6.5. Інвентаризація в системі первинного обліку

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах за наказом керівника створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, матеріально-відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. На підприємствах з великим обсягом інвентаризаційних робіт за наказом керівника можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії, які проводять інвентаризацію безпосередньо в місцях зберігання та виробництва матеріальних цінностей і у структурних підрозділах підприємства.

Інвентаризацію проводять, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. До початку інвентаризації матеріально-відповідальна особа проводить певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття й оприбуткування цінностей і коштів.

У процесі інвентаризації, яка відбувається шляхом підрахунку, зважування, обмірювання, визначають фактичну наявність об’єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально-відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі видаткові й прибуткові документи здано до бухгалтерії. Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, один з яких передають матеріально-відповідальній особі, яка на кожному описі ставить свій підпис. Дані інвентаризаційних описів порівнюють з даними бухгалтерського обліку і складають порівняльні відомості, де визначають результат інвентаризації, і встановлюють відповідність облікових і фактичних даних, тобто: Ф=О; Ф>О; Ф<О.

Матеріально-відповідальна особа повинна дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин нестач та надлишків.

Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівникові підприємства, який у 5-денний термін розглядає і затверджує протокол.

Затверджені результати відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку:

- надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, коштів, іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню;

- нестачу цінностей у межах затверджених норм природного збитку списують за рішенням керівника підприємства на витрати підприємства;

- понаднормові нестачі цінностей відносять на винних осіб;

- якщо винних осіб не встановлено, понаднормові втрати та нестачі цінностей зараховують на збитки.

Розділ 7. Облікові регістри та форми бухгалтерського обліку

7.1. Облікові регістри і їх класифікація

Всі господарські операції після їх оформлення первинними документами записуються до облікових регістрів. Обліковий регістр – це спеціальна таблиця, призначена для відображення документально оформлених господарських операцій у системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації. Облікові регістри – це носії певного формату у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів тощо, призначені для хронологічного, систематичного та комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів.

Записи до облікових регістрів виконуються на підставі первинних документів, після їх перевірки за формою та змістом. Перенесення інформації має здійснюватися у порядку надходження первинних документів до місця обробки або не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну звітність, наприклад, нарахування і виплату заробітної плати, складання бухгалтерської звітності. Регістри бухгалтерського обліку мають містити назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи осіб, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Підприємства, які складають регістри на машинних носіях, зобов’язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для прочитання вигляді. Облікові регістри, як правило, складають щомісяця і підписуються виконавцем та головним бухгалтером. Інформація про господарські операції, здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності. У бухгалтерському обліку використовуються різні за формою, змістом та способом відображення інформації облікові регістри. За своїм зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки й окремі листки.

Бухгалтерські книги застосовують для ведення записів із синтетичного та аналітичного обліку. В них всі аркуші зброшуровано, пронумеровано, на останній сторінці вказано кількість сторінок з підписом керівника та головного бухгалтера, а також скріплено печаткою. До них належать: касова книга, головна книга та ін.

Облікові регістри-картки не скріплюються між собою і зберігаються в спеціальних ящиках. Картки ведуть на підприємствах, де не застосовується комп’ютерна техніка для відображення аналітичних даних за кожним об’єктом обліку. Залежно від облікованого об’єкта картки поділяють на: кількісно-сумового обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей; контокорентної форми, призначені для обліку розрахунків; багатографні, призначені для обліку витрат на виробництво. Зібрані разом картки складають картотеку, яка розподіляється за певними ознаками.

Облікові регістри – аркуші, які призначені для обліку певних операцій і мають специфічний зміст. До них належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні таблиці.

За обсягом змісту облікові регістри поділяють на регістри синтетичного й аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ обумовлений відмінностями і призначенням синтетичних і аналітичних рахунків, різним ступенем узагальнення інформації.

Синтетичні – це регістри, в яких облік ведеться за синтетичними рахунками: головна книга, журнал-ордер.

Аналітичні – це регістри, в яких облік ведеться за аналітичними рахунками. Дані подають не лише у грошових, а й у матеріальних та трудових вимірниках. До таких регістрів належать книги й картки, меморіальні ордери.

Комбіновані регістри поєднують в собі синтетичні й аналітичні записи. Прикладом може бути журнал-ордер.

За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють на: хронологічні, систематичні та комбіновані.

Хронологічними називаються регістри, призначені для реєстрації господарських операцій у хронологічній послідовності їх виконання та оформлення. До таких регістрів належать: касова книга, журнал реєстрації господарських операцій, журнал обліку надходження готової продукції, вантажів.

Систематичними називаються облікові регістри, в яких використовується групування однорідних операцій на синтетичних і аналітичних рахунках. Такі записи ведуть у головній книзі, де узагальнюється інформація за кожним синтетичним рахунком.

Комбінованими називаються регістри, в яких поєднується хронологічний та систематичний запис. Таку будову має Журнал-Головний, в якому першу частину відображає журнал реєстрації, а другу – групування операцій на синтетичних рахунках.

За будовою облікові регістри поділяються на: односторонні, двосторонні, багатографні, шахові.

В односторонніх регістрах подають дані про господарську операцію, суму якої записують за дебетом або за кредитом відповідного рахунку. Як правило, записи за дебетом і кредитом розміщують поруч, з правого боку регістру; ліворуч розміщують інформацію щодо дати, номера та змісту інформації. Залежно від змісту облікованих операцій односторонні регістри поділяють на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку. Приклад: касова книга, картки аналітичного обліку, книга складського обліку.

Двосторонні регістри складаються з двох частин: в одній подають дані про дебетові обороти на рахунку, а у другій – про кредитові обороти на цьому рахунку. Така побудова характерна для головної книги, накопичувальних відомостей.

Багатографні – це регістри, у яких одна з граф поділена на декілька. До такого виду регістрів належить журнал-ордер.

Шахові регістри побудовані за принципом шахової дошки. Записи в таких регістрах роблять у клітинці, що знаходиться на перетині колонки і рядка таблиці, які відповідають дебетовому і кредитовому обороту на відповідних рахунках.