Розділ 2. Облік грошових коштів на підприємстві

2.1. Облік касових операцій

Основним нормативним документом, що регулює правила ведення розрахунку готівкою є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.

Згідно з п. 4 П(С)БО 4 „Звіт про рух грошових коштів” грошові кошти – готівка в касі підприємства, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання.

Каса підприємства – приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі й зберігання готівки, інших цінностей та касових документів, в якому, як правило, ведеться касова книга.

Касові операції на підприємстві проводить касир, якщо ця посада передбачена штатним розкладом, чи бухгалтер або інший працівник, на якого покладені обов’язки касира згідно з письмовим розпорядженням керівника, якщо штатним розкладом посада касира не передбачена.

Касир (працівник, який виконує обов’язки касира) несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Для цього з ним укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Крім того, керівник ознайомлює касира під розпис з Положенням № 637.

Підприємства, які мають поточні рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою в національній валюті, можуть мати у своїй касі на кінець дня обмежену суму готівки. Ліміт залишку готівки в касі – граничний розмір готівки, який може залишатися в касі в поза робочий час. Ліміт каси встановлюється підприємством самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним бухгалтером і керівником підприємства. Затверджений підприємством ліміт каси повинен строго дотримуватися – всю понадлімітну готівку необхідно здавати в касу банку. До розрахунку приймається строк здавання підприємством готівки для її зарахування на рахунки в банках згідно з такими вимогами:

• для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки – щодня;

• для підприємств, у яких час закінчення робочого дня не дає змоги здавати готівку в день її надходження – наступного дня за днем надходження готівки до каси;

• для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків — не рідше одного разу в п’ять робочих днів.

Готівкові розрахунки одного підприємства (підприємця) з іншим протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами можуть здійснюватися через їх каси, каси установ банків, фінансових установ, котрі надають послуги по переказу готівки, та підприємств поштового зв’язку тільки в межах 10000 грн.

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України від 15.02.1996 р. № 51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від відомчої підпорядкованості і форми власності.

Оприбуткування готівки в касу підприємства здійснюється за прибутковими касовими ордерами (ф. № КО – 1), які підписані головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства, і касиром. У прибутковому касовому ордері зазначають суму (цифрами і прописом), від кого прийнято гроші і на якій підставі. Особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром надається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, та касира, яка засвідчена печаткою (штампом) підприємства.

Підставою заповнення прибуткового касового ордера при отриманні коштів з банку є грошовий чек, який виписується на ім’я касира чи іншої уповноваженої особи, через яку здійснюється отримання.

Видача готівки з кас підприємств здійснюється за видатковими касовими ордерами (ф. № КО – 2) або належним чином оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені.

При внесенні грошових коштів на рахунок банку, крім видаткового касового ордера, подається об’ява про внесення готівки, в якій вказується, хто здає кошти і через кого, сума (цифрами і прописом), призначення внеску. Об’ява складається з трьох частин: перша частина (об’ява) залишається в банку, друга (квитанція) – передається касиру з відміткою банку, третя (ордер) – повертається підприємству з випискою банку після зарахування коштів на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми (прописом).

Прибуткові і видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (ф. № КО – 3). Видаткові касові ордери, оформлені на основі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов’язані з оплатою праці, реєструються після їх видачі.

Всі надходження та видача готівки обліковуються в касовій книзі (ф. № КО – 4) – обліковому регістрі встановленої форми, який використовується для здійснення первинного обліку готівки в касі підприємства. Кожне підприємство веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті і окремо на кожну іноземну валюту. Листи касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані та опечатані печаткою підприємства. Кількість листів у касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства. Записи в касовій книзі здійснюються в двох екземплярах (через копіювальний папір) чорнилами темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші екземпляри залишаються в касовій книзі. Другі екземпляри повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі екземпляри мають однакові номери. Виправлення в касовій книзі не припускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його замінює. Записи в касовій книзі здійснюються касиром по операціях одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером та видатковим документом в день їх надходження або видачі. Щоденно в кінці робочого дня касир підбиває підсумок операцій за день, виводить залишок готівки в касі (готівка, що є в період виплати зарплати, перераховується, враховуючи готівку, видану за незакритими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями) на наступний день та передає в бухгалтерію звіт касира – відривний листок касової книги (копія записів у касовій книзі за день) з додатком прибуткових та видаткових документів.

Для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі, яка виплачує заробітну плату, та повернення готівки і оплачених документів застосовується книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей (ф. № КО – 5).

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів у касі підприємства призначений активний рахунок 30 “Каса”, який має такі субрахунки:

301 “Каса в національній валюті”;

302 “Каса в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 30 “Каса” відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, по кредиту – виплата готівки.

Типові проводки з обліку касових операцій наведені в табл. 2.1.

Таблиця 2.1. Типові проводки з обліку касових операцій

№ п/п	Зміст господарської операції (первинний документ)	Дт	Кт
1	Отримано кошти з поточного рахунку	301	311
2	Надійшли гроші від покупців	301	361
3	Повернуто невитрачений аванс підзвітними особами	301	372
4	Внесено кошти на відшкодування завданих збитків	301	375
5	Отримано внесок засновника до статутного капіталу	301	46
6	Повернуто зайву суму виданої зарплати	301	661
7	Одержано виручку від реалізації товарів у роздрібній торгівлі	301	702
8	Внесено грошові кошти на поточний рахунок	311	301
9	Видано гроші підзвітній особі на господарські потреби або на відрядження	372	301
10	Видано заробітну плату та депоненти працівниками	661, 662	301