30. Основные стандарты этикета служебного взаимодействия. Представление, Приветствие, Обращение

Представление. Общение начинается со знакомства, а в служебных отношениях с процедуры представления. Мы уже упоминали о том, что в служебном этикете принцип субординации нередко выступает первичным по отношению к половым и возрастным различиям. В служебных, деловых отношениях лицо, занимающее менее высокое положение, представляют более высокопоставленному, новоприбывшего — собравшимся. При равенстве должностных статусов младшего по возрасту представляют старшему, мужчину представляют женщине. Представляясь, мужчины встают, за исключением очень пожилых и больных людей, женщины могут не вставать, за исключением случаев, когда перед ними пожилой человек или высокопоставленное лицо. Следует не забывать, что во время официального представления необходимо указать полное имя человека и его звание (учёное или военное), если оно имеется. Согласно требованиям субординации, после представления разговор начинает всегда старший по статусу⁵¹.

Приветствие. Традиционно принято здороваться лёгким поклоном (наклоном головы, а не всего торса), словесным приветствием и в некоторых ситуациях, - рукопожатием. Согласно этикету, при словесном приветствии первым здоровается подчинённый, при равенстве должностных статусов младший по возрасту первым приветствует старшего, мужчина — женщину. В менее консервативной и более демократичной версии этикета рекомендуется исходить из правила: «первым здоровается тот, кто более вежлив и воспитан».

Входя в помещение, следует, независимо от собственного статуса, здороваться первым; если там много людей, достаточно ограничиться поклоном. Когда в рабочий кабинет входит высокопоставленный руководитель, следует встать в знак приветствия, так же необходимо сделать, если в кабинет мужчины входит женщина или сотрудник в пожилом возрасте, в кабинет женщины входит пожилой человек. Руководитель может первым пройти в дверь, оставив позади себя свою подчинённую, оставаться в кресле, когда к нему в кабинет входят сотрудницы его подразделения. Это не означает, что старший по должности должен ждать приветствия младшего, он может поздороваться и первым, выражая приветствие не только словом, но и жестом, мимикой, улыбкой, что ни в коей мере не принизит его авторитет. Принципы субординации могут быть в определённой мере ослаблены лишь по инициативе руководителя (в целях демонстрации расположения, признания заслуг, благодарности), но не наоборот.

Руководитель первым протягивает руку подчинённому для приветствия, если считает это необходимым, и только в этом случае, дождавшись явных признаков этого движения руки ему навстречу, подчинённый в момент этого движения протягивает свою руку. Подчинённый не должен сам первым протягивать руку начальнику, даже если последний младше его по возрасту.

При встрече лиц равных по должностному статусу мужчины обмениваются рукопожатием, женщины — по желанию. Рукопожатие не должно быть слишком продолжительным, атлетически крепким или вялым. Рукопожатие двумя руками, или «перчаточное» рукопожатие, возможно в случаях близости отношений или равенства статусов, иначе оно может показаться бестактным. При встрече с сослуживцем женщина первая протягивает руку; если она этого не сделала, не следует проявлять инициативу. Снимать перчатку при рукопожатии не обязательно, но если другой человек сделал это, следует последовать его примеру. Женщина может снять перчатку только в знак глубокого уважения, например, здороваясь с пожилыми людьми.

Протягивание подчинённому для приветствия руки ладонью вниз или кончиков пальцев символизируют чувство начальственного превосходства и считается неуместным. Традиционный этикет не позволяет обмениваться рукопожатием через стол, через порог или иные препятствия, однако в настоящее время даже на самом высоком уровне во время дипломатических церемоний руководители стран и правительств пожимают друг другу руки, протягивая их через стол.

Служебный этикет во всех случаях рекомендует приветствовать своих коллег, даже если поведение кого-либо из них вам не импонирует, а чьи то поступки вы считаете неприемлемыми, недопустимыми. Ритуал приветствия — это не только демонстрация уважения к другому человеку, но и признак самоуважения, воспитанности, порядочности, который показывает, что мы не позволяем себе опуститься до уровня невоспитанности такого человека. Не принять протянутую руку — означает нанести человеку оскорбление, поэтому так можно поступить только в исключительных случаях по отношению лишь к крайне недостойным людям, которых считают «нерукопожатными». Лучше же сохранить чувство собственного достоинства и не унизить другого⁵².

Обращение. Сущность обращения раскрывается сквозь призму социально-ролевых отношений между говорящим (адресантом) и слушающим (адресатом). При этом форма высказывания, особенно обращение, должна соотносится с общественным, профессиональным статусом, полом, возрастом участников общения. Самые общие нормы этикета здесь могут быть сведены к следующим правилам обращения к адресату:

• в отечественной практике, если ситуация не является чрезвычайно официальной, формальной или торжественной, то наиболее приемлемой формой обращения является обращение по имени и отчеству;

• обращение «товарищ», «товарищи» используется в военизированных сообществах (в армии, милиции, спецслужбах);

• обращения «господин» — «госпожа», «дамы» и «господа» в советские годы использовались в основном для обращения к иностранцам из несоциалистических стран, в современной России эти обращения стали использоваться достаточно часто, но вместе с тем пока ещё не прижились. В особо торжественных ситуациях при обращении к высокопоставленным лицам уместно обращение «господин + название должности (президент, министр, посол)». Допустимо использовать форму обращения «господин + фамилия» в ситуациях подчёркнуто формального обращения к другому лицу. Эта форма обращения может использоваться:

1. для выражения торжественности и особой вежливости;

2. для подчёркивания нейтральности, формальной отстранённости и официальности;

3. для выражения холодности и скрытого противопоставления,

4. а также при обращении к иностранцам.

При использовании этого обращения недопустимо говорить «господа» к разнополой аудитории, следует применять формулировку «дамы» и «господа».

• Обращения «гражданин» — «гражданка» принято использовать лишь в ситуациях правовых взаимоотношений людей в сугубо официальном, формальном стиле речи.

• Неприличными и невежливыми считаются обращения к незнакомым людям «мужчина(ы)», «женщина(ы)», поэтому в этой ситуации лучше обращаться на «вы».

В повседневной жизни, руководствуясь правилами общего этикета, принято исходить из того, что на «вы» следует обращаться к старшим по возрасту и общественному положению и малознакомым людям. «Ты» обычно говорят детям до 12-16 летнего возраста и близким знакомым. Однако этикет служебных и деловых отношений вносит в эти нормы ряд важных дополнений.

В служебных отношениях между руководителем и подчинённым, между сотрудниками всем следует всегда обращаться друг к другу на «Вы», по имени и отчеству. Важно помнить, что руководящие работники, находящиеся в хороших личных отношениях, во время официальных мероприятий в присутствии подчинённых также должны придерживаться этих же правил официального обращения. Исключение из обязанности обращаться к подчинённым и сослуживцам на «Вы» и по имени отчеству составляют лишь случаи, когда:

обращение по имени и на «Ты» является служебной традицией;

руководящие работники, находящиеся в хороших личных отношениях, могут перейти на неофициальную форму обращения во внеслужебном, личном общении или при отсутствии подчинённых;

когда равный по должностному статусу коллега в неофициальной обстановке стремится завязать дружеские личные отношения.

Во всех иных случаях «тыкание» ведёт к фамильярности (бесцеремонности) и панибратству (уравниванию служебных статусов, нарушению субординации), что негативно отразится на морально-психологическом климат внутри организации. При обращении важно помнить имена и отчества сослуживцев, подчинённых, произносить их, обращаясь к каждому из них. Это хороший способ выказать своё дружелюбие, уважение и вызвать у собеседника душевное расположение⁵³.

31. Общие этикетные нормы поведения в ситуациях служебного взаимодействия. Распоряжение. Наказание. Поощрение. Общение с подчинёнными

    Распоряжение. Решения руководителя могут быть по-разному сформулированы подчинённым: в форме приказа, поручения и просьбы. Специалисты заметили, что приказная форма уместна там, где это требуется по юридическим соображениям, в особо принципиальных или экстремальных ситуациях, где недопустимо какое-либо отступление от принятого решения, в случаях низкого уровня дисциплины исполнителей. При этом руководителю необходимо помнить, что изнаночной стороной приказной манеры управления является подавление инициативы исполнителя, освобождение его от личной ответственности за те аспекты, которые не отражены в приказе, исключение возможности доверительного сотрудничества. Поэтому этим способом управления не следует злоупотреблять, используя его лишь в крайних случаях. Выражение позиции менеджера в форме поручения и просьбы предполагает стимулирование раскрытия творческого потенциала подчинённых, превращают их в добровольных союзников руководителя. Специалисты подчёркивают, что поручения, не входящие в круг непосредственных обязанностей подчинённого, следует формулировать только в виде просьбы. При этом в случаях, если цель принятого решения не является служебным секретом, желательно в допустимых пределах объяснить исполнителю значение предпринимаемой меры, позитивные последствия её успешной реализации для организации, персонала и непосредственно для этого сотрудника⁵⁴.

Наказание. Оценка труда подчинённых и необходимое в определённых случаях наложение взысканий за их ошибки — неотъемлемый элемент служебных отношений. Порядок наложения взысканий определяется действующим законодательством, регулируется правовыми нормами и обеспечивается определёнными санкциями. Вместе с тем, при выполнении этих действий руководителю важно помнить о принципах этики и этикета, без учёта которых применение санкций может быть разрушительным для морально-психологического микроклимата в коллективе. Специалисты по этикету рекомендуют придерживаться следующих правил:

1. Критика не должна основываться на непроверенных данных и подозрениях.

2. Для установления степени виновности подчинённого необходимо выяснить, кто и как его инструктировал, после чего может быть определёна роль каждого звена в некачественном исполнении распоряжения.

3. Важно всесторонне оценить поступок и мотивацию подчинённого, поскольку иногда действие, которое формально выглядит как проступок, требующий наказания, при непредвзятой оценке оказывается достойным поощрения.

4. Если просчёты в работе произошли по вине руководителя, необходимо немедленно и открыто признать это, что укрепит авторитет руководителя.

5. Неудовлетворённость качеством работы может быть выражена в форме критики. В зависимости от мотивов, аргументов, императивов, интонации, критика может принимать различные формы. По мнению специалистов, наиболее эффективной с точки зрения поддержания здоровой социально-психологической атмосферы формой негативной оценки является объективная, доброжелательная и корректная по форме критика. При этом также выделяют следующие виды критики:

— тенденциозная критика как сведение личных счётов или средство сохранения своёго лица за счёт порицания других;

• «профилактическая критика», необходимая, по мнению некоторых руководителей, для создания «рабочего настроя» и поддержания дисциплины;

• «стандартная критика», которую руководители используют формально в своих докладах для создания видимости объективности;

• показная критика, используемая для создания видимости непримиримой борьбы с недостатками;

• упреждающая, порочащая критика, применяемая некоторыми руководителями для того, чтобы заранее нейтрализовать критическое выступление принципиального и честного работника.

6. Наказание должно быть соразмерным степени тяжести проступка сотрудника, не вызывать у него реакций ожесточения и чувства несправедливости.

7. Особая деликатность необходима при вынесении взыскания новому работнику. Первое замечание в этой ситуации рекомендуют делать наедине, пытаясь помочь сотруднику правильно разобраться в ситуации и сделать верные выводы.

8. Грубейшим нарушением служебного этикета в ситуации наложения взыскания специалисты считают публичный разнос в присутствии подчинённых и коллег. Это может создать необратимый психологический барьер между руководителем и подчинённым. Более того, в ходе публичной критики другие сотрудники могут стать на сторону критикуемого, что может втянуть руководителя во внутригрупповой конфликт. Важно помнить о принципе: больше любят тех руководителей, которые хвалят на людях, а критикуют с глазу на глаз.

9. Правила служебного этикета не позволяют руководителю жаловаться на своих подчинённых.

10. Дисциплинарные взыскания не должны повторяться слишком часто, иначе они теряют смысл, ожесточают виновных, лишают их стимула к работе.

11. Важнейший принцип этики и этикета служебных отношений — единство требований ко всем сотрудникам, недопустимость двойных стандартов.

12. Необходимо помнить, что осуждение должно быть направлено на совершённый проступок, а не на личность сотрудника. Это разделение негативного и позитивного должно проявиться в том, что критика должна сопровождаться признанием заслуг и положительных качеств сотрудника⁵⁵.

Поощрение. Положительные подкрепления и стимулы (вознаграждения, поощрения) в сфере управления имеют огромное значение. «Поучения значат много, — утверждал Гёте, — но поощрение — всё…Поощрение после порицания подобно свету после дождя». При этом важно помнить о могущественной силе слова, которое, являясь интерактивным инструментом культуры, способно воодушевить человека профессиональными и корпоративными ценностями, настроить его сознание и психику на положительные, творческие, плодотворные состояния. Как писал Д. Карнеги, необходимо создать «человеку доброе имя, чтобы он жил в соответствии с ним».

Специалисты выделяют следующие основные этикетные принципы вынесения поощрения:

• вознаграждение должно быть конкретным;

• поощрение должно следовать непосредственно за работой, которая заслуживает быть отмеченной;

• важно замечать и отмечать любые успехи подчинённых;

• поощрение следует производить публично, в присутствии коллег, признание и уважение которых является весомым «символическим капиталом», не менее важным, чем денежное вознаграждение⁵⁶.

Общение с подчинёнными. Рассмотрим этикетные требования к действиям руководителя в основных ситуациях служебного общения.

1. В ситуациях, когда инициатором встречи выступает руководитель (для обсуждения результатов работы подчинённого или планов на будущее), он должен позаботиться о том, чтобы, по возможности, разговор не прерывался телефонными звонками и вторжениями других сотрудников «по срочному делу». Успех беседы во многом зависит от умения руководителя создать непринуждённую атмосферу, которая сняла бы скованность и напряжение, от способности в ненавязчивой, необидной форме помочь ему осознать свои ошибки, не лишая его при этом чувства самоуважения и уверенности в своих силах. Специалисты в этой ситуации не рекомендуют торопиться с высказыванием личной оценки результатов работы подчинённого, лучшим вариантом было бы с помощью вопросов подвести его к тому, чтобы он сам дал себе оценку. Создание доброжелательного микроклимата должно способствовать раскрытию творческого потенциала собеседника.

2. Если инициатором встречи является подчинённый, обращающийся в часы приёма сотрудников по личным вопросам, то руководителю следует соблюдать следующие нормы этикета:

• на часы, отведённые для приёма сотрудников по личным вопросам, не рекомендуется назначать никаких иных дел;

• телефон на это время лучше переключить на секретаря, отложив телефонные переговоры на более поздний срок;

• предложить сотруднику сесть;

• в ходе беседы называть его по имени и отчеству, которые в случае забывчивости лучше уточнить у секретаря перед началом приёма, попросив его подготовить список всех записавшихся;

• во время беседы не следует параллельно совершать действия, не связанные с содержанием данной беседы (просматривать бумаги по другим вопросам), смотреть на часы, барабанить пальцами по столу, прерывать собеседника;

• чтобы деликатно показать, что обсуждение закончено, достаточно продемонстрировать этот момент, слегка поднявшись со стула;

• если руководитель встал, подчинённый должен сделать то же самое, даже если ему кажется, что разговор ещё не закончен;

• даже в случае отказа в удовлетворении просьбы сотрудника следует делать это в мягкой форме;

• не следует принимать несколько сотрудников одновременно, если они пришли на приём индивидуально, поскольку они имеют право на приватное обсуждение их проблем;

• служебный этикет предполагает необходимость научиться важнейшему качеству, — умению слушать собеседника. Специалисты приводят следующие советы для развития способности слушать:

• быть позиционно внимательным, повернуться лицом к собеседнику, поддерживать визуальный контакт, убедиться в том, что поза и жесты свидетельствуют об открытости и внимании, свести к минимуму ситуационные помехи;

• стремится понять не только смысл, но и чувства собеседника; стараться выразить свое понимание;

отвечать на просьбы соответствующими действиями, памятуя о том, что собеседник обращается к вам для того, чтобы получить информацию, изменить мнение или заставить сделать что-либо, поэтому лучший ответ — адекватное его просьбе действие⁵⁷.