят: приказы, доверенности, чеки. Исполнительными (оправдательными) называют документы подтверждающие факты исполнения операции. К ним относят: товарно-транспортные накладные, товарные накладные. Многие распорядительные документы совмещаются с оправдательными на одном бланке. Например, расходный кассовый ордер содержит приказ кассиру о выдаче определенной суммы денег, указанной в нем лицу и одновременно подтверждает факт получения наличных денег. Такие документы называют комбинированными. В практике чаще всего встречаются комбинированные, где есть распоряжение на совершение операции и данные о ее исполнении.

По объему отражаемых операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичными называются документы, которые впервые производят регистрацию данной хозяйственной операции. Например, накладные, приходные и расходные кассовые ордера. Они составляют основу первичного бухгалтерского наблюдения. Сводные служат для обобщения информации, содержащейся в первичных документах, и составляются на основе первичных документах (товарный отчет, кассовый отчет, платежная ведомость).

По способу использования (по способу охвата информации) бухгалтерские документы делят на разовые и накопительные. Разовыми называют документы, которые применяются для однократного оформления и отражения операции. Сразу же после составления они передаются в бухгалтерию для учетных записей (кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения). Накопительные предусматривают возможность постепенного накапливания данных о фактах хозяйственной деятельности на протяжении определенного периода времени (наряды, заборные листы).

По месту составления: внешние и внутренние. Внешние составляются в других организациях, а используются в бухгалтерском учете данной организации. Например, товарно-транспортная накладная. Внутренние составляются в организации.

По порядку заполнения: заполнение ручным способом и автоматизированным способом.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажном и машинном носителе информации. Это касается не только первичных бухгалтерских документов, но и регистров, отчетности, которые в настоящее время могут создаваться, передаваться, использоваться и храниться на машинных носителях. Это положение установлено законом РБ о бухгалтерском учете и отчетности и об электронном документе. Электронный документ – это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом. Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические устройства необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут заключаться договора, производится расчеты, осуществляться переписка. Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству РБ и международным договорам РБ. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

передаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств

иметь установленную законодательство структуру

быть представленным в форме понятной для восприятия человеком

Электронный документ состоит из двух частей: общей и особенной. Общая часть состоит и информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Электронная цифровая подпись предназначена для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа и для подтверждения подлинности и целостности электронного документа. Хранение электронных документов производится органами, осуществляющими архивную деятельность по хранению документированной информации.