4. Планирование

программирование как процесс разработки планов, программ и бюджетов – это проработанный вариант деятельности организации на определённый период (горизонт планировании), определение траектории развития объекта хозяйство­вания. Планирование обеспечивает теоретическое представление процесса предстоящего действия, включая:

- разработку конкретных целей, выявляется их приоритетность, очередность и последовательность решения. На этой основе разрабатываются хозяйственные задачи, определяются миссия, стратегии фирмы - основные направления и пути решения этих задач,

- определение политики, тактики, образа действий, вырабатывается система мероприятий для решения намеченных проблем; определяются наиболее эффективные методы и средства, необходимых для достижения этих целей;

- определение системы расчетных технико-экономических, финансовых, организационных и др. показателей будущей производственно-хозяйственной деятельности организации, будущего состояния объекта хозяйствования и его производственных подразделений и элементов на конец прогнозного периода;

- определяются необходимые ресурсы и источники их обеспечения, проводится распределение сил, средств (ресурсов), по целям и задачам, исполнителям и объектам, времени и месту для реализации поставленных целей,

- разработка перечня и упорядочение последовательности выполнения действий, что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей; предусматривает определение обязанностей, конкретных задач каждому подразделению и разработку производственных программ.

- устанавливаются виды контроля за выполнением поставленных задач.

План отличается от прогноза тем, что он не гипотеза, не предположение, а четкая схема, зада­ние, образ поведения.

• Методы планирования:

Нормативный, Расчетно-аналитический, Балансовый, Оптимизация показателей, Бюджетирование, От достигнутого уровня

12 - Функции управления: организационный процесс, состав, содержание, основные типы организационных структур управления; координация деятельности в организации; система контроля в организации, сущность, задачи, виды контроля

• Функция управления - одно­родный вид деятельности по управлению организацией в целом, часть процесса управления, фаза управления; отвечает на воп­рос, что делается или что должно делаться в системе управления; отражает содержание процесса управления.

• Методы управления - совокупность способов и приемов управления, обеспечивающих достижение целей и решение задач организации.

• Понятие функции управления появилось в эпоху станов­ления основ научного менеджмента. Французский ученый Анри Файоль в работе «Общее и промышленное управление» ("Основные черты промышленной администрации - предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль", 1916г.) предложил функциональную модель управления, представляющую процесс управления в виде замкнутого цикла. Критерием классификации он взял фактор времени.

• Функции управления:

1. Анализ среды

2. Прогнозирование

3. Принятие управленческого решения

4. Планирование

5. Организация

6. Координация

7. Контроль

• Организация (организационный процесс) - этап создания реальных благоприятных условий и предпосылок для выполнения планов, для достижения запланированных целей. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей; отвечает на вопросы: кто и как будет реализовывать план организации.

Управленческий аспект функции организации независимо от масштаба и характера деятельности фирмы выражается в следующих основных направлениях:

• Разработка, создание и совершенствование структуры фирмы.

Организационная структура формируется, исходя из размера предприятия, его стратегии, технологии, персонала и др. переменных. Это осуществляется в форме:

• определение всех видов административной деятельности, которые необходимы для достижения целей предприятия, определения общего перечня функций организации;

• распределение работы среди персонала; разделение труда;

• группировку задач в логические блоки, в управляемые рабочие группы или подразделения;

• создание подразделений (отделов, секторов); деления организации на подразделения, в виде различных уровней и служб, структурных подразделений, отдельных звеньев управ­ленческих структур, которые дают возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей и обеспечивающих жизнедеятельность фирмы (решения конкретных задач). Ликвидация существующих структур в случае ненадобности или поддержание их в работоспособном состоянии до следующего использования;

  • Создание, установление внутрифирменных коммуникаций (коммутаций) как системы отношений между сотрудниками фирмы, между всеми участниками трудового процесса, создание прямых и обратных связей:

• установление четкого понимания того, кто и что делает, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий, сроки выполнения работ, кто руководит и какие для этого потребуются средства; распределение обязанностей, закрепление ответственности за лицами, выполняющими определенные задания; определение конкретных заданий, делегирование полномочий, определения права использовать ресурсы предприятия;

• распределение функций между всеми подразделениями, в т.ч. распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

• предоставление прав и установление ответственности за их исполнение между работниками аппарата управления.

• Регламентация. Установление порядка и правил, условий функционирования организации, регламентирование действий ис­полнителей, участвующих в общем деле; установление конкретных параметров, режимов работы подразделений, отношений между ними;

5. создание локальных нормативных документов, разработка организационной культуры. Нормирование рассматривается как процесс разработки научно-обоснованных расчетных величин, устанавливающих количество и качество оценки элементов, используемых в процессе производства и управления;

6. определение и установление рациональных взаимосвязей функциональных подразделений; определение структуры фирмы в целом, организацию взаимодействия участников бизнес-процесса:

• всестороннее материально-техническое, финансовое, информационное обеспечение; подбор и расстановка кадров, постановка задач.

• Методы организации

5. Инжиниринг, кайзен,

6. Реинжиниринг (RBP), кайрио,

7. Реструктуризация,

8. Организационное проектирование,

9. Сетевой,

10. Диаграммы Гантта.

• Функция координации (регулирование, распорядительство) – это:

- согласование направлений, совместной деятельности и соединение усилий (мощностей) всех элементов хозяйственного механизма компании (работников предприятия и партнёров по бизнесу) и процессов производственно-хозяйст­венной деятельности во времени и пространстве;

- осуществление взаимодействия всех лиц и осуществление действий, направленных на достижение единых целей; соглашение, кооперация;

- оперативная (теку­щая) корректировка намеченных план-графиков процессов производственно-хозяйственной деятельности организации в зависимости от фактических результатов деятельности.

- установление и поддержание заданного состояния функционирования системы.

Координация рассматривается как выполнение функции организации в ходе реализации целей и задач компании, синхронизирует не только процесс функционирования организации, но позволяет осуществлять согласованные действия по ее изменению, адаптации к меняющимся условиям и требованиям рынка. Это имеет особое значение в современных условиях, когда приспособляемость к рыночной конъюнктуре становится одним из основных факторов развития фирмы. Основу координации составляет обмен информацией. Эта функция реализуется в форме воздействия на коллектив людей отдельных работников, занятых в процессе производства со стороны линейных руководителей и функциональных служб.

• Методы координации

• Управление (по целям, МВО, Management By Objectives, по факту, по ситуации, FBM, Fact-Based Management, по инструкциям, MBI, Management by Instructions; по результатам, MBR, Management By Results; по отклонениям; по слабым сигналам, в условиях неожиданных событий, ситуационное FBM, Fact-Based Management, на базе обучения MBL, Management by Learning, поисковое управление.

• Технологии межличностных коммуникаций (методы презентации, деловые переговоры, деловая беседа, деловое совещание, деловой разговор, конференции, форумы, круглые столы, спор, прием сотрудников и посетителей, техника телефонных переговоров, деловые письма)

• Функция контроля – это:

- выявление фактического состояния дела, фактически достигнутых результатов производственной, финансово-хозяйственной деятельности, проверка исполнения заданий путём систематического или периодического отслеживания (мониторинга) в определенные моменты времени в установленных точках контроля, ведения учёта, проведения ревизии, инвентаризации;

- соизмерение (сопоставление, сравнение) фактически дос­тигнутых результатов с запланированными показателями, с нормативами учёта (аудит).

- система количественно-качественной оценки результатов выполнения работ, деятельности пред­приятия; персонализация результатов; обобщение результатов производственной деятельности;

- определение величины, причины отклонений, принятие мер по устранению имеющихся расхождений.

Функция контроля базируется на принципе обратной связи - обратная связь, выступает как завершающий пункт данного цикла управления и является исходным пунктом нового цикла управления.

• Методы контроля:

1. Учет (бухгалтерский, статистический, налоговый, управленческий)

2. Аудит

3. Ревизия и инвентаризация

4. Наблюдения

5. Самоконтроль и взаимоконтроль

6. Контроллинг

13 - Формы власти и влияния в организации. Источники власти

Об успехах менеджеров судят не по тому, что они делают, а по тому, как они побуждают к работе других. Побуждать или мотивировать людей можно только воздействуя на них определенным образом или влияя на них.

В управленческой литературе способность оказывать влияние на поведение людей называется властью. Власть может относиться к индивиду, группе и организации в целом.

• Власть – это функция зависимости, а точнее, взаимозависимости. Чем больше один человек зависит от другого, тем больше власти и у того, и у дру­гого. Обладание властью – это возможность влияния на удовлетворение потребностей.

• Формы власти можно классифицировать так: 1) власть, опирающаяся на принуждение, обоснована верой в то, что руководитель имеет возможность наказывать подчиненного; 2) власть, базирующаяся на вознаграждении, основана на вере исполни­теля в то, что влияющий может удовлетворить потребности исполнителя; 3) экспертная власть строится на вере в то, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволят удовлетворить потребность; 4) эталонная власть – власть примера основана на привлекательности черт влияющего настолько, что его примеру хочется следовать; 5) законная (легитимная) власть построена на вере исполнителя в то, что влияющий имеет право отдавать приказания, а долг исполнителя – подчиняться.

• Существует много способов управленческого влияния – это и воздействие через общественные нормы, принципы и мораль данной организации, и прямые приказы, поручения, и, наконец, негласный контроль, манипулирование, закулисная игра и т. д.

• К формам власти можно также отнести белую власть (официальная), серую (закулисная, приближенные к лидерам люди, кабинет и т.д.), черную (криминал, мафия), синюю (религиозные группы).

Типы источников власти:

• Власть, основанная на вознаграждении. Использование данного источника зависит от наличия у субъекта власти соответствующих ресурсов (материальных и моральных) и способности объекта управления оценить (правильно истолковать) поощрительные действия руководителя (субъекта управления). Определенная часть людей склонна рассматривать такие действия руководителя как слабость.

• Власть, основанная на принуждении. Использование данного типа власти опирается на страх как главный стимул лояльного трудового поведения. Наказание или угроза наказания за ненадлежащие выполнении трудовых обязанностей. Руководители, предпочитающие использование данного ресурса, исходят, как правило, из того, что работники в основной своей массе недобросовестны и ленивы, поэтому их можно только заставить работать.

• Легитимная власть. Власть, основанная на доверии персонала своему руководителю уже в силу того, что он занимает данную должность. Раз так, то он имеет право и на наказание и на поощрение. Источником легитимной власти могут быть также ценности определенной субкультуры

• Референтная власть. Основана на стремлении некоторых людей идентифицировать себя с людьми, которые для них привлекательны, и пользуются уважением в силу определенных личностных и деловых качеств (работоспособности, верности слову, порядочности, мужественности, открытости, физической силы, личного обаяния, профессиональной эрудиции, отзывчивости и т.п.). Из этого следует, что менеджеры должны стремиться быть привлекательными для подчиненных независимо от того будут ли они их поощрять или наказывать.

• Экспертная власть. Это, как правило, власть специалистов. Основана на глубоких профессиональных знаниях и опыте. Экспертная власть приобретает особое значение в организациях, деятельность которых отличается особой сложностью, требует постоянной работы сотрудников над собой, связана с принятием нестандартных решений и непрерывным решений творческих задач. Это в основном научно-исследовательские и проектно-конструкторские организации, действующие в сфере высоких технологий.

14 - Лидерство как социальное явление. Соотношение власти и лидерства

Лидерство - это способность влиять на людей, чтобы побудить их работать в направлении достижения целей. Лидерство является одним из важных социально-психологических механизмов реализации власти в группе. Для того чтобы задействовать этот механизм, необходима совместимость целей лидера и участников группы. В этом принципиальное отличие лидерства от власти. Для существования власти не обязательно требуется совместимость целей, например, если основой власти являются личные качества индивида.

Вопросы лидерства интересовали людей с древних времен, но научное изучение этого явления началось только со времен Ф. Тейлора. Быть менеджером и лидером не одно и тоже.

Лидерство предполагает наличие отношений "лидер-последователь". Эти взаимоотношения не обязательно предполагают иерархический характер, как это имеет место в случае отношений "начальник-подчиненный". Лидер - это тот, за кем идут.

Лидерство как явление является функцией лидера, последователей и ситуации. Ситуацию определяют любые изменения, препятствия на пути достижения групповых целей (изменение численности, состава группы, конфликты и т. п.). Именно ситуация во многих случаях играет решающую роль в проявлении механизма выдвижения группой лидера.

Для нормально функционирования группы очень важно, чтобы официальный руководитель был одновременно и неофициальным лидером.

Исторически сложились три подхода к решению проблемы лидерства:

7. Подход с позиций личных качеств.

8. Поведенческий подход.

9. Ситуационный подход.

1. Подход с позиций личных качеств является наиболее ранним научным подходом в изучении и объяснении лидерства. Исследователи верили в то, что лидеры имеют какой-то уникальный набор качеств, обладание которым позволит любому человеку стать лидером.

В результате были выделены четыре основные групп лидерских качеств:

• физиологические;

• психологические (эмоциональные);

• интеллектуальные (умственные);

• личностные, деловые.

Дальнейшие исследования показали, что корреляция между этими качествами и лидерством достаточно мала, а. сам список качеств, входящих в вышеперечисленные группы, стремится к бесконечности

• Поведенческий подход рассматривает лидерство через призму лидерского поведения. Было предложено несколько классификаций стилей поведения, наиболее известной является классификация трех стилей (автократический, демократический и либеральный). Предполагалось, что демократический стиль, как наиболее предпочитаемый подчиненными, приведет к повышению эффективности... Однако этого не произошло.

• Ситуационный подход предполагал объяснить эффективность лидерства через влияние внешних факторов, не принимая во внимание личность лидера. Главное предположение, что поведение лидера должно быть разным и определяться ситуацией. Исследователи (Фидлер, Митчелл и др.) начали активно работать в направлении установления причинно-следственных связей в отношении лидерства, позволяющих предсказать возможное поведение лидера и последствия этого поведения.

С точки зрения масштабности решаемых задач выделя­ют:

• бытовой тип лидерства (в школьных, студенческих группах, досуговых

объединениях, в семье);

• социальный тип лидерства (на производстве, в проф­союзном движении, в

различных обществах: спортивных, творческих и т. д.);

•  политический тип лидерства (государственные, об­щественные деятели).

Существует несомненная связь между судьбой лидера бытового, лидера социального и лидера политического. Первый всегда имеет возможность выдвинуться в лидеры другого типа.

15 - Основные концепции лидерства и их содержание

Теории лидерства:

1. Теории великого человека. Лидер - мужчина с врожденными характеристиками героя, которые позволяют ему иметь власть и влиять на людей.

2. Теории личностных качеств. С 20-х годов прошлого века пытались выделить особые качества лидера. Хотя до сих пор не найден однозначный пакет лидерских качеств, интерес к этим исследованиям сохраняется.

3. Поведенческие теории. В 50-е годы прошлого века выявляются поведенческие отличия эффективных / неэффективных руководителей: стиль руководства (автократичный или демократичный), роли, функции менеджмента. Спор о том, какой стиль лучше; позже стали говорить о ситуационности использования стилей.

4. Вероятностные (ситуационные) теории. Лидеры могут адекватно оценивать ситуацию и адаптировать свое поведение.

5. Теории влияния. В центре исследования - харизматический лидер, чья власть основана не на должности, а на личностных качествах. Попытка определить формы поведения, отличающие лидера от других, условия, способствующие становлению харизматического лидера. Считается, что лидеры инициируют изменения, вдохновляя последователей образом будущего.

6. Теории взаимоотношений. С конца 70 –х годов идеи лидерства стали связывать со взаимоотношениями лидера и его группы и их влияния друг на друга. Рассматривают не столько деятельность лидера, сколько процесс налаживания отношений. Межличностные отношения – главный фактор эффективности лидера. Здесь - Теория Трансформационного Лидерства, которое характеризуется способностью к осуществлению значительных изменений. Трансформационный лидер привносит изменения в концепцию будущего развития организации, в ее стратегию, культуру, производство и применяемых технологий. В отличие от него трансакционный лидер концентрирует внимание на текущей деятельности, традиционных функциях менеджмента. Этот лидер склонен следовать общепринятым правилам и стремится к стабильности больше, чем к изменениям. Теория лидерства как служения – лидер не столько руководит и контролирует, сколько служит другим, он ставит интересы других выше своих. Личные качества, необходимые для установления конструктивных взаимоотношений: эмоциональный интеллект, ум, честь, мораль, смелость. Лидеры налаживают отношения, мотивируя людей, передавая им властные полномочия, стимулируя работу в командах, поддерживая разнообразие.

7. Современные теории. Лидеры создают обучающиеся организации, формируют корпоративную культуру для реализации перспективных концепций. Разрушается иерархическая структура, организация превращается в сообщество людей с одинаковыми интересами и целями.

Современные лидеры направляют больше усилий на проведение изменений.

16 – Понятие стиля управления руководителя. Виды стилей управления

Стиль управления - совокупность приемов, манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, позволяющая заставить их делать то, что в данный момент необходимо в целях достижения определенного результата. Для подавляющего большинства подчиненных при получении приказа от начальника огромное значение имеет то, как в каком тоне отдан приказ, как при этом вел себя начальник, учитывал ли при этом его, подчиненного, мнение, его профессиональный потенциал, возможности. В этом как раз и проявляется стиль руководства.

Авторитарный стиль управления - совокупность приемов управления, используя которые, руководитель ориентируется на собственные знания, интересы, цели. Авторитарный руководитель не советуется с коллегами или подчиненными, занимает жесткие позиции и использует административные методы воздействия на людей, навязывая им свою волю путем принуждения или вознаграждения.

Этот стиль наиболее востребован в период становления, то есть на начальном этапе формирования организации, ее трудового коллектива, когда у работников не сформированы навыки видения целей и путей их достижения. К отрицательным качествам авторитарного стиля следует отнести то, что он способствует снижению творческой инициативы подчиненных, ухудшает социально-психологический климат, ведет к текучести кадров.

Демократический стиль управления - совокупность приемов управления, манера поведения руководителя, основанные на сочетании принципа единоначалия с активным вовлечением в процессы принятия решений, управления, организации и контроля подчиненных. Демократичный руководитель предпочитает оказывать влияние на людей с помощью убеждений, разумной веры в исполнительность и мастерство подчиненных.

Демократический стиль - наиболее подходящий для формирования командных взаимоотношений, поскольку формирует доброжелательность и открытость взаимоотношений как между руководителем и подчиненным, так и между самими подчиненными. Этот стиль в максимальной степени сочетает в себе методы убеждения и принуждения, помогает каждому работнику четко сформулировать его личные цели, установить эффективную коммуникацию между руководителем и подчиненным. К негативным последствиям использования демократического стиля следует отнести дополнительные затраты времени на обсуждение проблемы, что в экстремальных условиях можно резко снизить эффективность управления.

Делегирующий стиль управления - совокупность приемов управления, манера поведения руководителя, основанные на передаче задач подчиненным, которые принимают на себя и часть ответственности за их выполнение. Руководитель, предпочитающий делегирующий стиль, предоставляет подчиненным практически полную свободу.

Стиль делегирования рассчитан на руководителей, которые хорошо ориентируются в ситуации и умеют распознавать уровни зрелости сотрудников, передавая им только те обязанности, с которыми они могут справиться. Речь о делегировании может идти только в том случае, если это высокоэффективные коллективы и если те, кому передается право самостоятельного решения проблемы, являются специалистами высокого класса.

Итак, какой же стиль выбрать руководителю? Представляется, что для этого ему в первую очередь следует оценить подчиненного. Если это новичок, не имеющий к тому же высокой квалификации, то в данном случае предпочтительным будет авторитарный стиль, проявляющийся в четко поставленных задачах с указанием источников необходимых ресурсов. Для управления опытным работником, являющимся профессионалом своего дела, несомненно, лучше выбрать демократический или делегирующий стиль.

В случае, если необходимо решать сложные задачи и есть время для выработки оптимального решения, а подчиненные не новички, лучше обратиться к демократическому стилю. В экстремальной, аварийной или срочной ситуации даже для сложившегося коллектива наилучшим окажется опять-таки авторитарный стиль.

Стиль руководства должен меняться с ростом профессионального мастерства, опыта работы подчиненных и соответствовать той ситуации, в которой находится подчиненный.

18 - Кадровая политика и формирование трудовых ресурсов

Кадровая политика - это система правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы.

Можно выделить два основания для формирования кадровой политики:

Первое - связано с уровнем осознанности правил и норм, лежащих в основе кадровых мероприятий в организации и непосредственного влияния управленческого аппарата на кадровую ситуацию. По этому основанию выделяют следующие типы кадровой политики:

-пассивная;

-реактивная;

-превентивная;

-активная.

Пассивная кадровая политика.

Руководство не имеет программы действий в отношении персонала, а кадровая работа сводится к ликвидации негативных последствий.

Для такой организации характерно отсутствие прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, диагностики кадровой ситуации и т.д.

Реактивная кадровая политика.

Руководство предприятия осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом, причинами и ситуацией развития кризиса: возникновение конфликтов, отсутствие квалифицированной рабочей силы, отсутствие мотивации к труду.

Кадровые службы развиты, но нет целостной программы прогнозирования развития персонала.

Превентивная кадровая политика.

Руководство имеет обоснованные прогнозы развития кадровой ситуации. Однако организация не имеет средств для влияния на нее.

В программах развития организации содержатся краткосрочный и среднесрочный прогнозы потребности в кадрах, сформулированы задачи по развитию персонала. Основная проблема - разработка целевых кадровых программ.

Активная кадровая политика.

Это рациональная кадровая политика.

Вторым основанием для формирования кадровой политики является принципиальная ориентация на собственный персонал или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава.

Открытая кадровая политика характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, организация готова принять на работу любого специалиста соответствующей квалификации без учета опыта работы в других организациях.

Такая кадровая политика может быть адекватна для новых организаций, ведущих агрессивную политику завоевания рынка, ориентированных на быстрый рост и стремительный выход на передовые позиции в своей отрасли.

• Ситуация высокой конкуренции на рынке труда.

• Возможность быстрого включения в конкурентные отношения, внедрение новых для организации подходов, предложенных новичками.

• Обучение персонала часто проводится во внешних центрах, способствует заимствованию нового.

• Затруднена возможность роста, так как преобладает тенденция набора персонала.

• Предпочтение отдается вопросам стимулирования (внешней мотивации).

• Постоянное инновационное воздействие со стороны новых сотрудников, основной механизм инноваций - контракт, определение ответственности сотрудника и организации.

Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации.

Такая кадровая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, формирование особого духа причастности.

• Ситуация дефицита рабочей силы, отсутствие притока новых рабочих рук.

• Обучение персонала часто проводится во внутрикорпоративных центрах, способствует формированию единого взгляда, общих технологий, адаптировано к работе организации.

• Эффективная адаптация за cчёт института наставников ("опекунов"), высокой сплоченности коллектива, включение и традиционные подходы.

• Предпочтение при назначении на вышестоящие должности всегда отдается сотрудникам компании, проводится планирование карьеры.

• Предпочтение отдается вопросам мотивации (удовлетворение потребности в стабильности, безопасности, социальном принятии).

• Необходимость специально инициировать процесс разработки инноваций, высокое чувство причастности, изменения за счет осознания общности судьбы человека и предприятия.

ФОРМИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ

   Планирование потребности в трудовых ресурсах

При определении целей своей организации руководство должно также определить необходимые для их достижения ресурсы. Необходимость в деньгах, оборудовании и материалах является вполне очевидной. Редко кто из руководителей упустит эти моменты при планировании. Потребность в людях — тоже кажется вполне очевидной. К сожалению, зачастую планирование людских ресурсов ведется ненадлежащим образом или же ему не уделяется того внимания, которого оно заслуживает.

Планирование людских ресурсов по существу представляет собой применение процедур планирования для комплектации штатов и персонала. Для удобства можно считать, что процесс планирования включает в себя три этапа ( 19.2):

1.         Оценка наличных ресурсов.

2.         Оценка будущих потребностей.

3.         Разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Этапы планирования. Планирование трудовых ресурсов в действующей организации логично начать с оценки их наличия. Руководство должно определить, сколько человек занято выполнением каждой операции, требующейся для реализации конкретной цели.

Помимо этого, руководство должно оценить и качество труда своих работников.

Следующим этапом планирования является прогнозирование численности персонала, необходимого для реализации краткосрочных и перспективных целей. Естественно, чтопри крупных организационных изменениях, например, при создании нового завода, внедрении новой важной продукции, оценка будущей потребности в рабочей силе представляет собой сложную и весьма важную задачу. В этих случаях необходимо оценить внешний рынок труда и определить имеющуюся на нем рабочую силу. В помощь организациям в деле прогноза потребности в людских ресурсах наука управления разработала целый ряд моделей.

Изменения во внешней среде, особенно экономической, могут оказать сильное влияние на перспективные потребности организации в трудовых ресурсах.

Определив свои будущие потребности, руководство должно разработать программу их удовлетворения. Потребности — это цель, программа — средство ее достижения. Программа должна включать конкретный график и мероприятия по привлечению, найму, подготовке и продвижению работников, требующихся для реализации целей организации.

19 - Развитие персонала, оценки деятельности персонала

Развитие персонала (РП) - комплекс мер, включающих профессиональное обучение выпускников школ, переподготовку и повышение квалификации кадров, а также планирование карьеры персонала организации. Цель развития персонала - обеспечение организации хорошо подготовленными работниками в соответствии с ее целями и стратегией развития.

Под системой РП следует понимать целенаправленный комплекс информационных, образовательных, привязанных к конкретным рабочим местам элементов, которые содействуют повышению квалификации работников данной организации в соответствии с задачами ее развития, потенциалом и склонностями сотрудников.

Речь идет прежде всего об информации о личном составе (профессиональной пригодности и склонности работников), об организационных единицах (требования к рабочим местам и типичные ситуации на них в процессе работы), а также о рынках труда и образования.

Программа развития персонала способствует формированию рабочей силы, обладающей более высокими способностями и сильной мотивацией к выполнению задач, стоящих перед организацией. Естественно, что это ведет к росту производительности, а значит, и к увеличению ценности людских ресурсов организации. Таким образом, мероприятия по РП следует рассматривать как инвестиции в нематериальное достояние организации. Объектом таких вложений в отличие от инвестиций в имущественные элементы и финансовые активы становятся сотрудники организации (но не собственники капитала).

Постоянное обновление является сегодня единственной стратегией организации и работников, позволяющей достойно справиться с ожидающимися в будущем трудностями. Это делает значимым лозунг: "Обновляйся и обновляй". Учеба - часть жизни, жизнь - это учеба.

Особое значение сегодня придается воплощению в жизнь концепций "школы трех поколений" (современный человек должен учиться всю жизнь: получить образование, профессию, сохранять квалификацию, расширять кругозор, переквалифицироваться и повышать квалификацию) и "школы непрерывного обучения" (персонал каждой организации должен учиться на протяжении всей трудовой деятельности - в основном за счет организации). Таким образом, главная задача развития персонала заключается в целенаправленном процессе повышения квалификации для специальной деятельности, в повышении внутрипроизводственной мобильности и занятости сотрудников.

Основная задача в управлении персоналом состоит в способности руководителя создать условия для реализации каждым работником своих потенциальных возможностей. Работа руководителя учитывает: умение организовать работу персонала, умение общаться с каждым работником, решать вопросы мотивации персонала.

Организация работы персонала базируется на способности руководителя четко распределять обязанности среди работников, ставить конкретные задачи, обеспечить информационную базу и технические средства.

Руководитель в деталях должен знать, какие задачи персонал будет выполнять во время работы и каковы характеристики этих работ. При этом всесторонняя оценка должностных позиций, обеспечивающих функционирование компании, является ключевым элементом в управлении персоналом.

Преимущества системы оценки деятельности: уточнение характера работы и ожиданий работника и руководителя; переход от реагирования на события к контролю над ними; большая степень участия и готовности со стороны персонала; объективные данные о достигнутом и основа плана действия на будущее; более эффективное использование персонала; улучшение результатов работы.

Руководители (те, кто участвует в оценке деятельности) должны быть уверены не только в целях оценки деятельности, но и хорошо представлять методы ее проведения. Каждый работник должен иметь время приготовиться. Комиссия, осуществляющая оценку деятельности, должна обобщить наблюдения относительно каждого работника, его предложения и планы. Могут быть использованы два основных типа оценки.

Субъективная система оценки. Эта система называется так потому, что основана на субъективном отношении обследователя.

Очень часто здесь возникает проблема. Вместо того чтобы способствовать диалогу, система приводит к тому, что и комиссия, и работник пытаются отстаивать свои интерпретации деятельности. Происходит это потому, что из-за недостатка специфических критериев (описанных факторов деятельности) и специфической шкалы отсчета (снижение или повышение описанных факторов) система субъективной оценки приводит к критическим инцидентам, сравнению одних работников с другими и суждению, основанному на личных мнениях (позитивных и негативных).

Объективная система оценки деятельности. Эта система организуется с объективной точки зрения. И критерии оценки, и метод измерения в объективной системе оценки деятельности очень специфичны. Работник знает, на каких критериях основывается система и какое измерение (по целям) используется. В этой системе работник и комиссия сотрудничают.

Оценка деятельности работника основывается на: достижении стандартов; выполнении плановых показателей; стремлении самого работника; навыках общения; качествах руководителя; широте взгляда на выполняемую работу; сотрудничестве с коллегами.

В процессе оценки руководителю не следует давать обещаний, если их нельзя выполнить. Ожидаемые результаты и сроки должны быть конкретизированы.

Основные элементы оценки деятельности: обзор результативности работы за прошедший период, на основе которого можно сделать выводы; план действий, определяющий, что конкретно должно быть сделано, кем именно и когда; основные требования, обусловливающие успешное проведение оценки деятельности; руководство, оказывающее поддержку и принимающее участие в организации оценки деятельности; оценку деятельности проводит комиссия с участием непосредственного руководителя данного работника;

метод рассмотрения результатов оценки деятельности объективен и носит регулярный характер; учитывается точка зрения самого работника; оценка деятельности охватывает не только прошедший период, но и имеет характер прогноза; цели и процедуры оценки объясняются работнику.

Этапы проведения оценки деятельности: необходимо заранее уведомить работника и дать ему время на подготовку; рассмотреть результаты за прошедший период; необходимо принять во внимание будущие индивидуальные потребности работников; определить цель интервью; установить диалог и выслушать мнение самого работника; установить сроки завершения всего процесса оценки деятельности; проводить встречи регулярно, чтобы оценить успехи, достигнутые на протяжении всего отчетного периода.

Внедрение системы оценки деятельности: установите сроки выполнения основных этапов; определите механизм выполнения процесса оценки деятельности; подготовьте материалы и все необходимые бланки; обучите тех, кто проводит оценку; сообщите всем участникам цель оценки и методологию; рассмотрите практические результаты оценки.

Полученные результаты оценки являются основой для составления каталога персонала.

Каталог персонала включает в себя: личные данные работника; факторы деятельности; потенциальные возможности; личностные черты, навыки; другие критерии (определяются в результате обработки данных оценки).

Результаты оценки используются для решения следующих вопросов: планирования персонала, системы найма, внедрения системы управления результатами работы.

Оценка деятельности создает у работника сильную мотивацию для повышения эффективности работы, способствует более высокой организованности в работе и повышает чувство ответственности перед своей организацией.