1.5. Если документы полностью или частично утеряны

В случае полной или частичной утери документов, то вам, как и в случае, когда ушел бухгалтер со всеми документами, необходимо будет восстанавливать бухгалтерский и налоговый учет. Алгоритм процесса восстановления учета такой же как и в предыдущем случае.

Но если документы были утеряны частично, то вы находитесь в более выгодном положении нежели, когда документов нет вообще. Кроме того, если утеря документов произошла за тот период, когда вы работали на данном предприятии, то скорее всего вам придется напрячь свою память для восстановления учета. Кроме того, очень хорошие плоды приносят устные беседы с работниками бухгалтерии и других экономических служб.

Во избежание подобных ситуаций периодически делайте архивные копии своей бухгалтерской базы в компьютере и распечатки оборотно-сальдовых ведомостей на конец периода (месяца).

Глава 2. Если в организации учет не велся в течение определенного периода времени

Часто бывает так, что руководители организаций относятся не серьезно к ведению бухгалтерского учета. Они либо ведут его сами, но не профессионально, либо не ведут учет вообще. В таком случае возникает ситуация, когда необходимо восстанавливать учет за предыдущие периоды.

Имейте ввиду, что неведение учета влечет за собой так называемое грубое нарушение доходов и расходов. Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей указанной статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Пунктом 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. Составляться первичные документы должны в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. Конечно же, первичные документы должны быть правильно оформлены, содержать полную и достоверную информацию. За это несут ответственность лица, составившие и подписавшие первичный документ.

2.1. Процедура восстановления

Восстановление документов включает прежде всего восстановление количественного учета.

Восстановление количественного (количественно-сортового) учета может быть использовано в любой отрасли экономики, но чаще всего этот метод применяется на предприятиях торговли и общественного питания (складах, оптовых базах, магазинах, кафе, столовых и т.п.).

Возможно сплошное или выборочное восстановление количественного учета. В первом случае восстанавливается вся картотека, во втором - проверяется движение отдельных видов товара. Сплошное восстановление количественного учета требует больших затрат времени.

Отсутствие количественно-суммового бухгалтерского учета, т.е. учета движения товаров в количественном и денежном выражении по отдельным наименованиям и сортам, способствует сокрытию злоупотреблений, при которых в результате подлогов в первичных документах изменяются данные о реальном движении отдельных ценностей, но общая сумма стоимости товаров подгоняется под действительную.

Типичными примерами таких злоупотреблений являются: при совершении складских операций - отпуск товаров низшего сорта под видом высшего, при производственных операциях в предприятиях общественного питания - замена одних продуктов другими, более дешевыми. Суммарные излишки реализуются путем изъятия денежной выручки, присвоения ценных товаров, выписки бестоварных накладных.

Представители правоохранительных органов могут требовать восстановления количественно-суммового учета, но только в случаях, когда это вызывается действительной необходимостью, как правило, в процессе расследования уголовных дел.

Бывают такие случаи, когда учет не велся с целью злоупотребления. Например, покупается сырье высшего качества, а в производство отпускалось более низкого сорта. Анализ качества сырья, материалов и готовой продукции дает возможность выявить факты использования неполноценного сырья, замены одних материалов другими, более дешевыми, недовложения в продукцию, искажения качественных показателей принимаемой или выпускаемой продукции.

При этом необходимо стремиться к тому, чтобы брать на анализ продукцию, выпущенную до начала проверки, или сырье, запущенное в производство к тому же времени. В противном случае проверка может оказаться неэффективной.

Если проверка качества возможна без специальных лабораторных исследований и производится прямо на месте нахождения продукции, то обязательное участие в ней должны принять лица, ответственные за данный участок работы, и проверяемые лица. При этом необходимо соблюдать установленные правила, касающиеся методики и техники действий по получению образцов и проб.

Проверку оформите соответствующим актом. В тех случаях, когда анализ должен производиться в лаборатории, организуйте взятие соответствующих проб или образцов сырья, материалов. Данное действие оформляется актом за подписями всех присутствовавших. В ряде случаев возможно оформление получения проб, образцов документами, предусмотренными для различных министерств и ведомств. Результаты лабораторного анализа в виде соответствующего документа прилагаются к акту проверки.

Возможны и такие ситуации, когда отдельными службами (например, экономической) разработаны нормы учета затрат на производство. А бухгалтерскими службами учет не велся в течение определенного периода времени. Тогда вам помогут следующие рекомендации: проведите контрольный запуск сырья (материалов) в производство. Данный метод поможет вам:

установить фактический расход, количество отходов, выход готовой продукции;

проверить технологический процесс, производительность оборудования.

Контрольный запуск сырья и материалов в производство помогает выявить различные недостатки и нарушения в нормировании и технологии производства, вскрыть хищения и другие злоупотребления, связанные с созданием неучтенных излишков материальных ценностей в следствии неведения учета в организации.