8. Состав и содержание документации системы менеджмента качества: документированные процедуры «Управление документацией» и «Управление записями».

Эти докум.распространяются в целом по организации. Процесс управления документ.(УД) вкл.в себя:а)планирование разраб.,разраб.согласов.,утвержд.и регистр-ю НД; б)внедрение, обеспечение наличия соотв.версии док-ов в местах их применения; в)актуализацию(пересмотр и внесение измен-ий), идент-ю изм-ий; г)учет,хранение и изъятие аннулированных док-ов, а также, при необход-ти, идентиф-ю устаревш.док-ов и предотвращение их непреднамеренного использования, если док-ы были оставлены для опред.целей; д) обеспечение ид-ций док-ов внешн.происхождения и управление их рассылкой.

Данная документированная процедура(ДП)обычно яв.обязат.для всех подразделений организации. В люб.организации использ-ся внутрин.и внешн.докум-я,еще иногда выделяют документ-ю по взаим-ию с внеш.сторонами. К внутр. док-ам относ-я политика,цели в обл.качества, руков-во по к., СТО,различ.положения, инструкции рук-ва, приказы, реком-ии,распоряжения и др. НД, в том числе ТД. К внешн.докум. относ-я законы, постановления правительства, указы президента, приказы, распоряжения и др. НД органов местн. управления,док-ты по ТР и станд-ии РФ,техн. задания,контракты,договоры.

Процедура управления внеш.док-ми вкл:1)регистрацию док-ов в общем отделе(канцелярии) и рассылку в устан. порядке конкрет.должност.лицам; 2)регистр-ю док-ов в подразделениях, обеспеч-е сохранности док-ов, соблюд-е требов-ий док-ов,внесение изменений,учет,хранение,уничтожение.

Процедура управления ТД опред-ы в соотв.комплексах нац.стандартов(ЕСКД). Ответ-ть и общ.кук-во по управ-ю док-ей возлагется на зам.руков-я организ-ии в рамках их компетенции. В орган-ии как правило устан.сроки рассмотрения проекта НД. На проекте ставится виза(подпись и дата),либо док-т возвр-я на доработку.

Запись- это док-т содержащий достигнутые рез-ты или свидет-ва осуществ-ой деят-ти.

Документ-это информац-й и соответсв.носитель.

Запись яв. спец-м видом док-ов, они должны вестись и поддерживаться в раб.состоянии, для представления объективных свидетельств выполненных действий или достиг.рез-ов, а также оценки соответствия требов-ий и результ-ти функционир-я СМК . Процесс управления записями предполагает процедуры по идентиф-ии,хранению,защите, восстановлению,опред-ю сроков хранения и изъятия.Записи д.б. четкими, легко идентифицир-ми и восстанавлив-ые.

Ответсв-ть несут руков-ли организ-ии, а также рук-ли служб и подразделений. Ответс-ть за управ-е конкрет.записями возлаг-ся на должностное лицо их исполняющее.Общая орган-ия управ-я записями по СМК обычно возлагается на представителя руков-ва..

Записи, если иное не оговорено, обычно оформляются на бумажных носителях. Записи обычно имеют различный статус и вид, к ним относ-ся:акты, служ.записки,ведомости,графики,журналы,протоколы,планы,отчеты и т.д. Записи могут существовать в виде: отдельных док-ов, док-ов сброшюрованных в книги, док-ов подшитых в дела и журналы.

Обычно на 1ом листе став-я номер экземп-ра, а на послед.кол-во экземп-ов, ответсв.испольнитель и дата созд-я док-та и при необх-ти список рассылки и регистр.номер. Записи в виде дел завод.на напр-е работ и (или) на конкрет срок . Кажд дело должно содержать не более 250 листов, а при превышении завод-ся след.том дела. Записи с начала их ведения и до сдачи в архив(или уничтож-я) храняться в раб помещениях у исполн-я, док-тя для служ.пользов-я должны хранит-ся в запираемых шкафах. Для восстан-я запись реком-я делать контр.копии,а также хранить записи на электр.носителях. Записи в кот. отпала необ-ть, но срок хранения не истек храняться как архив.А кот.истек- уничтожаются.