Документальное оформление ремонтных работ

Учет ремонтов объектов основных средств преследует решение следующих задач:

1) правильное документальное оформление ремонтных работ;

2) выявление объема и себестоимости выполненных ремонтных работ;

3) контроль за использованием средств, предназначенных на выполнение ремонтных работ.

Ремонт основных средств рекомендуется проводить в соответствии с планом, который формируется по видам основных средств, подлежащих ремонту. План составляется в денежном выражении, исходя из системы планово-предупредительного ремонта, которая разрабатывается организацией с учетом характеристики основных средств, условий их эксплуатации и других причин.

План ремонта и система планово-предупредительного ремонта утверждаются руководителем организации.

Перед проведением ремонта составляются ведомости с указанием имеющихся дефектов объектов основных средств.

Для достоверного и правильного отражения в учете расходов на восстановление объектов основных средств организации требуется квалифицированное ведение соответствующей документации.

Пункт 12 Приказа Минфина РФ "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" от 29.07.98 г. N 34н (с изм. и доп. от 24.03.2000 г.) определяет, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Основой определения величины необходимых расходов на проведение ремонтов является планирование затрат на их проведение. Данное планирование осуществляется в сметах, где определяется сметная стоимость ремонтных работ объектов основных средств.

Основой определения сметной стоимости ремонтных работ является проектная и рабочая документация, действующие сметные нормативы, информация об отпускных (рыночных) ценах на оборудование, материалы и др. Сметная стоимость ремонта объекта основных средств определяется, исходя из учетных данных организации: суммы оплаты труда ремонтным рабочим, балансовой стоимости используемых материалов, величин амортизации основных средств, применяемых для этих целей и т.д. При отсутствии данной информации в учете используется средняя рыночная цена на подобные материалы, услуги, действующие в месте нахождения этой организации.

Ремонтные работы делятся в зависимости от длительности их проведения на:

1) краткосрочные - сроком до 12 месяцев;

2) долгосрочные - сроком более 12 месяцев.

По правилам бухгалтерского учета расходы на ремонт основных средств включаются в расходы по обычным видам деятельности, если основные средства используются для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг (п. 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999 г. N 33н (с изм. и доп. от 30.12.1999 г., 30.03.2001 г.) (далее - ПБУ 10/99).

В случае предоставления основных средств за плату во временное пользование другим организациям (если это не является предметом деятельности организации) расходы на их ремонт, осуществляемые собственником, признаются операционными расходами (п. 11 ПБУ 10/99).

Затраты на ремонт основных средств отражаются на основании первичных документов:

1) требование-накладная, акт на списание для учета операций по отпуску (расходу) материальных ценностей;

2) наряды, расчетные ведомости для начисления заработной платы работникам, занятым ремонтом основных средств;

3) акты выполненных работ, счета для учета задолженности поставщикам и подрядчикам по выполненным работам (услугам).

По окончании ремонта объекты принимаются на основании акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. N ОС-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. N 7).

Данный акт должны заполнять все организации, в том числе и перешедшие на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности. При проведении ремонта хозяйственным способом, при приеме основных средств специальной комиссией должен присутствовать руководитель того структурного подразделения, которое проводило работы. Форма ОС-3 состоит из двух страниц.

На первой странице формы имеются две таблицы:

1) таблица первая "Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию". В данной таблице приводятся название объекта основных средств, инвентарный номер, паспортный номер, заводской номер, срок эксплуатации, остаточная стоимость объекта;

2) таблица вторая "Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией основных средств".

На второй странице формы ОС-3 приводится заключение комиссии по приему-передаче основных средств, а именно:

1) отмечается выполнение предусмотренных работ по ремонту объекта основных средств;

2) отмечаются изменения в характеристике объекта;

3) приводятся подписи председателя и членов приемной комиссии, работников, сдававших объект основных средств, главного бухгалтера.

Нормативными актами по бухгалтерскому учету предусмотрены два способа включения расходов на ремонт основных средств в расходы по обычным видам деятельности:

1) фактически произведенные расходы отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся;

2) в целях равномерного включения предстоящих расходов на ремонт объектов основных средств в затраты на производство (расходы на продажу) организация может создавать резерв расходов на ремонт основных средств (в том числе арендованных).

Для равномерного отнесения затрат по ремонту основных средств на расходы в организации могут создаваться резервы на ремонт основных средств.

Для принятия решения об образовании резерва расходов на ремонт основных средств используются документы, подтверждающие правильность определения ежемесячных отчислений, как, например, дефектные ведомости (обосновывающие необходимость проведения ремонтных работ); данные о первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае проведения переоценки) объектов; нормативы и данные о сроках проведения ремонтов; итоговый расчет отчислений в резерв расходов на ремонт основных средств.

При образовании резерва расходов на ремонт основных средств в затраты на производство (расходы на продажу) включается сумма отчислений, исчисленная исходя из годовой сметной стоимости ремонта.

Пример

Годовая смета затрат на ремонт основных средств составляет 300 000 руб. Ежемесячная сумма резервирования составит 25 000 руб. (300 000 руб. / 12 мес.).

В бухгалтерском учете образование резерва расходов на ремонт основных средств отражается по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета учета резервов предстоящих расходов.

Фактические затраты, связанные с проведением ремонтных работ, независимо от способа их выполнения (хозяйственного или с привлечением подрядчика) списываются в дебет счета учета резервов предстоящих расходов. В корреспонденции затраты отражаются либо с кредитом счета, на котором предварительно учитываются указанные затраты, либо счетами учета расчетов.

Пользуясь данными предыдущего примера, отразим ежемесячное создание резерва предстоящих расходов по ремонту основных средств.

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 44 "Расходы на продажу"

Кредит 96 "Резервы предстоящих расходов"

- 25 000 руб. - начислен резерв за текущий месяц.

За квартал сумма начисленного резерва составляет 75 000 руб.

Стоимость ремонтных работ, осуществленных с привлечением ремонтной организации, составила 60 000 руб. (без НДС).

Дебет 96 "Резервы предстоящих расходов"

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 60 000 руб. - отражена стоимость ремонтных работ за счет созданного резерва.

В том случае, если организация самостоятельно, силами собственного структурного подразделения, отремонтировала объект основных средств, израсходовав при этом материалов на 30 000 руб., начислив заработную плату работникам ремонтного цеха 10 000 руб. и единый социальный налог 4000 руб., в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 96 "Резервы предстоящих расходов"

Кредит 10 "Материалы"

- 30 000 руб. - на стоимость;

Дебет 96 "Резервы предстоящих расходов"

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- 10 000 руб. - на сумму заработной платы;

Дебет 96 "Резерв предстоящих расходов"

Кредит 69 "Расчеты по социальному страхованию"

- 4000 руб. - на сумму ЕСН.

При инвентаризации резерва расходов на ремонт основных средств излишние зарезервированные суммы в конце отчетного года сторнируются и отражаются в бухгалтерском учете методом красного сторно по дебету счета учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета учета резервов предстоящих расходов.

Пример

Организацией был создан резерв на проведение ремонтов в сумме 300 000 руб. Фактические затраты на выполнение ремонтных работ составляли 250 000 руб. В результате инвентаризации по итогам отчетного года выявлена излишне зарезервированная сумма 50 000 руб. В бухгалтерском учете производится следующая запись:

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 44 "Расходы на продажу"

Кредит 96 "Резервы предстоящих расходов"

- 50 000 руб. - методом красного сторно.

В случаях, когда окончание ремонтных работ по объектам основных средств с длительным сроком их производства и существенным объемом указанных работ происходит в следующем за отчетным году, остаток резерва на ремонт основных средств, образованного в отчетном году, допускается не сторнировать. По окончании указанных ремонтных работ излишне начисленная сумма резерва отражается по дебету счета учета резервов предстоящих расходов в корреспонденции с кредитом счета прибыли и убытков в качестве внереализационных доходов.

В результате проведенных работ по ремонту объектов основных средств может произойти изменение технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения и т.д., а также переустройство объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением технико-экономических показаний в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции. Такие ремонтные работы будут называться реконструкцией или модернизацией.

Учет затрат, связанных с реконструкцией и модернизацией объекта основных средств, ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений.

Затраты на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию объекта основных средств учитываются на счете учета вложений во внеоборотные активы. По завершении работ по достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации объекта основных средств затраты, учтенные на счете учета вложений во внеоборотные активы, либо увеличивают первоначальную стоимость этого объекта основных средств и списываются в Дебет учета основных средств, либо учитываются на счете учета основных средств обособленно.

В случаях улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта основных средств в результате проводной реконструкции или модернизации организация пересматривает срок полезного использования по этому объекту (п. 20 ПБУ 6/01). Определение срока полезного использования объекта основных средств производится на основании следующих данных:

1) ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;

2) ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;

3) нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды).

Пример

Организацией собственными силами произведена реконструкция здания. Первоначальная стоимость здания - 8 000 000 руб. Начисленная амортизация на момент реконструкции здания равна нулю. В результате реконструкции срок полезного использования увеличится на 6 лет (72 месяца). Стоимость реконструкции - 450 000 руб. Месячный размер амортизационных отчислений после проведения реконструкции составит: (8 000 000 руб. + 450 000 руб. - 8 000 000 руб.) / 72 мес. = 6 250 руб./мес.

Сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы"

Кредит 10 "Материалы", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"

- 450 000 руб. - отражены затраты на модернизацию объекта основных средств.

Составлен акт по форме N ОС-3.

Дебет 01 "Основные средства"

Кредит 08 "Вложения во внеоборотные активы"

- 450 000 руб. - персональная стоимость объекта основных средств увеличена на сумму затрат по модернизации.

Начиная с месяца, следующего за месяцем окончания модернизации:

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 44 "Расходы на продажу"

Кредит 02 "Амортизация основных средств"

- 6 250 руб. - отражена месячная сумма амортизационных отчислений.

Пример

По решению руководителя предприятия в феврале 2003 г. силами сторонней организации произведена модернизация компьютера - объекта основных средств. Стоимость замещенных деталей и работ сторонней организации составила 3000 руб. (в том числе НДС - 540 руб.). В результате модернизации срок службы объекта ОС не увеличивается, при этом повышается производительность компьютера. Операция отражена бухгалтерскими записями:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Кредит 50 "Касса"

- 3540 руб. - оплачено сторонней организации за модернизацию

компьютера;

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы"

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 3000 руб. - затраты на модернизацию включены в состав капитальных вложений;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценам"

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 540 руб. - отражена сумма НДС.

По форме N ОС-3 составлен "Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов, в котором указана сумма расходов на модернизацию, первоначальная стоимость до и после модернизации".

Дебет 01 "Основные средства"

Кредит 08 "Вложения во внеоборотные активы"

- 3000 руб. - первоначальная стоимость объекта основных средств увеличена на сумму затрат по модернизации.

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость"

Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценам"

- 540 руб. - НДС принят к вычету.

Затраты, отраженные на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", по окончании реконструкции списываются в дебет счета 01 "Основные средства". Одновременно на эту сумму увеличивается сумма на счете 83 "Добавочный капитал" и уменьшается собственный источник, составившийся в распоряжении организации (за исключением амортизации).

Пример

Организация провела реконструкцию принадлежащего ему здания. Первоначальная стоимость здания - 1 000 000 руб. Накопленная амортизация 500 000 руб. Нормативный срок использования - 100 лет (1200 месяцев). Здание находится в эксплуатации 50 лет (600 месяцев). Стоимость реконструкции - 600 000 руб. Срок полезного использования в результате реконструкции не увеличивается. Сделаны следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы"

Кредит 10 "Материалы", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"

- 600 000 руб. - отражены капитальные вложения в реконструкцию объекта основных средств.

Составлен акт по форме N ОС-3.

Дебет 01 "Основные средства"

Кредит 08 "Вложения во внеоборотные активы"

- 600 000 руб. - первоначальная стоимость объекта основных средств увеличена на сумму затрат по реконструкции.

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"

Кредит 83 "Добавочный капитал"

- 100 000 руб. (600 000 - 500 000) - отражено увеличение добавочного капитала организации.

Если работы по модернизации, реконструкции продолжаются более 12 месяцев, на этот период начисление амортизации по восстановленным объектам основных средств прекращается. Если модернизация, реконструкция длятся менее этого срока, то амортизация не приостанавливается (п. 23 ПБУ 6/01). При изменении стоимости объекта возникает необходимость пересмотра амортизации отчислений.

Реконструкция (в том числе и планируемая) включена в перечень событий, свидетельствующих о возникших после отчетной даты хозяйственных условий, в которых организация вела свою деятельность. В связи с этим, если такой факт имел место при составлении отчетности, следует руководствоваться положением по бухгалтерскому учету "События после отчетной даты" (ПБУ 7/98), утвержденным приказом Минфина России от 25.11.98 г. N 56н.