26. Определение полномочий

Важность определения полномочий: для эф­фективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномо­чия, а также их взаимоотношения. Каждый работник организации должен понимать, что от него ожидают, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Этому способствует соответствующая справочная ли­тература и инструкции по распределению обязан­ностей.

Организационные схемы и таблицы. При со­ставлении схем следует учитывать, что схема дает только общие границы структуры организации. Схема должна отражать реальную структуру фирмы.

В случае если схему структуры организации трудно составить, то это может быть причиной того, что с те­чением времени структура организации стала неэф­фективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

Достоинства построения схемы организации: на подготовительном этапе построения схемы орга­низация должна быть подвергнута тщательному ана­лизу. Анализ позволит выявить «слабые места», дуб­лирование полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т.п.

Построение схемы позволяет выделить линии вза­имозависимости и отношений внутри организации.

Применение схемы.

1. Она может быть использована в рамках ознаком­ления с деятельностью и структурой управления орга­низацией.

2. В качестве дополнительного наглядного мате­риала при изучении должностных инструкций.

3. Схема используется в качестве справочного материала и позволяет служащим организации быстро ознакомиться с происшедшими в рамках органи­зации изменениями.

Недостатки использования схематичных по­строений.

1. Схема строения организации быстро устаревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она постоянна. Несмотря на то, что основная структура организации остается не­изменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений, что тре­бует внесения замен и дополнений.

2. В схеме не отражаются неформальные отношения, что уменьшает ее практическую значимость

3. Схемы по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают наиболее рациональных коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

4. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонталь­ной линии показаны несколько менеджеров, что мо­жет подразумевать их одинаковый статус следо­вательно, иногда довольно сложно с требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений.

Руководство (справочник) по организационному построению организации содержит перечень должно­стей с их подробным описанием.

Распределение обязанностей - это процесс опре­деления масштаба полномочий и меры ответствен­ности по каждой должности, обозначенной на схеме

Документ «Распределение обязанностей» вклю­чает следующие положения: уровень положения' назва­ние должности; отдел, в котором имеется эта должность; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчи­ненными; описание выполняемых функций; особые пол­номочия (обязанности); обязанности и права; число под­чиненных; ограничения в полномочиях.