96. Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и опе­рационные расходы, используется активный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работ­никам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Расходы по проезду к месту командировки, и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Руководители орга­низаций могут разрешить, в порядке исключения, производить допол­нительные выплаты, связанные с командировками, сверх установлен­ных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость про­дукции. Однако для целей налогообложения затраты на командиров­ки принимаются в установленных пределах.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предвари­тельному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетны­ми лицами только на цели, которые они выданы. В установленные сро­ки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных докумен­тов. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после пол­ного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Согласно ТК РФ предприятия обязано оплатить командированному сотруднику:

• проезд;

• наем жилья;

• суточные;

• иные расходы, которые сотруднику поручил произвести работода­тель.

Затраты на проезд возмещаются в полном объеме при условии их подтверждения билетами.

Подотчетные суммы, не возвращенные работникам в установлен­ные сроки отражаются: Дт 94 Кт 71.

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в Дт счета 70 или 73.

97. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям (счет 73)

На субсчете 73.1 от­ражаются расчёты с работниками организации по предоставленным им займам.

Дт 73 Кт 50 — на сумму займа, выданного наличными день­гами через кассу организации;

Дт 73 Кт 51 — на сумму займа, перечисленного с расчет­ного счета организации на вклад работнику в кредитном учреждении или перечисленного работнику почтовым переводом;

Дт 50 Кт 73 — на сумму задолженности по займу, пога­шенную работником, посредством сдачи наличных денег в кассу орга­низации по приходному кассовому ордеру.

Дт 51 Кт 73 — на сумму задолженности по вкладу, пога­шенную работником посредством зачисления ее на расчетный счет организации в банке. Этот поря­док весьма эффективен в том случае, когда заем выдается через кас­су или расчетный счет головной организации работникам структурных подразделений (филиалов или представительств).

На субсчете 73.2 учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хи­щений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Дт 73 Кт 94 — на сумму ущерба, подлежащего взысканию с работника — в размере суммы фактически нанесенного ущерба;

Дт 73 Кт 98 — на сумму, подлежащую взысканию с работ­ника сверх сумм фактически нанесенного ущерба — в тех случаях, когда за недостачу отдельных видов имущества предусмотрена крат­ная материальная ответственность;

Дт 73 Кт 28 — на сумму производственного брака, отне­сенного на счет виновных лиц;

Дт 50 Кт 73 — на сумму задолженности, погашенную ра­ботником посредством сдачи наличных денег в кассу организации по приходному кассовому ордеру.