20Документация как элемент метода бухгалтерского учета, ее сущность и значение. Виды документов, их классификация.

Одной из наиболее существенных особенностей бухгалтерского учета, как ранее было указано, является сплошное и непрерывное отражение всех хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации, являющейся источником всей учетной информации. Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Данные, содержащиеся в документах, служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

Обеспечивая осуществление первичного наблюдения за хозяйственными операциями и будучи обязательным условием их отражения на счетах, документация является составным элементом метода бухгалтерского учета.

Как элемент метода бухгалтерского учета документация — это способ сплошного а непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвовавших в совершении охватываемой им операции и тем самым подтверждающих, что она действительно имела место на предприятии.

В документах, являющихся основанием для бухгалтерских записей, содержатся сведения об уже закончившихся хозяйственных операциях. Многие из них имеют также данные, подтверждающие право соответствующих работников на выполнение охватываемых ими операций. Это право санкционируется лицом, ответственным за работу на данном участке.

Следовательно, бухгалтерский документ представляет собой Значение документации в хозяйственной работе предприятий не ограничивается тем, что она служит средством обоснования учетных записей. Она, помимо этого, имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения операций, т. е. применяются для руководства и управления хозяйством.

Посредством документации контролируется правильность совершенных операций, ведется текущий анализ выполняемой работы. Сведения, содержащиеся в документах, используются для обеспечения выполнения плана и принятия мер по улучшению деятельности предприятия. Следовательно, документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Особое значение имеет документация в борьбе за сохранность социалистической собственности. При помощи документов наблюдают за действиями материально ответственных лиц, проверяют обоснованность получения и выдачи ценностей, а также соблюдение законности при совершении операций. Документация позволяет вскрывать случаи хищения социалистической собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.

Документация используется для отражения хозяйственных операций и на капиталистических предприятиях. Однако там имеют место случаи, когда отдельные операции учитываются на основе устного распоряжения владельца соответствующего предприятия. Так отражаются в капиталистическом учете разного рода неблаговидные сделки, осуществляемые капиталистами—хозяевами предприятий с целью незаконного увеличения своих доходов.

Виды документов бухгалтерского учета:

1) по составу: а) входящие документы (поступившие в организацию); б) исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам) документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке; в) внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовивших их организации);

2) по назначению: а) распорядительные документы – содержат распоряжение, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя организации на совершение хозяйственных операций); б) исполнительные документы – удостоверяют факт совершения хозяйственных операций (акты приемки, документы о приемке от рабочих выработанной продукции) Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах (кладовщик, мастер); в) комбинированные документы – одновременно являются распорядительными и исполнительными (приходные и расходные кассовые ордера); г) документы бухгалтерского оформления – составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов (справки, бухгалтерская отчетность, расчеты резервов);

3) по длительности формирования: а) разовые – первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием; б) накопительные документы – составляются в течение определенного периода путем постоянного накапливания однородных хозяйственных операций;

4) по степени обобщения: а) первичные документы – составляются на каждую операцию в момент ее совершения (документы об отпуске материалов со склада, об отгрузке продукции покупателям); б) сводные документы – обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (расчетно-платежная ведомость работникам организации в целом).

Классификация бухгалтерских документов:

Бухгалтерские документы являются важным источником сведений о преступлениях против собственности и могут использоваться в качестве доказательств по уголовным делам. Большое значение в предупреждении, обнаружении и раскрытии хищений и должностных преступлений имеет знание работниками правоохранительных органов классификации документов.

Все документы на предприятии классифицируются по следующим признакам:

- по назначению они делятся на распорядительные (содержат информацию приказного характера: приказ, указ), оправдательные (содержат информацию исполнительного характера и бухгалтерского оформления: накладные, ведомости, справки, расчеты) и комбинированные (содержат информацию распорядительного и исполнительного характера: расходный кассовый ордер, авансовый отчет);

- по содержанию операции они делятся на материальные (приходный ордер по складу на оформление поступивших товарно- материальных ценностей), денежные (операции с денежными средствами: платежное поручение, приходные и расходные кассовые ордера) и расчетные (для производства расчетов с поставщиками и покупателями: счет-фактура);

- по порядку отражения операции они делятся на первичные {первичными называются документы, в которых регистрируется впервые совершенная хозяйственная операция: чек, кассовый ордер) и сводные (для обобщения информации по однотипным операциям на основании первичных документов: кассовый отчет, журналы-ордера);

- по способу охвата операции они делятся на разовые (чеки, платежные требования) и накопительные (лимитно-заборная карта);

- по количеству учитываемых позиций они делятся на одно строчные (документы, имеющие одну учетную позицию) и многострочные (расчетно-платежная ведомость);

- по месту составления они делятся на внутренние (составляются на самом предприятии: накладные, кассовые ордера) и внешние (один экземпляр составляется для себя, другой — для покупателей и других дебиторов: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные);

- по степени использования средств механизации они делятся на заполняемые на машинах полностью или частично (машинно-считываемые документы, дуаль-карты) и заполняемые ручным способом (чек, объявление на взнос наличными).