1.2.3 Электронное документационное управление предприятием

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

• делопроизводство, т.е. организация работы с документами;

• формирование и хранение архива документов.

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких - либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, вплетаются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Практически все создаваемые документы хранятся на сервере документов. Сообщения и электронные письма, приходящие на электронный ящик предприятия хранятся на сервере писем и автоматически рассылаются на индивидуальные электронные ящики каждого отдела. Внутренние распоряжения и служебные записки рассылаются по отделам в электронном виде и в бумажных копиях, проходя регистрацию в канцелярии предприятия. При приёме на работу и увольнении сотрудника формируются в электронном и бумажном виде необходимые документы. Отдел кадров и проходная предприятия связаны общей базой данных. Пропускной режим на предприятии осуществляется с помощью средств АСУ «Электронная проходная» и связывает проходную предприятия, отдел кадров, и отдел труда и заработной платы. Информация о проходах сотрудников предприятия, выходах на работу в выходные и праздничные дни хранится на сервере предприятия в виде архивов в течение 2 лет.

1.2.4 Автоматизация процессов делопроизводства на предприятии

Автоматизация делопроизводства на предприятии осуществляется с использованием возможностей локальной вычислительной сети (ЛВС).

На предприятии для автоматизации процессов делопроизводства используется программа «1С: Предприятие». Она разработана специально для комплексной автоматизации делопроизводства. Эта программа успешно используется в бухгалтериях, кадровых службах и других подразделениях, которые организуют эффективную работу всего персонала.

С помощью программы  «1С: Предприятие» можно полностью или частично автоматизировать решение таких задач, как:

• управление финансовой мотивацией работников предприятия;

• расчет заработной платы персонала;

• управление денежными операциями, в том числе расчетами с работниками и депонированием;

• исчисление установленных законодательством РФ налогов и взносов из фонда оплаты труда;

• анализ кадрового состава и общий учет кадров;

• планирование потребностей в новом персонале;

• автоматизация делопроизводства, в первую очередь кадрового;

• управление процессами обучения и аттестации работников, а также их компетенциями;

• обеспечение предприятия или организации кадрами.

Руководящие кадры, использующие данную программу, получают полный контроль над всем происходящим на предприятии, анализируют кадровый состав, определяют структуру предприятия в целом и составляющих его организаций, принимают управленческие решения, основываясь на  достоверной и максимально полной информации.