Тема 3. Планирование и контроль проектных работ (занятие 2).

Вопросы.

• Методы планирования и управления, проектами и ресурсами.

• Выбор системы для управления проектами.

• Система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленные на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом. Система управления проектами содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджерам планировать работы, временные, ресурсные и финансовые оценки выполнения комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ и корректировать план. Функциональные средства, реализующие взаимосвязанные методы, являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ, и потребности в ресурсах. Основные преимущества использования информационной системы( программы) для управления проектами, включает: 1). Централизованное хранение информации, по графику работ, ресурсам и финансам. 2). Возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении, и финансировании плана проекта. 3). Возможность автоматизированной организации отчетов и графических диаграмм.

Процесс управления значительно облегчается, если систему управления проектами представить в виде модели, отражающий план разработки, в котором фиксируется весь ход событий, для достижения конечных целей, при заданных условиях.

Существует несколько способов формализованного представления, выполняемой совокупности работ. Широкое распространение получили графические методы, как наиболее наглядные и универсальные. Основными из этих методов является: диаграмма Ганта — это метод построения линейного графика, и метод основанный на использовании теории графов, который называется методом сетевого планирования и управления ( СПУ).

Диаграмма Ганта.

Диаграмма Ганта – это горизонтальная линейная диаграмма, на которой работы проекта представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания работ, и другими временными параметрами.

Код работ	Начало	Конец	Длительность, ед.вр	Временные периоды
				1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	1.10	2.10	1		_____
2	2.10	5.10	3
3	5.10	9.10	4
4	06.10.12	9.10	3

Получается линейная модель, которая отличается статичностью и грамоскостью. Используя этот график нельзя получать оперативную информацию о ресурсах, поэтому линейные графики используются при небольших объемах работ. Достоинства: этот график может быть использован при оптимизации распределения используемых ресурсов. Недостатки: он не в полной мере отражает взаимосвязи отдельных операций, недостаточная гибкость линейной модели, ограниченные возможности прогнозирования дальнейшего хода работ.

Сетевые модели.

Сетевые модели свободны от указанных недостатков, легко поддаются обработки, с использованием вычислительной техники. Наиболее известным является методика сетевого планирования и управления. Эта методика, предусматривающая выявление и использование резервов времени и материальных ресурсов, а так же дающая возможность прогнозирования и предупреждения возможных срывов, в ходе выполнения проекта. Метод был разработан в 50-х годах в США, и имеет ряд разновидностей: 1). Метод критического пути ( МКП ( СРМ)). 2). Метод анализа и оценки программ ( PERT). График состоит из кружков ( события) и стрелочек (работы) . Над стрелочками указываются количество требуемого ресурса. Внизу пишется время выполнения работы.

(19)

(20)

(16)

(18)

(8)

(20)

6

4

5

2

3

1

2

5

1

3

(10)

5

(14)

5

5

3

Работа в плане проекта представляет некоторую деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов. Она является основным элементом деятельности на самом нижнем уровне детализации. Момент окончания работы означает факт получения результата работы. В понятие работы так же входит ожидание, т. е. пассивный процесс не требующий затрат труда и материальных ресурсов. Под работой так же подразумевают так же логическую связь между двумя и большим числом операций, которую иногда называют фиктивной работой. Она обозначается пунктиром. События обозначаются кружками с цифрами. Они означают результат выполнения работы. Из событий и работ строится сетевая диаграмма ( сетевой график) — это графическое отображение работ, и их взаимосвязей. На этой диаграмме любая работа обозначается стрелкой, и соединяет только два события, и отражает процесс перехода от одного события к другому. Событие, из которого стрелка выходит называется начальным ( предшествующим), событие в которое стрелка входит, называется конечным, или последующим. Начало стрелки показывает с какого события работа начинается, а конец показывает, на каком событии работа заканчивается. Событие считается свершившимся только в том случае, когда будет закончена самая длительная из всех работ, входящих в это событие. Двойными стрелками обозначаются критические работы, т. е. работы, которые являются максимальными. Путь состоящий из двойных стрелок, называется критическим. Критические работы должны выполнятся строго по графику, т. к. от них зависти срок выполнения проекта. Выделяются следующие особенности методов сетевого планирования и управления: 1). Осуществляется системный подход к решению вопросов организации управления проектирования информационных систем. 2). Возможно использование вычислительной техники, с целью обработки исходных и оперативных данных, для расчета плановых показателей. 3). Комплексы работ, для которых применяются методы сетевого планирования и управления могут иметь одноцелевой или многоцелевой характер.

Ресурсы — это обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, машинное время, оборудование и т. д. Соответственно с каждой работой связывается потребность в ресурсах. Методики назначения и выравнивания ресурсов позволяет менеджерам проанализировать сетевой график, причем особое внимание обращается на роботы критического пути.

Одной из важных задач при организации проектирования является анализ реализуемости проектов. Анализ реализуемости состоит из следующих компонентов: 1). Логическая реализуемость — это учет логических ограничений на возможный порядок выполнения работ. 2). Временной анализ — это расчет и анализ временных характеристик, планируемых работ( даты начала и окончания работ, а так же возможные временные резервы). 3). Ресурсная реализуемость — заключается в учете ограниченности наличных или доступных ресурсов в каждый момент времени выполнения проекта. 4). Финансовая реализуемость — это обеспечение положительного баланса денежных средств.

Наиболее важным ресурсом, по которому осуществляется управление проектом, является время.

• Выбор типа программного обеспечения по управлению проектами осуществляется в следующей последовательности: 1). Анализ требований пользователей. 2). Анализ рынка. 3). Выбор программного обеспечения.

В системе управления проектами выделяются три уровня: 1). Уровень высшего руководства. На этом уровне осуществляется постановка целей и задач, принимается решения о финансирования проекта. 2). Стратегический. Он состоит из специалистов по управлению проектами, занимающихся планированием, и контролем. Роль этой группы специалистов заключается в поддержке управления проектом. 3). Уровень операций — это специалисты, которые непосредственно выполняют проектирование. Для них работа с ПО по управлению проектом вторична, соответственно требования на этих уровнях будут разные.

На уровне высшего руководства: 1). Легкость применения. 2). Возможность получать демонстрационные отчеты. 3). Мощные возможности для обобщения сведений.

На стратегическом уровне: 1). Должны быть средства временного, ресурсного, стоимостного планирования а так же анализа рисков. 2). Возможность интеграции с другими программами. 3). Средства подготовки отчетов руководству. 4). Средства для контроля за реализацией проекта.

На оперативном уровне: 1). Простота использования. 2). Понятность процедур ввода данных. 3). Наглядность.

К числу основных факторов, определяющих выбор инструментального средства можно отнести следующие: 1). Тип задач, для которых требуется система выполнения проектами. 2). Характер деятельности организации, с точки зрения возможности и целесообразности, применение проектной формы, планирования и управления. 3). Вид деятельности, которая подлежит планированию. 4). Уровень деятельности, для которого необходимо планировать и контролировать проекты.

Выбираемое средство для управления проектами должно иметь следующие базовые функциональные возможности: 1). Средство описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временной характеристики. 2). Средство поддержки информации о ресурсах ( в том числе временных и финансовых). 3). Средства контроля над ходом выполнения проекта. 4). графические средства представления структуры плана.

Каноническое проектирование информационной системы.

Вопросы:

• Стадии канонического проектирования.

• Состав работ на предпроектных стадиях. Сбор материалов обследования.

1. Организация канонического проектирования информационных систем ориентирована на использование главным образом каскадной модели жизненного цикла. Стадии и этапы расписаны в ГОСТ 34.601-90 «Информационный технология. Комплекс стандартов автоматизированной системы. Стадии создания». Указанный ГОСТ предлагает следующие стадии процесса проектирования информационных систем: 1. Формирование требований к информационной системе. Здесь выполняются следующие виды работ: 1. Обследование объекта, и формирование требований к информационной системе. 2. Разработка концепций информационной системы. 3. Разработка и утверждение технического задания. 4. Эскизный проект. 5. Технический проект. 6. Рабочая документация. 7. Ввод в действие. 8. Сопровождение информационной системы.

Иногда в практической работе эти стадии объединяют в три укрупненных: 1. Предпроектная стадия( 1, 2, 3). 2. Проектная ( 4, 5, 6). 3. Послепроектная (7,8).

2. На предпроектной стадии целью является провести предпроектное обследование и дать технико-экономическое обоснование целесообразности создания информационной системы. Поэтому и выделяется два этапа: сбор материалов обследования, и их анализ и разработка технико-экономического обоснования и технического задания. При разработки системы, разработчики должны уточнить границы изучения системы, определить круг пользователей будущей ИС, и выделить объекты, подлежащие обследованию. Важнейшими объектами исследования могут быть: 1. Структурно-организационные звенья предприятия ( отделы, цеха, участки и т. д.). 2. Функциональная структура состав бизнеспрооцесса и процедур. 3. Стадии ( снабжения, производства, сбыт) и элементы бизнес процесса (средства труда, предметы труда, ресурсы, продукция, и финансы).

Основной целью выполнения первого этапа является: 1. Выявление основных параметров предметной области ( организация и её части). 2. Установление условий, которое будет функционировать информационная система. 3. Выявление стоимостных и временных ограничений на процесс проектирования.

На этом этапе выполняется ряд технологических операций, и решаются следующие задачи: 1. Предварительное изучение предметной области. 2. Выбор технологий проектирования. 3. Выбор метода проведения обследования. 4. Выбор метода сбора материалов обследования. 5. Разработка программы обследования. 6. Разработка календарного плана графика, сбора материалов обследования. 7. Сбор и формализация материалов обследования.

1. Предварительное изучение предметной области — имеет свои цели на основе общих сведений об объекте автоматизации, выявить предварительные размеры объемов работ, состав стоимостных и временных ограничений, на процессы проектирования, а так же найти аналогичные разработки для подобных информационных систем.

2. Выбор технологий проектирования — в настоящее время имеются следующие типы технологий проектирования: оригинальное проектирование, типовое, автоматизированное, смешанное. Основными ограничениями при выборе технологий могут служить: 1. Наличие денежных средств на приобретение и поддержку выбранных технологий. 2. Ограничение по времени проектирования. 3. Доступность соответствующих инструментальных средств, и возможность обеспечения поддержки и эксплуатации собственными силами. 3. Наличие специалистов соответствующей классификации.

В результате выполнения второго этапа служит описание выбранных технология, а так же методов и средств проектирования.

3. Выбор метода проведения обследования — все методы можно объединить в группы по следующим признакам: 1.По цели обследования. Здесь выделяют метод организации локального проведения обследования, который используется для разработки проекта отдельной задачи, или комплекса задач. Метод системного обследования применяют для изучения всего объекта с целью разработки для него проекта информационной системы. 2. По числу исполнителей: индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком, и бригадное, с выделением ряда бригад, изучающие предприятие. 3. По степени охвата предметной области: метод сплошного обследования, когда охватываются все подразделения организации, и выборочное обследование( применяется в тех случаях, когда организация состоит из типовых однородных объектов). 4. По отношению к этапам предпроектной стадии, выделяют: последовательное обследование, когда проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают ( этот метод применяется при отсутствии опыта в исполнении такого рода работ). Метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором данных о предметной области, происходит обучение полученных материалов.

Методы сбора материалов подразделяются на три группы: 1. Методы сбора выполняемые силами проектировщиков исполнителей. Это методы проведения бесед и опросов, личных наблюдения, фотографий рабочего места, а так же хронометраж рабочего времени, при том или ином виде работы. 2. Методы сбора, выполняемые силами самих исполнителей. Сюда включаются следующие методы: метод анализа операций. Рассматриваются декомпозиции разбиения рабочего дня на составные части, и характер выполняемых работ. 3. Метод документальной инвентаризации , который заключается в том, что бы провести документальную инвентаризацию, которая заключается в том, что на каждую работу открывается специальная карта обследования, в которой приводятся все основные данные о работе, или составляемых документах. 4. Метод ведения индивидуальных тетрадей ( дневников). Здесь же применяются методы расчетной, для определения трудоемкости и стоимости автоматизированных работ, и метод аналогий, который предполагает, что тождественные работы, на различных рабочих местах, выполняются одинаково. При выборе метода необходимо учитывать следующие критерии: 1. Степень личного участия проектировщика в сборе материалов. 2. Временные трудовые и стоимостные затраты на получение необходимых сведений.

Обследование проводится по заранее разработанной программе. Форма программы следующая:

№ п\п	Наименование вопроса	Источник информации	Получатель информации.
1	Цель функцион. объекта	Руководитель	Проетировщик

Рекомендуется систематизировать вопросы обследования по трем основным направлениям: 1. Получение информации в целом о объекте( например организации), включая выявление целей организации, значения основных параметров и т. д. 2. Предусматривает изучение и описание организационно-функциональной структуры объекта ( как правило относится к аппарату управления). Здесь изучаются функции, выполняемые структурных подразделениях, деловые процессы, и выявляются комплексы задач, обусловленные выполняемыми функциями, а так же определяется состав входной и выходной информации по каждой задачи. 3. Предусматривает изучение и описание структуры информационных и материальных потоков. Источниками сведений являются получаемые от специалистов, получаемые от работников предприятия сведения, экономическая документация, и результаты необходимых расчетов. На основании программы обследования, разрабатывается план-график выполнения работ сборов материалов обследования:

№ п\п	Наименование работы	Код	Исполнитель	Дата начала	Продолжительность (дни)	Дата окончания
1	Определение целей и параметров организации	001	Руководитель проекта Серов И.И.	10 10.	2	12.10

План график, служит инструментом для планирования и оперативного управления выполнения работ на предпроектной стадии.

Сбор и формализация обследований.

В процессе этой работы проектировщики должны обработать собранные данные, проконтролировать совместно с работниками предприятия их правильность, сформировать отчет об исследовании, и выполнить другие работы. Сбор материалов обследования следует проводить с помощью стандартных форм, а так же таблиц, которые удобно читать и обрабатывать. Вся получаемая информация разбивается на три группы: В первую группу входят документы содержащие описание общих параметров объекта автоматизации. Общие параметры должны содержать: 1. Наименование объекта, и его хозяйственная принадлежность. 2. Тип объекта( вид производства, режима работы). 3. Виды и номенклатура продукции или услуг. 4. Виды и количество оборудования и материальных ресурсов, категории и численность работающих. Сюда же входит форма описания общих характеристик функций управления, хозяйственных процессов и процедур, реализующих эти функции. Исходя из этого, намечается перечень задач, состав процедур обработки информации, реализуемых каждой задачей, и взаимосвязь задач, а так же финансовые затраты связанные с реализацией каждой задачи. Здесь же приводится описание организационной структуры в которой отражается состав и взаимосвязь подразделений, и лиц реализующих функции и задачи управления.

Вторая группа форм формализует материалы обследования по каждому структурному подразделению. Она аналогична первой группы за исключением:отражается связь задач внутри каждого подразделения между собой, а так же связей между задачами подразделений. В эту же группу входят формы описания документов потоков. Они включают следующие характеристики: наименование документов, их объем, где используются эти документы, носитель на котором хранятся, время создания и использования, перечень выходных документов.

Третья группа содержит описание компонентов каждого информационного потока. Это уже формы документов, их характеристики, и характеристики процедур обработки данных, содержащихся в документах. Полученная в результате проведенной формализации описание объекта автоматизации, содержит исходные данные, для проектирования информационных системы, и определяет её параметры.

Лекция 2.

Вопросы.

• Состав работ в предпроектных стадиях. Анализ материалов обследования.

• Содержание технического задания, для разработки информационной системы.

• Состав и содержание работ, на стадии техно-рабочего проектирования.

1. На основе формализованного описания предметной области, выполняется этап анализа материалов обследования. Целью этого этапа является: 1. Сопоставление всей собранной об объекте автоматизации информации, с теми требованиями, которые предъявляются к объекту. Выделение недостатков функционирования. 2. Выработка основных направлений совершенствование работы объекта автоматизации, на базе внедрения проекта информационной системы. 3. Выбор инструментария и оценка эффективности применения выбранного инструментария. 4. Обоснование выбора решений по основным компонентам проекта информационной системы, и определение общесистемных, функциональных и локальных требований будущих локальных проектов.

Анализ материалов обследования позволяет проектировщикам выделить и составить список автоматизированных подразделений. На выбор объектов автоматизации оказывает влияние ряд факторов: 1. Количество формализуемых функций в каждом конкретном подразделении. 2. Количество связей данного подразделения с другими подразделениями. 3. Важность этого подразделения в процессах управления объектом автоматизации. 4. Степень подготовленности персонала подразделения для внедрения вычислительной техники.

Согласно этим факторам, выделяют список наиболее важных подразделений. Следующим этапом анализа является выявление списка автоматизируемых задач. Для которых необходимо разработать проекты и постановки. При выявлении списка проектировщики принимают к сведению следующие факторы: 1. Важность решения задач, для выполнения основных функций управления. 2. Трудоемкость и стоимость расчета основных показателей данной задачи в год. Возможности применения новых методов решения задачи.

Проектировщики собирают и фиксируют информацию в двух взаимосвязанных формах: 1. Функции. 2. Сущности. При изучении каждой функциональной задачи определяются следующие элементы: 1. Наименование задачи. 2. Сроки и периодичности её решения. 3. Источники информации, необходимые для решения задачи. 4. Показатели и их количественные характеристики. 5. Алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля. 6. Действующие средства сбора передачи и обработки информации. 7. Принятая точность решения задачи. 8. Потребители результата информации по задачам.

По результатам обследования, устанавливается перечень задач, и очередность их разработки. При разработки задач рассматривается модели деятельности, которые могут создаваться в двух видах: 1. Как есть. Отражает существующие в организации бизнес процессы. 2. Как должно быть. Эта модель отражает необходимые изменения бизнес процессов, с учетом внедрения информационной системы. При определении очередности к задачам первой очереди относят самые трудоемкие задачи, и задачи обеспечивающие информацией все остальные задачи комплексов и подсистем. Общим требованием к первоочередным задачам является получение нормативного коэффициента окупаемости капитальных затрат. После определения списка задач и их очередности, выполняется операция, связанная с анализом всех полученных ранее результатов, и предварительным выбором комплекса технических средств. На выбор типа ЭВМ оказывает влияние большое число факторов, которые принято объединять в следующие группы: 1. Факторы, связанные с параметрами входных информационных потоков, поступающих на обработку ( объем информации, тип носителя информации, и характер представления информации. 2. Факторы, зависящие от характера задач, которые должны решаться на ЭВМ ( срочность решения, возможность разделения задачи на подзадачи, количество файлов с условно постоянной информацией). 3. Факторы, определяемыми техническими характеристиками ЭФМ ( производительность процессора, емкость оперативной памяти, поддерживаемые операционные системы, возможность подключения различных устройств ввода-вывода. 4. Факторы, относящиеся к эксплуатационным характеристикам ЭВМ ( требуемые условия эксплуатации, необходимый штат обслуживающего персонала, и его квалификация). 5. Факторы, учитывающие стоимостные оценки затрат ( затраты на приобретение, на проведение обслуживания и ремонта, затраты на содержание технического персонала). После определения требуемых комплексом технических средств, выполняется выбор типа операционных систем. Фактором, определяющим выбор конкретного класса ОС относится: 1. Необходимое число поддерживаемых программных продуктов. 2. Требования к аппаратным средствам. 3. Наличие справочной службы для пользователя ( помощь). 4. Простота и ясность интерфейса. 5. Быстродействие. 6. Совместимость с другими операционными системами. Затем следует выбор способа организации информационной базы, и программного средства её ведения ( СУБД). Информационная база может быть организована несколькими способами: 1. Совокупность локальных файлов. 2. Организованного в виде базы данных. В настоящее время основным способом построения информационной базы является база данных, представляющая собой совокупность взаимосвязанных и хранящихся совместно данных, используемых для одного или нескольких приложений. Для организации базы данных используются системы управления базами данных. Их выбор зависит от следующих факторов: 1. Масштаб применения СУБД. По этому признаку выбираются настольные СУБД (Fox Pro или Access), или промышленные СУБД ( форакал, SQL и д.р.). 2. Язык общения. СУБД бывают с открытыми языками, замкнутыми или смешанными. 3. Число уровней в архитектуре ( одноуровневые, двухуровневые и трехуровневые). 4. Выполняемые СУБД функции ( информационные( организация хранения информации и доступа к ней), операционные ( связаны с обработкой информации)). 5. По сфере возможного применения СУБД бывают универсальными или специализированными. После выбора способа организации информационной базы приступают к выбору методов и средств проектирования программного обеспечения. Методы и средства зависят от выбранной технологии проектирования. При каноническом подходе используется метод структурного проектирования, метод модульного проектирования, и другие. Завершается этап анализа материала обследования, составления технико-экономического обоснования и формирование технического задания. Целью разработки технико-экономического обоснования является определение параметров, ограничивающих проект информационной системы, а так же обоснование выбора и оценка основных проектных решений, по отдельным компонентам проекта. Основными объектами параметризации являются решаемые задачи, комплексы задач, комплексы задач, экономические показатели и процессы обработки информации. Организационными параметрами, которые подлежат оценки, являются процессы обработки информации. Это сбор, регистрация, хранение, обработка, выдача и передача информации. К информационным параметрам относятся: достоверность информации, периодичность её сбора, форма представления. К экономическим параметрам относятся: показатели годового экономического эффекта, коэффициент эффективности затрат и д.р. Технико-экономическое обоснование — это документ, где четко сформулировано, что получит заказчик, если согласится финансировать проект. Когда он его получит, и сколько это будет стоить. Ориентировочное содержание технико-экономического обоснование: 1. Ограничение и критические факторы, которые могут повлиять на успешность проекта. 2. Условия, при котором предполагается эксплуатировать будущую систему. 3. Сроки завершения отдельных этапов, форма приемки или сдачи работ, привлекаемые ресурсы, меры по защите информации. 4. Описание выполняемых системой функций. 5. Информационные объекты системы. 6. Интерфейсы и распределение функций межу человеком и системой. 7. Требования к программным и информационным компонентам, а так же требования к СУБД.

2. Техническое задние — это документ, определяющий цели, требования, и основные исходные данные, необходимые для разработки информационной системы. В настоящее время его содержание определяется ГОСТ 34.602-89 . В соответствии с этим ГОСТом, в его состав входит 9 разделов. кроме этого в состав ТЗ включают приложения, содержащие расчеты экономической эффективности системы, и оценку научно-технического уровня системы.

3. Техно-рабочее проектирование выполняется в два этапа: техническое проектирование, и рабочее проектирование. На этапе технического проектирования выполняются работы, по логической разработки и выбору наилучшего варианта проектных решений, в результате чего создается технический проект. Этап рабочего проектирования связан с физической реализацией выбранного варианта проекта, и получением документации рабочего проекта. Техническое проектирование разбивается на две группы работ. К перовой группе относится разработка общесистемных проектных решений. Основными из них является: 1. Разработка общесистемных положений по информационной системе. 2. Изменение организационной структуры. 3. Определение функциональной структуры и перечня задач. 4. Разработка принципов организации информационного обеспечения и внутри машинной информационной базы. 5. Разработка проектной сметы и документации, и расчет экономической эффективности системы. 6. Разработка плана мероприятий, по внедрению информационной системы.

Ко второй группе работ относится разработки локальных проектных решений, по структуре и функциям проектируемых задач, их информационного обеспечения, а так же уточнения требований к техническим средствам.