Раздел 5: Электронный документооборот как пример ит в банковской деятельности

Одним из примеров использования БИС является электронный документооборот.

Традиционная информационная система управления документооборотом в банке реализует следующие функции:

• управление записями, контроль документов, хранящихся в папках, на бумаге;

• управление формами, контроль форм, использующихся для сбора информации и составления отчетов,

• управление отчетностью, публикация и распространение отчетов на бумаге;

• управление руководствами и инструкциями, создание и распространение документов, содержащих информацию о политике банка, а также руководств по выполнению заданий,

• управление архивами, каталогизация, обзор, распределение и сохранение записей, бланков, отчетов, директив, пособий и всех остальных официальных документов

Нормативная база банка включает в себя внешние и внутренние нормативные документы. К последним относятся технологические документы, регламентирующие выполнение банковских операций и процессов, организацию работы и взаимодействие подразделений. В процессе разработки внутренние нормативные документы подвергаются тщательному обзору и анализу, после утверждения вводятся в действие и становятся объектом выполнения и мониторинга соблюдения на срок их действия, а после окончания этого срока действия выводятся из обращения.

Предусмотрены следующие виды внутренних нормативных документов положение, порядок, или регламент, инструкция Нормативные документы определяют общие правила и формы осуществления определенных видов деятельности, взаимодействие подразделений банка, характеристики банковских продуктов к услуг, распределение ролей участников и последовательность осуществления отдельных процессов и операций.

В проведении работ по разработке, согласованию, утверждению и внесению изменений во внутренние нормативные документы участвуют руководство банка, руководители управлений и различные подразделения по направлениям, отнесенным к компетенции их деятельности. Внутренние нормативные документы вводятся в действие приказами или распоряжениями по банку.

Разработка нормативных документов требует совместной работы опытных специалистов из различных департаментов банка, юристов и специалистов по формулированию процедур .Эта работа может занимать длительное время и включать в себя повторяющийся процесс составления и пересмотра вариантов текста .Сначала готовится первоначальный проект текста, который нередко основан на соответствующей аналитической работе Затем проект документа раздается для замечании и комментариев внутренним и внешним экспертам Наконец, текст документа направляется на комментарии и утверждение в соответствующие подразделения и руководству банка.

Нормативная база банка может представлять собой архив бумаж­ных документов, документы также могут храниться в электронном виде в файловой системе, что само по себе чрезвычайно ненадежно и неэффективно Следствием этого является длительный цикл создания, согласования, пересмотра, утверждения и распространения нормативных документов.

Раздел 6: Программное обеспечение

На примере ПО рассмотрим разработку компании IBM Lotus Software приложение «Lotus Notes»

IBM Lotus — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware), содержащий в себе средства электронной почти, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия.

Привычные реляционные СУБД ориентированы на обработку информации, структура которой жестко описана моделью данных, отражающей четко очерченную предметную область. Например, в системе складского учета наличие товара на складе может быть представлено связью между словарями товаров и мест хранения. Такой подход удобен при обработке транзакций и составлении разнообразных отчетов, но он очень далек от конструкции документа, рассмотренной в начале статьи. Компенсировать различия приходится разработчикам систем, а платить за эту работу - заказчикам.

Система Notes основана на конструкции документа и изначально ориентирована на обработку слабоструктурированной информации. В Notes вся информация хранится в виде документов, напоминающих заполненные бланки. Поля документов могут содержать разнообразные данные от чисел, дат, денежных сумм и ключевых слов до вычисляемых формул и отформатированных текстов, содержащих таблицы, изображения, ссылки на другие документы, встроенные объекты OLE 2 и присоединенные файлы.

Документы как в папках хранятся в базах данных, которые называются приложениями Notes. Средства каталогизации документов позволяют снабдить приложения индексами для систематического поиска документов. С помощью встроенного механизма полнотекстового поиска нужную информацию можно найти по приблизительному запросу, причем в поиск вовлечены и чужеродные данные в объектах OLE 2 и присоединенных файлах. В документе могут быть ссылки на другие документы, находящиеся в том же или в других приложениях, что позволяет задавать произвольные смысловые связи и создавать гипертексты. В приложениях Notes хранятся не только сами документы, но и бланки, используемые для их создания и корректировки, а также правила каталогизации документов и регламенты обработки различных событий, например нажатия кнопки, создания или удаления документа или истечения временного интервала.

 Пользователи могут самостоятельно создавать каталоги документов и задавать простейшие регламенты, например сортировку и переадресацию входящей почты в зависимости от адреса отправителя и содержимого других полей. Но события и регламенты позволяют решать гораздо более сложные задачи, в частности организовать процедуры делопроизводства или управлять бизнес-процессами.