7.2. Техніка облікової реєстрації

Записи господарських операцій у регістрах називають обліковою реєстрацією. Господарські операції в облікові регістри записуються тільки на підставі належно оформлених документів чорнилом, кульковою ручкою, машинними засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом тривалого часу і запобігали б внесенню несанкціонованих виправлень.

Перенесення інформації має здійснюватися у порядку надходження первинних документів до місця обробки відповідно до затвердженого графіка документообороту. Записи господарських операцій мають бути відображені у тому звітному періоді, в якому їх було здійснено.

Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали ці регістри.

Підприємство має забезпечити запобігання несанкціонованому виправленню записів у регістрах бухгалтерського обліку, а також їх зберігання протягом встановленого терміну – трьох років.

Регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії регістрів, що вилучаються, при цьому обов’язково складати реєстр документів, що вилучаються.

Записи в облікових регістрах можуть бути прості або копіювальні. Простими є записи, які здійснюються тільки в одному примірнику. Копіювальні записи при ручному способі запису здійснюють за допомогою копіювального паперу, при машинному – копіювання інформації здійснюється в автоматичному режимі.

Наприкінці кожного місяця регістри закривають. Ця процедура включає підрахунки оборотів по дебету і кредиту, визначення сальдо за кожним синтетичним або аналітичним рахунком. Підсумкові дані переносять у регістри, на підставі яких складають звітність. Важливою при цьому є система контролю записів, яка ґрунтується на взаємозв’язках і взаємоконтролі даних облікових регістрів. Так, загальний підсумок оборотів за синтетичними рахунками за звітний період, показаний в оборотній відомості, має збігатися з підсумком журналу реєстрації операцій. Сума записів за синтетичним рахунком має збігатися з підсумками оборотної відомості по аналітичним рахункам до нього.

Процедура облікової реєстрації завершується перевіркою правильності облікових записів та виправленням допущених помилок. Зведені дані облікових регістрів використовуються для складання звітності.

7.3. Способи виправлення помилок у регістрах бухгалтерського обліку

При заповненні облікових регістрів можливі помилки. Помилки можуть бути локальні – перекручування інформації лише в одному регістрі і транзитні – помилки автоматично переходять через декілька облікових регістрів.

Усі допущені помилки необхідно своєчасно виявити та виправити. Якщо в результаті перевірки виявлено помилку, то необхідно з’ясувати її величину, місце (за дебетом чи за кредитом рахунку), порівняти дані взаємопов’язаних регістрів. При цьому підчищення й необумовлені виправлення в облікових регістрах не дозволяються.

Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено такі способи виправлення помилок: коректурний, „червоним сторно” та способом додаткового запису.

Коректурний спосіб застосовують, коли помилкову суму виявлено в поточному місяці та не перенесено в інший документ. Неправильний текст або цифри закреслюють однією рискою, щоб можна було прочитати суму, і поряд пишуть правильний текст або суму з супроводжувальним надписом “Виправлено на ___”, датою і підписом особи, що підписувала цей регістр.

Спосіб додаткового запису застосовується тоді, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції і лише тоді, коли сума вказана менша, ніж належало. Для виправлення помилки необхідно додатково провести дану операцію на суму різниці між правильною і помилковою величиною.

Спосіб “червоне сторно” буває частковим і повним.

Часткове “червоне сторно” застосовується тоді, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції і лише тоді, коли сума вказана більша, ніж належало. Виправлення помилки полягає у зменшенні відображеної величини на суму помилки. Це є протилежним до способу додаткового запису.

Повне “червоне сторно” застосовується для виправлення помилок у кореспонденції рахунків, коли операція відображена на неналежних рахунках, і проводиться у два етапи:

І – операція відображається на тих самих помилкових рахунках, але сума вказана червоним кольором, тобто операція анулюється;

ІІ – операцію записують на правильних рахунках.

Порядок виправлення помилок методом повного “червоного сторно” розглянемо на прикладі (табл. 1.17). Протягом періоду мала місце така ситуація: виробничі запаси списані в основне виробництво в сумі 1000 грн, а фактично відпущені на загальновиробничі потреби. Відобразимо такі операції: 1) виробничі запаси відпущені на загальновиробничі потреби в сумі 1000 грн; 2) анулювання операції; 3) виробничі запаси списані в основне виробництво в сумі 1000 грн.

Таблиця 1.17. Порядок виправлення помилок методом повного “червоного сторно”

Загальновиробничі Дебет витрати Кредит			Дебет Виробничі запаси Кредит
	Сальдо поч. = 0			Сальдо поч. = 15000
1000 2) 1000				1000 1000 1000
Оборот = 0	Оборот = 0		Оборот = 0	Оборот = 1000
	Сальдо кін. = 0			Сальдо кін. = 14000

Дебет Виробництво Кредит
Сальдо поч. = 20000
3) 1000
Оборот = 1000	Оборот = 0
Сальдо кін. = 21000