Глава 8. Документальное оформление движения основных средств, отражение на счетах в бухгалтерии и составление отчетности в бухгалтерском и налоговом учете

8.1. Синтетический и аналитический учет объектов основных средств

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, ведется на счете 01 "Основные средства" по первоначальной восстановительной стоимости.

Счет 01 "Основные средства" предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств, принадлежащих предприятию и находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в аренду.

Счет активный, сальдовый, инвентарный.

Оборот по дебету показывает поступление, оборот по кредиту показывает выбытие основных средств по разным причинам.

К синтетическому счету 01 "Основные средства" могут быть открыты два субсчета:

1) 01-1 - собственные основные средства;

2) 01-2 - арендованные основные средства. Синтетический и аналитический учет основных средств организуется на основе регистров бухгалтерского учета, рекомендованных Министерством финансов Российской Федерации.

Синтетический учет по счету 01 ведут в журнале-ордере N 13 по кредиту счета 01 на основании актов на списание (форма N ОС-4) и актов приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1).

Аналитический учет по счету 01 "Основные средства" ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении основных средств, необходимых для составления бухгалтерской отчетности (по видам, местам нахождения и т.д.).

Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

По каждой классификационной группе основных средств инвентарным объектом считается:

1) по зданиям - каждое отдельно стоящее здание с его системой коммуникаций (отопление, водо-, газопровод, канализация, вентиляционные устройства) и надворные постройки (сарай, забор и др.);

2) по сооружениям - каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими вместе с ними одно целое (мост вместе с опорами, лестницами, подъездами и подходами к нему);

3) по передаточным устройствам - каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;

4) по силовым машинам и оборудованию - каждая силовая машина с фундаментом, индивидуальным заграждением, приборами, принадлежностями и приспособлениями;

5) по рабочим машинам и производственному оборудованию - каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав принадлежности, приспособления, приборы, ограждения, а также фундамент, на который смонтирован инвентарный объект;

6) по транспортным средствам - каждое транспортное средство, включая относящиеся к нему принадлежности и приспособления (например, грузовой автомобиль, с запасными колесами, камерой, покрышками и набором инструментов);

7) по инструментам и инвентарно - каждый предмет, который имеет самостоятельное значение и не является составной частью какого-либо инвентарного объекта (машины, станка, оборудования, аппарата и др.).

Каждому инвентарному объекту присваивается свой инвентарный номер, который сохраняется за ним на все время нахождения его в эксплуатации, запасе, на консервации. Инвентарный номер прикрепляется на объект или указывается на нем и обязательно указывается в бухгалтерских документах при движении основных средств. Если инвентарный объект состоит из комплекса составляющих, то на каждой составляющей указывается один и тот же инвентарный номер.

Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться вновь поступившим на предприятие основным средствам не ранее, чем через 5 лет выбытия инвентарного объекта.

Арендуемые основные средства значатся у арендатора под теми инвентарными номерами, которые присвоил им арендодатель.

Основным реестром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки учета основных средств (форма N ОС-6, "Инвентарная карточка учета объекта основных средств", утвержденная постановлением Государственного комитета по статистике Российской Федерации "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" от 21.01.2003 г. N 7).

Коды форм по ОКУД проставляются в документах в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93.

Данные для заполнения в карточках (форма N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) общих сведений об объектах основных средств переносятся из соответствующих актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N ОС-1, ОС-1а).

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6) составляется в одном экземпляре отдельно на каждый объект основных средств.

Если объект основных средств находится в собственности двух или нескольких организаций, то и инвентарная карточка на такой объект заполняется соответственно доле организации в праве общей собственности. Информация об участниках и доле собственности подлежит отражению на лицевой стороне инвентарной карточки (справочный раздел).

В разделе I проставляются сведения об объекте основных средств на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме N ОС-1. В частности, в графе 9 раздела I следует указать остаточную стоимость приобретенного объекта (при приобретении объекта основных средств, бывшего в эксплуатации, - по данным продавца), которая ранее была отражена в графе 7 раздела I акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1). В графе 1 раздела II проставляется первоначальная стоимость объекта на дату его принятия к бухгалтерскому учету (из графы 1 раздела II акта по форме N ОС-1), а в графе 2 раздела II - срок полезного использования основного средства в данной организации (из графы 2 раздела II акта по форме N ОС-1).

В разделе III указываются сведения о переоценках объекта основных средств по состоянию на первое число календарного года.

В раздел IV включаются сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств. Например, при составлении акта по форме N ОС-6 указывается информация из акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1) о принятии объекта основных средств на ответственное хранение ответственными лицами. При перемещении основного средства из одного структурного подразделения организации в другое данные о перемещении объектов основных средств вносятся на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме N ОС-2. Раздел IV также заполняется при смене ответственного за объект лица.

Следует отметить, что после выбытия (списания) инвентарная карточка по выбывшему объекту основных средств не уничтожается, а хранится в организации в течение 5 лет после его выбытия.

Раздел V заполняется, если в процессе реконструкции, модернизации, достройки, дооборудования или частичной ликвидации основного средства произошло изменение его первоначальной стоимости. Если изменение произошло в результате переоценки, то ее результаты отражаются в разделе III. В разделе V в этом случае записи не производятся.

В разделе VI отражаются затраты на ремонт основных средств.

В разделе VII дается краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств, его составных частей.

С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств (форма N ОС-10), с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта и его названия.

Организации, учитывающие основные средства в инвентарной книге, описи не составляют.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, построенную по видам основных средств.

На основе инвентарной карточки на каждый вид основных средств открывают карточку учета движения основных средств (форма N ОС-12). В карточке за каждый месяц указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, единицу начисленной амортизации и затраты на капитальный ремонт. По их данным составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.