Технологическое обеспечение АБИС
Под технологическим циклом понимается относительно автономный комплекс производственных операций, в результате которых создается информационный продукт или услуга. В технологическом цикле можно выделить отдельные этапы, осуществляемые с помощью модулей АБИС. На выходе каждого модуля (см. модульный принцип) создается промежуточный или окончательный продукт.
Производственная деятельность современной библиотеки включает несколько технологических циклов, в каждом из которых в большей или меньшей степени могут использоваться электронно-вычислительная техника и программные средства. Современное развитие АБИС предполагает полную автоматизацию всех технологических циклов.
Однако в силу многих причин, прежде всего экономических, в Российских библиотеках полная автоматизация технологических операций еще не осуществлена. Средства программного и технического обеспечения многих рассматриваемых здесь операций вошли в библиотечную практику сравнительно недавно. Некоторые из них в настоящее время применяются пока только в зарубежных библиотеках.
В настоящей лекции в обобщенном виде рассматриваются технологические циклы виртуальной библиотеки с отдельными примерами из практики реальных библиотек. В реальности библиотечные циклы могут иметь различную организацию, а их информационные продукты, услуги и наборы операций – свои особенности. В изложении материала мы ориентируемся на развитые АБИС третьего поколения.
Модуль состоит из автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из них имеет компьютер с необходимыми для данной задачи периферийными устройствами (принтером, сканером и др.) и доступом к тем функциям и устройствам аппаратно-программного комплекса (электронная почта, браузеры интернет и др.) и информационным ресурсам (служебные базы данных, ), которые необходимы для выполнения производственных операций.
Производственные технологические циклы библиотеки (АБИС первого поколения):
Обработка новых поступлений («путь книги»)
Обслуживание читателей
Ведение Веб-сайта библиотеки
Создание и поддержка электронных библиотек
Автоматизированные системы управления (АСУ).
Джим Линден. Инфраструктура системы
Технологический цикл обработка новых поступлений («путь книги»)
Массив поступлений в библиотеку, как правило, разделяется на несколько потоков документов
а) отечественные монографические издания
б) зарубежные монографические издания,
в) зарубежные периодические и продолжающиеся издания
г) отечественные периодические и продолжающиеся издания
д) электронные издания
Приведенное деление в значительной мере зависит от организационной структуры и традиций библиотеки. В ходе технологического цикла создаются следующие информационные продукты:
1. Массив электронных записей для электронного каталога
2. Сопроводительная документация на партии поступлений в библиотеку
3. Учетная документация на поступившие документы
4. Отчеты о новых поступлениях в библиотеку
5. Организация поступивших документов в фондах библиотеки.
Возможны дополнительные продукты: каталожная карточка (при необходимости параллельного ведения карточного каталога), бюллетень новых поступлений и др.
Цикл состоит из следующих модулей
Комплектование
Выполняемые операции |
Продукты, результаты |
Регистрация и учет новых поступлений из всех источников комплектования. Создание и распечатка сопроводительной документации на партии поступивших документов |
Партии книг с сопроводительными документами Заполненные поля каталожных записей |
Инициализация каталожных записей – заполнение поля 1, ввод идентификационных данных ‑ регистрационные (валовые) номера, номера сопроводительной документации и т.д.. |
Электронные записи с регистрационными и идентификационными данными. |
Ведение служебных баз данных (электронных картотек) комплектования; формирование заказов (например: база данных объявленных лакун, дезидерат, сделанных заказов, база данных подписки и др.) |
Массивы записей для служебных баз данных Сформированные заказы и заявки |
Переписка и ведение документации по вопросам комплектования с корреспондентами (партнерами по книгообмену, издательскими и книготорговыми организациями) |
Материалы переписки, установленные контакты, заключенные договоры. |
Генерация статистических и финансовых отчетов за любой период деятельности |
Отчеты |
Взаимодействие с бухгалтерией |
Счета, документы о поступлении материальных ценностей. |
2. Каталогизация и индексирование документов
Выполняемые операции |
Продукты, результаты |
Создание полной библиографической записи на каждый поступивший документ. При создании записей могут быть использованы готовые записи, полученные из других организаций |
Массив электронных библиографических записей, вводящихся в электронный каталог |
Индексирование документов, ввод в запись индексов ИПЯ, используемых библиотекой |
Индексы ИПЯ в библиографической записи. |
Ведение системы авторитетного контроля |
Базы данных авторитетного контроля на элементы библиографической записи и индексы ИПЯ |
Создание карточек для карточных каталогов |
Печатные карточки |