12 Сущность двойной записи на счетах

Данные о каждой хозяйственной операции записываются на счетах бухгалтерского учета одновременно по дебету одного счета и кредиту другого счета в одинаковой сумме – это называется двойной записью .

Двойная запись обеспечивает взаимосвязанное отражение хозяйственных операций организации, а также имеет большое значение для контроля, так как сумма оборотов по дебету всех открытых счетов должна быть равна сумме оборотов по кредиту этих счетов. Если такого равенства нет, это свидетельствует об ошибке при отражении операций.

Указание дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой операции называется бухгалтерской проводкой.

Составить бухгалтерскую проводку  значит указать на какую сторону каких счетов записать сумму операции.

Взаимная связь между счетами, возникающая при двойной записи, называется корреспонденцией счетов , а счета, между которыми возни кает такая связь, называют корреспондирующими счетами.

Различают бухгалтерские проводки простые , в которых корреспондируют только два счета – один по дебету, другой по кредиту, и сложные , в которых один счет корреспондирует с несколькими счетами – один счет дебетуется, а несколько кредитуются на сумму хозяйственной операции, и наоборот.

13 Счета бухгалтерского учета

В процессе работы предприятия необходимо вести текущий учет состояния имущества предприятия, источников формирования этого имущества, а также учет различных хозяйственных операций. Способом ведения такого учета являются бухгалтерские счета. Счета более удобны для текущего учета, чем баланс предприятия, потому что они не столь трудоемки.

Счета и двойная запись - счета бухгалтерского учета предназначены для группировки и текущего учета однородных хозяйственных операций. На каждый вид хозяйственных средств и их источников открывается отдельный счет. Строение счетов, независимо от их вида, одинаково - это таблица двусторонней формы, левая сторона которой есть дебет, а правая - кредит. Для большинства счетов характерно наличие остатков (сальдо) на начало месяца и на конец месяца и оборотов за месяц по дебету и кредиту. Необходимо помнить, что при одинаковом построении счетов назначение сторон (дебета и кредита) в активных и пассивных счетах различно.

Структура бухгалтерского счета довольно проста. Счет состоит из трех основных элементов:

1) Номер и наименование счета.

2) Сторона дебета.

3) Сторона кредита.

В зависимости от вида объекта наблюдения счета делятся на активные и пассивные. Свои название они получили от названия сторон баланса и отражают их содержание. Так активные счета предназначены для учета хозяйственных средств по их составу и размещению, пассивные - для учета источников хозяйственных средств по их целевому назначению. На активных счетах отражается имущество предприятия, а на пассивных отражаются обязательства организации (способы формирования этого имущества). Например, к активным счетам можно отнести счета «Основные средства», «Касса», «Материалы», а к пассивным счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Уставный капитал», «Резервный капитал» и другие.

Запись на счетах начинается отражением начального остатка (начального сальдо). На активных счетах этот остаток записывается в дебет, на пассивных - в кредит. Затем на счетах записываются все операции, приводящие к изменению остатка. Операции, увеличивающие остаток, записываются на стороне остатка, уменьшающие - на противоположной стороне. То есть на активных счетах увеличение отражают по дебету, уменьшение - по кредиту. На пассивных счетах наоборот, увеличение отражают по кредиту, уменьшение - по дебету. Если сложить суммы всех операций, записанных на сторонах счета, то получаются обороты. Итоговая сумма, записанная по дебету счета, называется дебетовым оборотом, по кредиту счета - кредитовым. При подсчете оборотов начальный остаток не учитывается. Конечный остаток (конечное сальдо) счета определяют, прибавляя к начальному остатку оборот по той же стороне счета, на которой находится начальный остаток, и вычитая оборот по противоположной стороне. Например, при определении конечного остатка на активном счете нужно сложить начальный остаток с дебетовым оборотом и вычесть кредитовый оборот. Конечный остаток (возможно, его не будет) записывается на той же стороне счета, что и начальный. Если первоначального остатка не было, то сальдо на конец отчетного периода находят вычитанием из большего оборота меньшего. Остаток записывают на той стороне счета, на которой была отражена сумма большего оборота.

Помимо счетов для учета имущества организации (активных) и источников его формирования (пассивных), в бухгалтерском учете существуют также счета, на которых одновременно отражаются и имущество, и источники его формирования. Такие счета называются активно-пассивными.

Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (либо с дебетовым, либо с кредитовым) и с развернутым (и дебетовым, и кредитовым одновременно). Например, если на счете «Прибыли и убытки» дебетовый оборот превышает кредитовый, то конечное сальдо будет записано на дебете счета (это означает, что предприятие в данном отчетном периоде получило убыток). Если же наоборот, расходы предприятия были меньше его доходов (получена прибыль), то на счете «Прибыли и убытки» кредитовый оборот будет больше дебетового и соответственно, конечное сальдо на этом счете будет отражено по кредиту (прибыль является источником формирования имущества и отражается в пассиве баланса). Из этого можно сделать вывод, что счет «Прибыли и убытки» является активно-пассивным с односторонним сальдо.

В качестве примера активно-пассивного счета с развернутым сальдо можно привести счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сальдо по дебету этого счета отражает дебиторскую задолженность, сальдо по кредиту - кредиторскую задолженность. Записи на дебете могут иметь разное значение - либо увеличение дебиторской задолженности, либо уменьшение кредиторской. На кредите отражается либо увеличение кредиторской задолженности, либо уменьшение дебиторской.

Для учета материальных ценностей пользуются счетом другой формы, в который помимо денежных измерителей вносят натуральные показатели. Такая форма применяется в основном на аналитических счетах.

Аналитические - счета, которые используются для детальной характеристики объекта наблюдения. Они открываются в развитие каждого синтетического счета.

Счета, на которых имущество организации, ее обязательства и хозяйственные процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими. Например, это счета «Основные средства», «Расчеты по оплате труда» и др. Учет, осуществляемый на синтетических счетах, называется синтетическим. Он ведется только в денежном выражении. Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также контроля над сохранностью собственности обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств, необходимо иметь сведения о каждом объекте основных средств в отдельности (здание, оборудование, машины и т.п.); чтобы иметь полное представление о расчетах с персоналом по оплате труда, нужно знать подробности расчетов с каждым сотрудником в отдельности (Петров, Сидоров и т.д.). Для получения подробных, расчлененных, аналитических данных об объектах бухгалтерского учета, применяют аналитические счета. Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду имущества, обязательств организаций и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических счетах, также называется аналитическим.

Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду имущества, источнику формирования имущества, хозяйственной операции. Например, к синтетическому счету «Материалы» могут быть открыты аналитические счета «Бензин», «Солярка» и т.п. В этом случае аналитические счета будут показывать движение каждого материала в отдельности. Очевидно, что при этом будут выполняться следующие условия. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов аналитических счетов будут соответственно равны дебетовому и кредитовому обороту объединяющего их синтетического счета. Сумма начальных остатков аналитических счетов будет равна начальному остатку объединяющего их синтетического счета. То же самое можно сказать и о конечных сальдо.

Данное тождество обусловлено тем, что суммы по каждой операции в отчетном периоде по аналитическим счетам отражаются на той же стороне, что и на синтетическом. Итог этих сумм, отраженный по каждой операции на аналитических счетах, всегда равен итогу на общую сумму, отраженную по той или иной операции обобщающего их синтетического счета.

Равенство конечных остатков по аналитическим счетам с конечным остатком синтетического счета «Материалы» вызвано тем же, что и равенство начальных остатков. Совпадение всех сумм вполне логично, поскольку одновременно осуществлялись параллельные записи в аналитических и синтетических счетах. Разница состоит лишь в том, что в аналитических счетах начальные и конечные остатки, а также движение по этим счетам в отчетном периоде отражались в развернутом виде как в натуральном показателе с указанием цены за единицу, так и по стоимости. В синтетическом же счете, как остатки, так и операции показаны общим итогом в денежной оценке. Такая методология учета характерна почти для всех аналитических и синтетических счетов, затрагивающих наличие и движение хозяйственных средств. Счета источников хозяйственных средств, характеризующий собственный и заемный капитал, и в синтетическом, и в аналитическом учете ведутся в денежном выражении.

Исключение касается той части хозяйственных средств и источников их образования, которая выражена в иностранной валюте. В таком случае возникает необходимость пересчета выраженной в этой валюте стоимости имущества и обязательств в рубли. В аналитическом и синтетическом учете ведется параллельный их учет раздельно по каждому направлению иностранной валюты с пересчетом в рубли. Для целей бухгалтерского учета пересчет в рубли производится по курсу Центрального Банка Российской федерации, действующему на дату совершения хозяйственной операции в иностранной валюте.

Главный вывод, который можно сделать из взаимосвязи аналитических и синтетических счетов формулируется так: начальные и конечные остатки, равно как и обороты по дебету и по кредиту аналитических счетов должны быть соответственно равны начальному и конечному остатку, а также обороту по дебету и по кредиту объединяющего их синтетического счета. Не все синтетические счета требуют ведения аналитического учета. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми (счета «Касса», «Расчетный счет» и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными (счета «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Основные средства» и др.). Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп. Например, для синтетического счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» открываются аналитические счета для ведения расчетов с каждым работником в отдельности.

Однако такое простое построение аналитического учета не всегда удобно. Для объединения аналитических счетов в группы используются так называемые субсчета. Субсчета являются объединением нескольких аналитических счетов, но в то же самое время сами объединены одним синтетическим счетом. Таким образом, субсчет является промежуточным звеном между синтетическими и аналитическими счетами.

Например, к счету «Товары» открываются 5 субсчетов:

1) товары на складах

2) товары в розничной торговле

3) тара под товаром и порожняя

4) покупные изделия

5) товары, переданные в переработку

Субсчета относятся к счетам второго порядка. Данные в них также представлены в денежном измерителе, ибо они содержат хотя и более подробную информацию относительно синтетического счета, в развитие которого они открыты, тем не менее, включают наименования, имеющие разные объекты учета определенной степени обобщения и единицы измерения.

Например, в составе субсчета 4 «Тара и тарные материалы» синтетического счета «Материалы» представлены мешки в штуках, бочки в литрах (исходя из емкости) и т. п. Аналитические счета рассматриваются в учете как счета третьего, четвертого и т. д. порядков. Перечень субсчетов, исходя из их соподчиненности по отношению к синтетическому счету, не является обязательным. Данный перечень указывает лишь направления, в которых должна осуществляться группировка данных аналитического учета. Каждое предприятия применяет их, исходя из производственной необходимости, определенной своей учетной политикой. Важно только, чтобы оно соблюдало общие методологические принципы при ведении аналитических счетов и субсчетов с целью получения сводных показателей.

Таким образом, в процессе ведения бухгалтерского учета, независимо от способа обработки, группировки, обобщения данных и получения информации, учетные записи могут осуществляться как по полной схеме: синтетические счета А субсчета a аналитические счета, так и в любой их комбинации.

В заключение данного раздела необходимо рассказать о методе двойной записи или принципе двойственности. Сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды (по дебету одного счета и по кредиту другого счета), что и называется двойной записью. Она обеспечивает взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете. Кроме того, ее использование имеет большое контрольное значение, так как требует обязательной сбалансированности (равенства) итогов записи на счетах. Это осуществляется по окончании каждого отчетного периода, когда подсчитываются суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов независимо от их вида. Они должны быть между собой равны. Неравенство соответствует об ошибки, допущенной в записях или подсчетах. Взаимная связь между счетами, отражающими данную операцию называется, корреспонденцией счетов, а счета, между которыми возникает эта связь, называются корреспондирующими счетами. Для составления правильной корреспонденции счетов необходимо знать, что все хозяйственные операции делятся на четыре вида. Например, если подотчетным лицом были приобретены материалы, то эта операция будет отражена на дебете счета «Материалы» и на кредите счета «Расчеты с подотчетными лицами». Взаимосвязь двух счетов при отражении одной финансовой операции называется корреспонденцией счетов (бухгалтерской проводкой).

При совершении бухгалтерской проводки (корреспонденции счетов) выполняются следующие правила:

1) Каждая запись по дебету какого-либо счета корреспондирует с записью по кредиту другого счета на ту же сумму;

2) Каждая запись по кредиту какого-либо счета корреспондирует с записью по дебету другого счета на ту же сумму;

3) Однородные операции изменяют одну и ту же пару счетов.

14 Классификация счетов бухгалтерского учета

В зависимости от экономического содержания, смысла, познания, структурные счета делятся на соответствующие группы (классифицируются).

Классификация счетов бухгалтерского учета - это система счетов, объединенных в группы по наиболее существенному признаку (экономическому смыслу, назначению, структуры).

Классификация счетов по экономическому смыслу объединяет счета, имеющие экономическую однородность объектов учета.

По экономическому содержанию счета делятся на 3 группы:

1я - счета хозяйственных средств;

2я - счета хозяйственных процессов;

Зя - счета источников хозяйственных средств и финансовых результатов.

Счета хозяйственных средств аккумулируют информацию о составе и размещении имущества организации движении денежных средств, финансовых вложений и средств в расчетах.

Первая группа счетов подразделяется на счета:

 Денежных средств и финансовых активов (50, 51, 52, 55, 57, 58);

 Средств в расчетах (60, 62, 71, 73, 76);

 Оборотных средств (10, 14,41,43);

 Нематериальных активов (04, 05);

 Основных средств (01, 02, 03, 07, 08).

Схема хозяйственных процессов отражает информацию о процессах реализации готовой продукции (работ и услуг), заготовление материальных ценностей. Вторая группа включает следующие счета процессов:

 Процесса реализации (90);

 Процесса производства (20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 44, 46);

 Процесса заготовления (11, 15, 16).

Счета источников хозяйственных средств и финансовых результатов это счета, которые отражают состав и движение собственных и заемных средств, результаты финансово хозяйственной деятельности организации.

Счета источников хозяйственных средств подразделяются на:

 Счета заемных источников формирования имущества;

 Счета собственных источников формирования имущества;

В свою очередь, счета заемных источников формирования делятся на:

 Обязательства по распределению (68, 69, 70);

 Обязательства организации (60, 62, 66, 67, 76).

Счета собственных источников формирования имущества формируются из:

 Счета прибылей и убытков (80);

 Счетов бюджетного финансирования (86, 98);

 Счетов капитала, фондов и резервов (63, 80, 82, 83, 9);

 Счета финансовых результатов включают в себя счета 84, 91, 99.

Построение классификации счетов по экономическому содержанию связано с производством готовой продукции и каждой его стадий.

Существует еще одна классификация счетов по экономическому признаку - деление счетов на активные, пассивные и активно-пассивные.

Активный счет - Это счет, на котором отражается учет хозяйственных средств (имущества) предприятия.

Активные счета располагаются в активе баланса.

Пассивный счет - Это счет, на котором отражается движение источников хозяйственных средств предприятия.

Пассивные счета располагаются в пассиве баланса.

Активно-пассивные счета - Это счета, на которых одновременно отражаются движение имущества и источников в виде дебиторской и кредиторской задолжности. На активно-пассивных счетах учитываются два объекта: один относится к активам, другой - к обязательствам (пассивам).

15 Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции. Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Классификация документов

Все хозяйственные операции должны производится с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:    • по назначению:       - распорядительные - содержат распоряжения, разрешение, указание на проведение хоз.операции (доверенность);       - оправдательные - составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение (накладные, акты);       - комбинированные - сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходный кассовый ордер);       - бухгалтерского оформления - заполняются в учетных целях для облегчения и ускорения работы (справки, расчеты);    • по содержанию хозяйственных операций:       - материальные - отражают движение товарно-материальных ценностей;       - расчетные - по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам;       - денежные - по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами;    • по объему отраженных в них операций:       - первичные - составляются в момент совершения операции;       - сводные - для обобщения учетной информации из первичных документов;    • по способу использования:       - разовые - для отражения одной или нескольких однородных хоз.операций, совершаемых одновременно;       - накопительные - для регистрации и накопления однородных хоз.операций, совершаемых в разное время;    • по числу учитываемых операций:       - однострочные - содержат одну операцию;       - многосрочные - содержат две или более операций;    • по месту составления:       - внутренние - для оформления внутренних документов;       - внешние - поступают от других организаций;    • по способу заполнения:       - вручную;       - автоматизированно.

Унифицированные формы первичной учетной документации

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 "О первичных учетных документах" Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческий документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы. В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденные Госкомстатом России унифицированных форм первичной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускаются. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должна быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и содержать следующие реквизиты:    • наименование документа (формы);    • код формы;    • дата составления;    • содержание хозяйственной операции;    • измерители хозяйственных операций (в натуральном и денежном выражении);    • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;    • личные подписи и их расшифровки.

Право подписи первичных документов

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно по окончании операции. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. Без подписи уполномоченных лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными документами обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договора и т.п. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет полную ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них

Проверка первичны документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию подлежат обязательной проверке:   - по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);   - по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);   - подсчета сумм (правильность произведенных вычислений). При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договора, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и др. Ошибки, выявленные в результате проверке, можно разделить на несколько групп:    • по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники;    • по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;    • по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается! Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских документов), исправляются следующим образом:

1. зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

2. надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

3. на полях соответствующей строчки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются! Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

— использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике; — отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов; — отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи на первичных документах; — не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; — наличие подчисток и помарок в документах; — нарушение правила исправления ошибок в документах; — исправления в кассовых документах; — записи простым карандашом; — отсутствие прочерков в свободных строках; — отсутствие штампа или записи "оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и     расходным кассовым ордерам; — арифметические ошибки при таксировке документа.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно ст.17 Закона о бухгалтерском учете в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

Индекс дела	Наименование дела	Количество дел в папке	Срок хранения	Примечания

Первичные документы до передачи их в архив должны хранится в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатной заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы. Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой. В соответствии с п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105, руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, - главного инженера, начальника службы безопасности и т.п. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором необходимо указать причины утраты документов, описать место, которое исследовалось, характер внешних причин. У лиц, ответственных за сохранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др.), необходимо получить письменное объяснения. К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель организации.

16 Оценка хозяйственных средств — способ выразить их в денежном измерении. От правильности оценки зависит объективность характеристики ресурсов организации, а также точность определения финансовых результатов деятельности.

Искажение величины затрат на производство и реализация продукции ведет к неправильному подсчету размера прибыли. Способы оценки имущества, поступающего в собственность организации, определяются «Законом о бухгалтерском учете». В соответствии с ним выделяетсятри способа оценки имущества в зависимости от источника поступления: приобретение имущества, его производство и безвозмездное получение. 1. Имущество, приобретенное организацией за плату, отражается в бухгалтерском учете и отчетности по фактической себестоимости приобретения. В ее состав входят затраты на приобретение самого объекта имущества, расходы на его транспортировку силами сторонних организаций, стоимость услуг снабженческих, внешнеэкономических организаций, а также таможенные пошлины и иные аналогичные платежи. 2. Имущество, произведенное в самой организации, отражается в бухгалтерском учете и отчетности по фактической себестоимости его изготовления. Под стоимостью изготовления понимаются фактически произведенные расходы, связанные с использованием в процессе производства продукции (работ, услуг) основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и других затрат, имеющих отношение к объекту производства. 3. Имущество, полученное организацией безвозмездно, отражается в бухгалтерском учете и отчетности по рыночной стоимости на дату оприходования. Определение рыночной цены объекта осуществляется по документально подтвержденным данным или экспертным путем. В текущем бухгалтерском учете оценка объектов по фактической себестоимости практически невозможна, так как полную информацию о кругообороте имущества организации можно получить только по истечении отчетного периода. В то же времятекущий учет необходимо вести повседневно. Это обстоятельство вызывает необходимость разработки различных условных способов оценки, обеспечивающих ведение текущего учета. Так, например, основные средства учитываются по фактической себестоимости их приобретения, т. е. по первоначальной стоимости. Их же амортизация в процессе эксплуатации учитывается отдельно. Поэтому только сопоставление первоначальной стоимости объекта основных средств и сумм начисленной амортизации по нему даст реальную оценку объекта основных средств на конкретный момент. Для текущего учета расхода материалов могут применяться способы оценки (учетные цены), в основе которых лежат внутрихозяйственные стоимостные нормативы. По истечении отчетного периода учетные цены на израсходованные материалы с помощью специального расчета доводят до уровня их фактической себестоимости. Таким образом, независимо от того, какие способы оценки объектов бухгалтерского учета выбраны в данной организации, в их основе лежит реальность стоимости учитываемого объекта. 18 Себестоимость продукции - это производственные затраты на произведенную, но не проданную продукцию, т.е. как бы материализованные затраты, поэтому их можно инвентаризовать. Они включают три элемента производственных затрат: основные материалы, прямые расходы на оплату труда, общезаводские накладные расходы. Они представлены запасами материалов, объемом незавершенного производства и остатками готовой продукции. При этом расходы ресурсов относятся к тому же отчетному периоду, в котором эти ресурсы возникают. Затраты на их формирование считаются неизрасходованными затратами, поскольку они являются активами фирмы, которые принесут выгоду в будущих периодах. Под калькулированием себестоимости понимается исчисление себестоимости произведенной продукции, выполненных работ и оказанных услуг. В планировании, учете и анализе себестоимости отдельных видов продукции определяющими являются плановая, нормативная, фактическая и хозрасчетная себестоимость. Объект калькулирования - это продукт производства данного предприятия, его подразделений, технологических фаз, стадий, т.е. продукция разной степени готовности. Измерителем объекта калькулирования является калькуляционная единица, которая для готовой продукции обычно совпадает с единицей измерения, принятой в стандартах или технических условиях на соответствующий вид продукции. Для промежуточных продуктов, продукции подразделений и технологических переделов применяются условные калькуляционные единицы. Для исчисления себестоимости отдельных видов продукции затраты предприятия группируются и учитываются по статьям калькуляции. Основными положениями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных  предприятиях установлена типовая группировка затрат, которую можно представить в следующем виде: 1.Сырье и материалы.2.Возвратные отходы (вычитаются).3.Покупные изделия, полуфабрикаты и услуги производственного характера сторонних предприятий и организаций.4.Топливо и энергия на технологические цели.5.Заработная плата производственных рабочих.6.Отчисления на социальные нужды.7.Расходы на подготовку и освоение производства.8.Общепроизводственные расходы.9.Общехозяйственные расходы.10.Потери от брака.11.Прочие производственные расходы.12.Коммерческие расходы. 19 Классификация затрат Наличие подробной информации о затратах дает возможность: установить цену изделий, услуг, оценить экономичность процессов, эффективность использования ресурсов отдельными подразделениями, значимость заказчиков с точки зрения их вклада в прибыль предприятия.  В зависимости от целей, для которых используется информация о затратах, их можно классифицировать по трем направлениям Согласно первому направлению классификации, для определения себестоимости и финансовых результатов деятельности предприятия затраты можно разделить так:  Прямые затраты - это те, которые непосредственно связаны с процессом производства или реализации продукции предприятием. Этот вид затрат может быть легко отнесен к определенному виду продукта. К прямым затратам относятся:  - сырьё и материалы - комплектующие;  - основная заработная плата рабочих;  - другие.  Косвенные затраты связаны с работой предприятия или его подразделением в целом, либо с производством нескольких видов продукции, их нельзя непосредственно отнести на себестоимость конкретного вида продукции. К косвенным затратам относят:  - отопление и освещение;  - оплату труда менеджеров;  - амортизация;  - другие.  Таблица 1.1. Классификация затрат по направлениям:    Затраты на продукцию - это затраты, связанные с производством продукции или с приобретением товаров для реализации, в частности:  - Прямые материалы;  - Прямая заработная плата;  - Покупная стоимость товаров для реализации;  Этот вид затрат причисляют к производственной себестоимости продукции Затраты периода - это затраты, которые прямо не связаны с изготовлением конкретного товара, а относятся к тому периоду, в котором они возникли. В затраты периода входят:  - Административные;  - Сбытовые;  - Маркетинговые;  - Амортизация зданий.  В зависимости от цели расчета себестоимости различают классификацию затрат по экономическим элементам затрат и по калькуляционным статьям расходов.  Группировка затрат по экономическим элементам необходимо для анализа финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия. Оно показывает, что потрачено и сколько, не указывая конкретно, на какие нужды, то есть устанавливают общую сумму затрат на предприятии, но не конкретизируют направление затрат непосредственно на производство конкретного вида продукции.  Элементы затрат:  - Материальные затраты;  - Затраты на оплату труда;  - Отчисления на социальные мероприятия;  - Амортизационные отчисления;  - Остальные затрат.  Для расчета себестоимости единицы определенного вида продукции используют классификацию по калькуляционным статьям расходов. Такой вид классификации отражают целевые направления использования ресурсов и конкретные затраты предприятия на изготовление и реализацию единицы определенного вида продукции.  Статьи затрат:  - Сырье и материалы;  - Отходы, которые возвращаются в производство;  - Полуфабрикаты и услуги;  - Топливо и энергия на технологические цели;  - Основная заработная плата производственных рабочих;  - Дополнительная заработная плата;  - Отчисления на социальное страхование;  - Специальные отчисления;  - Затраты на содержание и эксплуатацию оборудования;  - Общепроизводственные;  - Остальные.  Кроме того, расходы можно классифицировать на те, которые включают в себестоимость, и те, которые не включают. По закону «О налогообложении прибыли предприятий»:  Классификация затрат для принятия управленческих решений предполагает такое их толкование:  Распределение затрат на постоянные и переменные осуществляется по признаку зависимости с изменением объема производства или продажи продукции.  Постоянные затраты - это затраты, сумма которых не меняется при изменении объемов производства. Постоянные затраты предприятия есть даже тогда, когда временно не выпускает продукцию. К ним относятся:  - Амортизация;  - Арендная плата;  - Отопление;  - Освещение;  - Административные затраты.  Переменные - это затраты, общая сумма которых изменяется пропорционально изменению объемов производства. В них входят:  - Сырье и материалы;  - Комплектующие;  - Заработная плата производственных рабочих;  - Топливо и энергия на технологические нужды;  - Другие.  Пример распределения постоянных затрат (Таблица 1.2.)  Рис. 1.1. Постоянные затраты на объем и на единицу продукции.    Пример распределения переменных затрат (Таблица 1.3.)    Рис. 1.2. Переменные затраты на объем и единицу продукции.  Сумма постоянных и переменных затрат составляет валовые затраты предприятия Рис. 1.3. Валовые затраты на изготовление продукции Кроме того валовые затраты на изготовление продукции можно разделить на операционные и дополнительно административные.  Таблица 1.4.    Соотношение прямых-косвенных и постоянных-переменных затрат на рис 1.4   К тому же у предприятия могут возникать затраты, которые трудно отнести полностью к постоянным или переменным. Такие затраты называются смешанными и их делят по специальным методам на постоянные и переменные.  Пример. Предприятие производит и самостоятельно доставляет продукцию потребителям. Затраты на доставку являются смешанными и характеризуются следующими данными Распределение смешанных затрат табл. 1.5   Разделение смешанных затрат на постоянные и смешанные осуществим методом «максимум-минимум». Для того определим максимум и минимум количества перевозимой продукции и затрат на ее доставку и определим разницу показателей. Далее найдем коэффициенты переменных затрат, а также долю постоянных затрат в их общей сумме.  Коэффициент смешанных затрат = 80000/60000 = 1,33 Доля постоянных затрат = максимальные затраты - минимальные затраты 140000 - (100000 * 1,33) = 7000 Кроме того, затраты согласно второму направлению классификации подразделяются на:  - Релевантные и нерелевантные;  - Маржинальные (предельные);  - Дифференциальные (приростные);v - Альтернативные.  Нерелевантные затраты - это затраты предприятия независимо от принятия управленческого решения.  Релевантные - затраты, которые зависят от принятия управленческих решений.  Пример Руководство предприятия стоит перед выбором: изготовить деталь на предприятии или купить? Себестоимость изготовления изделия составит:  Переменные затраты - 120 Постоянные - 20  Вместе - 140 Деталь можно купить за 125. Какое решение следует выбрать?  Цена поставщика - релевантные затраты Постоянные затраты - нерелевантные Увеличивая количество выпущенной продукции до определенного предела, средние затраты на изготовление единицы продукции уменьшаются, а по достижении некой точки минимума начинают увеличиваться.  Определение предельных затрат табл. 1.6   Маржинальные затраты (предельные) - это затраты на изготовление каждой последующей единицы продукции.  Дифференциальные (приростные) - затраты, которые составляют разницу между альтернативными решениями.  Альтернативные затраты - это упущенная выгода, когда выбор или принятие одного решения требует отказаться от другого (альтернативного решения).  Классификация затрат согласно третьему направлению «Для контроля и регулирования» содержит два вида затрат: контролируемые и неконтролируемые.  Контролируемые и неконтролируемые затраты различают для планирования работы структурных подразделений предприятия.  Контролируемые - это затраты, которые управленцы на предприятии могут контролировать или существенно влиять на них.  Неконтролируемые - это затраты, на которые управленцы предприятия не могут влиять и не могут контролировать их.