56. Контроль та аналіз відхилень.

Процедура узгодження системи бюджетів полягає в тому, що вона повинна забезпечувати такий рівень фінансових показників, який дозволить досягнути поставлених стратегічних цілей підприємства.

Моніторинг виконання бюджетів здійснюється за всіма бюджетами в яких фіксуються фактичні дані та визначаються відхилення від бюджетних значень. Щомісячний (поточний) контроль за виконанням бюджету та фіксація відхилень оформлюється у формах аналогічних відповідному бюджету. Також, необхідно аналізувати всі функціональні плани на предмет їх відповідності поставленим стратегічним цілям.

Відхилення від бюджетних показників виникають або через помилки на етапах прогнозування та планування, або внаслідок зміни умов діяльності чи помилки при реалізації бюджету. Причому, представляє інтерес не тільки виявлення осіб, відповідальних за негативні відхилення, а що більш важливо, можливості компенсації даних відхилень з допомогою певних коригуючих заходів.

Ступінь суттєвості відхилень може бути оцінено на основі двох критеріїв: 1) за допустимим межами (контрольних діапазонів); 2) оцінка за впливом на прибуток.

При оцінці суттєвості відхилень доцільно здійснювати їх ранжування в залежності від ступеня впливу на кінцевий результат, прибуток, тому доцільно використовувати такий метод контролінгу як АВС-аналіз. Інший суттєвий аспект організації контролю в бюджетуванні полягає в тому, що при його здійсненні можуть порівнюватись лише фактичні й бюджетні витрати для одного й того ж обсягу виробництва. Для цього, необхідно використовувати так звані гнучкі бюджети, складені з урахуванням змін витрат й які пов`язані з коливанням обсягу виробництва. Жорсткий бюджет використовується коли витрати не мають яскраво вираженої залежності від змін обсягу виробництва. З допомогою гнучких бюджетів, які враховують поділ витрат на постійні, змінні й напівзмінні, підприємства з непостійним рівнем виробництва можуть адаптовувати свої витрати до різних рівнів виробництва.

З підвищенням рівня управління, слід знижувати рівень деталізації звітів про виконання бюджетів й кількість контрольованих показників. Причому, якщо керівники нижнього рівня контролюють як вартісні так й натуральні показники то звіти для більш високого рівня управління доцільно складати в основному у вартісному виразі. Крім, співставлення фактичних бюджетних показників у звіти про виконання бюджетів слід також включати прогнозні значення на перспективу.

При отриманні звітів керівниками більш високих рівнів управління, керівники нижніх рівнів повинні підготувати коментарії, по значним відхиленням й намітити дії з виправлення ситуації. При управлінні по відхиленням, всі позитивні й негативні відхилення фактичних показників від бюджетних аналізуються спочатку безпосередньо керівниками центрів відповідальності, й тільки якщо окремі відхилення перевищили встановлені граничні обмеження то до аналізу й пошуку рішень залучаються керівники більш вищого рівня. В зв`язку з цим, у звіти для керівників, крім співставлення бюджетних й фактичних показників, повинні включатись обґрунтування та пояснення щодо відхилень, які перевищують граничні межі.