Глава 4: Представление проекта
4.1 Системный подход
Системный подход — это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. [2]
Можно также сказать, что системный подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.
До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия. [2]
Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что "дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.
Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.
Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации. Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.
4.2 Описание проекта
Моя система это предприятие, в котором персонал с помощью компьютеров обрабатывает запрос заказчика.
Понимая, что в наше время большой конкуренции будет сложно развиться. И кто знает, как долго придется стоять на одном месте, сдаваться все же не следует. Предприятие, будет выполнять заказы, на уже существующую продукцию, например типография. Совсем не обязательно печатать именно книги, можно успешно записывать диски с программами заказчика и разрабатывать для него дизайн обложки, а затем по желанию клиента мы можем пиарить его продукцию или распространять на рынок для продажи.
В виде заказа на фирму поступает техническое задание (ТЗ), в котором четко прописаны нормы и рамки того, что требуется клиенту. После чего за работу принимается рабочая группа (РГ) и доводит техническое задание до его практической реализации. На выходе, заказчик получает продукт, что называется сдача/приемка, т.е. клиенту дается возможность принять или не принять продукт, сравнив со своими желаниями, заложенными в техническое задание.
Рисунок 1: Стандартный вариант
ТЗ – Техническое задание
РГ ‑ Рабочая группа
П – Продукт
С/П – Сдача/Приемка
Но исследовав такие предприятия, приходится сталкиваться с тем, что порой заказчик не может сформулировать свои желания, либо встречаются такие, которые, по их мнению, точно знают, как за малое количество времени легко можно реализовать их желания, но у них просто нет времени. И тогда фирма может столкнуться с некими трудностями в силу возможности выполнения заказов или фирма не сможет четко угадать желания клиента, что повлечет за собой не правильное выполнение заказа. Запросы могут быть выше рамок фирмы или возвращены заказчиком рабочей группе, так как правильность работы будет страдать.
Поэтому предлагаю воспользоваться более точной схемой, в которой помимо стандартных функций будут использоваться дополнительные, с целью увеличения эффективности предприятия и скорости выполнения заказа рабочей группой. На входе будет получение заказа, который будет передаваться в блок переговоров с заказчиком и составления технического задания, после чего полностью удовлетворяющее обои стороны, техническое задание будет передаваться в блок рабочей группы, которая на выходе будет выпускать продукт. Так же прошу предусмотреть обратные связи между блоками, такие как:
Согласование
Тестирование
Подфункцией согласования понимается сравнение технического задания с заказом, а под тестированием понимается опытный тест продукта на факт его правильности в связи с техническим заданием.
Рисунок 2: Более точная схема
З - заказ
П с З - переговоры с заказчиком
ТЗ – техническое задание
РГ – рабочая группа
П- продукт