1.3. Учет литературы для нужд предприятий (организаций)

Рассмотрим так часто возникающий вопрос, который волнует множество организаций и вызывает затруднения при учете приобретаемой литературы - учет литературы для нужд предприятия.

В бухгалтерском учете приобретаемая организацией литература подлежит учету как объект основных средств, поскольку срок ее полезного использования чаще всего выше, чем 12 месяцев.

Стоимость купленных изданий, брошюр и книг разрешается списывать на расходы организации в момент их отпуска в эксплуатацию (согласно п. 18 ПБУ 6/01). В организации необходимо установить жесткий контроль за движением этих расходов с целью их сохранности.

Основание для списания стоимости книг - передача их в библиотеки или работникам, которые будут нести ответственность за их сохранность и выдачу на руки.

В регистрах бухгалтерского учета при приобретении литературы делается следующая запись:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы"

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- приобретена литература;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- НДС по приобретенной литературе;

Дебет 01 "Основные средства"

Кредит 08 "Вложения во внеоборотные активы"

-приобретенная литература передана в место постоянного хранения;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы",

44 "Расходы на продажу" и другие счета

Кредит 01 "Основные средства"

- списанные затраты на приобретение литературы;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит 51 "Расчетные счета", 50 "Касса"

- оплачена стоимость приобретенной литературы;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам"

Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

- НДС по приобретенной и оплаченной литературе принят к вычету.

С целью налогообложения прибыли в соответствии с подп. 6 п. 2 ст. 256 Налогового кодекса РФ стоимость приобретенной организацией литературы (книг, изданий и других аналогичных объектов) включают в состав прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией, в полной сумме во время их покупки.

Следовательно, стоимость приобретенной литературы необходимо списывать на расходы в то же время и в той же сумме, что и в бухгалтерском учете.

И уже далее, когда нужная организации литература закуплена, затраты списаны на расходы и она передана в библиотеку (либо какому-то ответственному лицу), ее необходимо каким-то образом хранить, учитывать и выдавать.

Основные единицы учета библиотечного фонда:

1) название - каждое новое либо повторное издание, иной документ, имеющий отличия от остальных - заглавие, выходные данные и т. д.;

2) экземпляр - каждая отдельная единица документа, входящая в фонд либо выбывающая из него.

Общая величина библиотечного фонда учитывается в экземплярах.

Единицы учета журналов:

1) экземпляр - том, номер, выпуск;

2) наименование издания за все года его поступления в фонд библиотеки, независимо от изменений заглавий журнала и полноты набора (комплекта).

Единицы учета газет:

1) годовой комплект;

2) название газеты за все годы ее поступления в библиотечный фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.

Единицы учета однодневных газет:

1) экземпляр - номер, выпуск;

2) название газеты.

При помощи методов инвентаризации с присвоением документу номера или регистрации документа без присвоения ему номера производится индивидуальный учет каждого вида (экземпляра) документа или каждого названия документа. Данный номер присваивается каждому документу на все время его существования в библиотечном фонде.

Форма индивидуального учета документов должна обязательно включать в себя следующую информацию:

1) дата и номер записи;

2) инвентарный номер;

3) автор и заглавие;

4) год издания;

5) цена;

6) отметка о проверке и номер акта выбытия.

Вся эта информация должна обеспечить качественный учет литературы, при выдаче ее работникам организации и создать полный контроль за сохранностью и своевременностью возврата в библиотечный фонд.