21Основные реквизиты, порядок оформления, обработка, сроки хранения первичных документов.

Обязательные реквизиты первичных документов:

перечислены в статьe 9 Закона О бухгалтерском учете:

название документа (фоpмы);

дата составления документа;

место составления документа;

название предприятия, oт имeни которогo составлен документ;

содержание и объём хозяйственнoй операции, единица измерения хозяйственнoй операции;

должности лиц, ответственных зa осуществление хозяйственной операции и правильноcть её оформления;

личная подпись или другиe данные, которые дают возможноcть идентифицировать лицо, которое принималo участие в осуществлeнии хозяйственной операции.

Согласнo п. 138.2 Налогового кодекса : "Расходы, учитываемыe для определения объекта налогообложения, признаютcя на основании первичных документов, которыe подтверждают осуществление налогоплательщиком расходов, обязательноcть ведения и хранения которыx предусмотренa правилами ведения бухгалтерского учета, ..."

Если бумага, на основании которой вы отразили свои расходы не содержит ВСЕ обязательные реквизиты первичного документа, то при проверке можете ожидать, что эти затраты будут указаны в акте проверки как безосновательно отнесенные. Кроме того НДС по этим затратам тоже постараются исключить из налогового кредита. Высший административный суд Украины уже принял по этому поводу позицию налоговой службы, поэтому шансы отстоять свою правоту в этом случае у вас совсем призрачные.

Порядок оформления первичных документов:

Все бухгалтерские операции оформляются оправдательными первичными документами. От того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п.13) перечень обязательных реквизитов дополнен следующими пунктами:

8) код формы документа;

9) расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Необходимо подчеркнуть, что указанные реквизиты должны содержать те документы, по которым отсутствуют унифицированные формы и которые составляются организацией самостоятельно или принимаются к учету от контрагентов.

При этом, согласно пункту 3 статьи 6 Закона "О бухгалтерском учете", формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, утверждаются приказом или распоряжением руководителя в составе учетной политики организации.

Остановимся кратко на каждом из обязательных реквизитов. Отметим, что унифицированные формы содержат все обязательные реквизиты, и предприятию только необходимо оформить их с максимальной полнотой.

Бухгалтерская обработка первичных документов:

Проверенные первичные документы подлежат обработке, которая состоит их следующих этапов:

таксировка;

группировка;

контировка;

гашение.

Таксировка - проведение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в поступающих документах, так как некоторые поступающие в бухгалтерию документы имеют натуральные показатели. При таксировке документов указывают цены и сумму.

Т.е. таксировка - перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Если в документах указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то количество умножают на стоимость единицы времени. Например, начисление заработной платы по табелям отработанного времени.

Группировка - это подбор документов по определенным признакам, Отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные Операции (по кассе, расчетному счету и др.).

Цель группировки - получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Например, документы по движению материалов могут группироваться по приходу и расходу каждого номенклатурного номера; кассовые документы - по целевому поступлению и расходованию денег и т.п.

Группировку документов производят в специальных накопительных или группировочных ведомостях.

Накопительные ведомости заполняют по мере поступления первичных учетных документов в бухгалтерию. В конце отчетного периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям. Группировочные ведомости составляются для систематизации сведений о хозяйственных операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Их заполняют единовременно, занося данные из уже подобранных по определенному признаку документов.

Контировка - указание в первичных и сводных документах номеров бухгалтерских счетов, на которых по дебету и кредиту должна быть отражена сумма хозяйственной операции. Для этих целей во многих первичных учетных документах отводится специальное место (в авансовом отчете, приходном и расходном кассовых ордерах, кассовой книге и др.).Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в его конце.

Т.е. контировка - это принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм на документах.

Гашение - отметка на документах об их использовании путем проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений.

Хранение бухгалтерских документов:

Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17).