32. Общие этикетные нормы поведения в ситуациях служебного взаимодействия. Совещание. Увольнение. Степень лояльности сотрудника .Дарение подарков

Совещание. Важным элементом деловой культуры руководителя является соблюдение этикетных правил проведения совещания. Специалисты приводят следующие этикетные требования, предъявляемые в этом виде управленческой деятельности к современному менеджеру.

1. Соблюдение принципа пунктуальности, отступление от которого говорит о неуважении к сотрудникам.

2. Нормы этикета регламентируют используемые руководителем формы приветствия. Согласно первому, наиболее распространённому варианту, войдя в зал заседаний, руководитель должен поздороваться со всеми сразу словесным приветствием и кивком головы. Этот приём особенно предпочтителен, если в совещании принимает участие много людей. Во втором варианте этикет предписывает здороваться за руку с ближайшим или ближайшими заместителями, остальных руководитель приветствует кивком головы. В третьем варианте рекомендуется здороваться со всеми подряд по часовой стрелке, что используется в особых случаях, когда руководитель хочет продемонстрировать особое расположение к участникам совещания.

3. Проводя совещание, председательствующий по очереди предоставляет слово сотрудникам. Несмотря на наличие неформальных, дружеских отношений с кем-либо из участников совещания, в официальной обстановке он должен демонстрировать равное, одинаковое отношение ко всем участникам, обращаясь к ним на «вы».

4. Плохим тоном считается прерывать выступающего своими репликами и замечаниями. Если оратор выступает слишком долго и не по существу дела, можно воспользоваться вежливой формой напоминания о регламенте. Выждав паузу и назвав выступающего по имени отчеству, следует деликатно сказать ему о том, что время истекло или, что в его распоряжении осталась одна минута.

Сотрудникам, участвующим в совещании этикет предписывает:

1. Никогда не опаздывать на совещание. Если же это случилось, следует войти в помещение бесшумно, не хлопая дверью, тихо, не стуча каблуками, пройти к ближайшему свободному месту. Также не следует громко объяснять причину своего опоздания, — в случае необходимости это можно сделать после окончания совещания.

2. Во время совещания не принято переговариваться друг с другом, что создаёт шумовой фон и демонстрирует неуважение к выступающему.

3. Неприлично посматривать на часы, что воспринимается как отсутствие интереса к происходящему совещанию.

4. Если заранее известно, что необходимо будет покинуть совещание до его завершения, следует заранее об этом предупредить председательствующего. Если не удалось этого сделать, можно направить ему записку и тихо, стараясь не издавать шума и не привлекая внимание остальных, встать и уйти.

5. По окончании совещания первым встаёт председательствующий и только за ним — все остальные. Невежливо вскакивать при последних словах председательствующего, начинать громкие разговоры, с шумом покидать помещение.

6. Никогда не препираться друг с другом.

7. Каждый должен обращаться только к председателю⁵⁸.

Увольнение. Процедура увольнения может быть вызвана самыми различными причинами (сокращением штатов, реорганизацией учреждения, собственным желанием) и является одной из самых болезненных не только для увольняемого, но и также для коллектива и самого руководителя. Современная деловая культура в этой ситуации предполагает выполнение следующих норм этикета:

1. Никогда не следует начинать разговор о предстоящем увольнении перед выходными днями или праздниками.

2. Категорически не рекомендуется проводить подобный разговор прямо на рабочем месте увольняемого, в присутствии сослуживцев.

3. Беседа не должна продолжаться более 20 минут, т.к. в состоянии волнения сотрудник не сможет воспринять всех подробностей, объяснений и извинений, которыми руководитель попытается смягчить негативный психологический эффект.

4. Сообщение о предстоящем увольнении не должно передаваться через третьих лиц, о нём должен быть извещён только тот служащий, который подлежит увольнению⁵⁹.

Степень лояльности сотрудника. Современный этикет предполагает необходимость придерживаться определённой степени лояльности по отношению к своему учреждению и его руководству. С этих позиций считаются неэтичными выступления чиновника в средствах массовой информации с заявлениями, противоречащими политике государства или государственного органа, в котором он состоит. Если госслужащий не разделяет и не поддерживает эту политику, он должен покинуть государственную службу⁶⁰.

Дарение подарков. Дарение подарков в знак уважения, благодарности — одна из древнейших традиций любого народа. Вместе с тем эти традиции, преломляясь через современную систему служебных и деловых отношений, могут создавать сложные этические коллизии и проблемы, могут рассматриваться как способы недобросовестной конкуренции, оказания давления, нарушения закона, наконец, как явные и скрытые формы коррупции.

В странах Запада во многих коммерческих, финансовых учреждениях служащим и их ближайшим родственникам категорически запрещено в прямой или косвенной форме брать, принимать или получать вознаграждения, взятки, комиссионные, приглашения на развлекательные мероприятия, подарки или любые другие вознаграждения, кроме тех, что имеют чисто символическое значение, от любых лиц, фирм, учреждений или организаций, с которыми компания ведёт или собирается вести дела. Вручение подарков, предоставление льгот без особого разрешения руководства также рассматривается как грубейшее нарушение норм деловой этики и этикета.

Наиболее чувствительна проблема подкупа в форме подарков в сфере государственной службы. Поэтому, в частности, в этическом кодексе госслужащих США по этому поводу сказано: «Ни один выбранный или назначенный служащий государственного учреждения не имеет права принимать подарки от сотрудников какой бы то ни было корпорации, у которой данное государственное учреждение покупает услуги или которому оно их продаёт, или деятельность которого оно регулирует». В некоторых странах введены определённые ограничения на стоимость подарка, который имеет право принять или вручить государственный служащий. Правительственным служащим США на расходы для делового подарка выделяют 25 долларов. Президенту США запрещено принимать любые подарки стоимостью выше ста долларов.

Президент РФ как высшее государственное лицо получает подарки от представителей различных государств, привозит их практически из каждой командировки. Хотя Президент принимает подарки, они не являются его личной собственностью, и забрать их к себе домой он не имеет права. Президентскими дарами распоряжается служба протокола. В Кремле создан специальный подарочный фонд. В Архиве Президента хранятся и подарки Ельцина, а большая часть подарков Горбачёва находится в Гохране. Вместе с тем специального подзаконного акта о подарках главе государства у нас нет.

Этикет рекомендует избегать подношений чиновникам, служащим банков и другим должностным лицам, так как в этом случае граница между благодарностью, вежливостью и бестактностью и корыстью тонка и с точки зрения закона и с точки зрения хорошего тона. Подарок должен рассматриваться не как долг, как выполнение обязательств, а как материализация дружеских отношений, поэтому за ним не должен стоять какой-либо расчёт, умысел, корыстные цели, он не должен ставить в неловкое, обязывающее положение того, кому он предназначается. Правила хорошего тона предписывают оплачивать счёт старшему по должности, независимо от его пола.

1. Специалисты по этикету полагают, что служебных и деловых отношениях должен быть повод, мотив для дарения подарка, среди которых следует выделить наиболее традиционные и веские:

• в случае поздравления с днём рождения сотрудника, с вступлением его в брак, с рождением в его семье ребёнка;

• по случаю ухода сотрудника на пенсию, «круглой» даты его трудовой деятельности;

• в знак благодарности за сверхсрочную работу в неудобное для человека время или сжатые сроки; за бескорыстную добровольную помощь в служебной ситуации; за помощь в сопровождении по незнакомому городу;

• в знак извинения за какие-либо недоразумения, за невольно нанесённую обиду, причинённое неудобство;

• в знак сочувствия в связи с болезнью, в целях моральной поддержки в случаях возникших у сотрудника неприятностей по службе и т.д.

2. Подарок не должен быть дорогим, имея скорее символический характер. В выборе подарка важны чувство меры и деликатность.

3. В служебной ситуации уместны недорогие подарки типа:

• фотоальбом;

• справочники, словари, книги;

• кофейная чашка, стакан, бокал;

• авторучка, канцелярские принадлежности, калькулятор;

• декоративная ваза, пепельница;

• рамка для гравюры или фотографии, коробка конфет;

• духи;

• часы (при проводах на пенсию со всего отдела)

4. Важно учитывать характер служебных отношений с тем, кому планируется преподнести подарок. Так, например, в соответствии с требованиями деловой этики США можно делать подарки подчинённым, обслуживающему персоналу, но не начальству.

5. К внешнему виду и оформлению подарка этикет предъявляет не меньшие требования, чем к его содержанию. Каждый подарок должен быть упакован безупречно.

6. Кроме стоимости подарка этикет регламентирует и различные стороны процесса дарения:

• принимая подарок, следует вежливо поблагодарить за него;

• подарок следует сразу же в присутствии дарящего освободить от упаковки и развернуть, поблагодарить ещё раз (в случае, если это конфеты или сигареты, следует предложить их присутствующим, если это не официальная обстановка );

• цветы преподносят только в распакованном виде, подаренные цветы следует немедленно в присутствии дарителя поставить в воду; до сих пор дискутируется вопрос о том, уместно ли дарить цветы мужчинам, — при расхождении мнений, более традиционным, несомненным и консервативным считается не делать такой подарок мужчине, исключение могут составить мужчины пожилого возраста;

• если вы по какой-либо причине не можете принять подарок, усматривая корысть или скрытую форму взятки, следует немедленно вернуть его с сопроводительной запиской типа «Благодарю за Ваш подарок, но принять его не могу». При этом рекомендуется также оставить копию этой записки в архиве и удостовериться, что подарок возвращён дарителю.

• При дарении подарка не рекомендуется:

дарить книги, содержание которых не известно;

делать дарственные надписи на книгах, если они только не предназначаются близким знакомым и друзьям;

дарить алкогольные напитки, руководствуясь лишь своим вкусом;

принимая подарок, откладывать неразвёрнутым, чтобы открыть после ухода подарившего;

развернув подарок, произносить фразы типа: «Ну, зачем вы так потратились!» или «Да зачем же, не было такой необходимости!»;

преподносить замужней женщине красные розы, молодожёнам — астры или гортензии, а больному — цветы со слишком сильным ароматом (например, белые нарциссы или черёмуху)⁶¹.