4.3. Технологическая документация по туру

Созданный туроператором туристический продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение на предприятии, которое осуществляется на стадии проектирования туров. Методическое обес­печение воплощается в виде подготовки специальной технологической до­кументации, которая призвана полностью дать описание самого тура, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников предприятия, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнени­ем и для работы над его совершенствованием.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

1. Технологическая карта туристического путешествия является одним из важнейших документов при разработке и организации туристических маршрутов. Она позволяет качественно организовать туристическое обслуживание, облегчает работу туристических предприятий по разработке конкретных туров и программ, дает полное представление потребителю о качестве и количестве туристических услуг, отражает объем обслуживания туристов на данном маршруте, служит для расчета стоимости тура.

2. График загрузки туристического предприятия по маршруту отражает реальную загрузку туристических предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

3. Туристический ваучер с приложениями представляет собой бланк строгой от­четности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре.

4. Лист бронирования - это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристического продукта. Оформляется в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного договора (не на всех туристических предприятиях) (Приложение 18).

5. Договоры с партнерами и поставщиками услуг (с гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

6. Калькуляция, или расчет стоимости тура.

7. Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров по маршруту (или направлению), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

8. График движения по маршруту составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута.

9. Карта-схема маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

10. Описание технологических особенностей тура - это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и пра­вилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения и т. п.

11. Тексты памяток для туристов составляются в особых, необходимых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных - по снаряжению, сохранению здоровья и безопасности во время путешествия и т. д.) или в случае направления туристов в эндемические страны. Каждому туристу, выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индиви­дуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах (Приложение 19).

12. Справочные материалы по маршруту - это различные справоч­ники, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие особенно­сти тура.

13. Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туро­ператора по путешествиям.

14. Прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые пред­ложения). Это информация о ценах на различные туристические услуги.

Все технологические документы комплектуются в "папку тура" или в "папку маршрута" для обеспечения бесперебойной работы туроператора на данном участке и соблюдения принципа "гибкости" туристического продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно за­менить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления [56].

Вопросы для повторения

1. Что такое программа обслуживания?

2. Какие подходы используются туроператором при составлении программы обслуживания туристов?

3. От каких параметров зависит уровень обслуживания туристов?

4. Что вкладывается в понятие оптимальность программы обслуживания?

5. Каковы слагаемые понятия гостеприимства?

6. Что понимается под рациональной организацией дневной программы обслуживания?

7. Что означает тематическая направленность программы обслуживания туристов?

8. Как туроператор рационально распределяет время посещения объектов при составлении программы тура?

9. Что конкретизируется в проекте программы обслуживания?

10. Что предусматривает проектирование услуги «туристический подход»?

11. Что является результатом проектирования услуги «туристическое путешествие»?

12. Как проектируется услуга «Экскурсия»?

13. Кто утверждает документацию на разработанные туры?

14. При каких условиях туроператор использует услугу бронирования?

15. Для чего туроператор должен разрабатывать памятку туриста?

16. Что входит в набор технологической документации по каждому разработанному туру, в «папку тура»?

17. Для чего на туристическом предприятии создаются «папки туров»?