6.3 Технологии и системы обработки текстовых документов

Широкий спектр функц.возможн.обеспечили текст.процессору Microsoft Word высокий уровень попул. среди пользов. По своим хар-м он приближ.к наст.издат.сист.В проц.подг.документа в распоряжении пользов.имеется набор ср-тв и процедур орг-ии раб.по вводу, редакт-ию и форм-ю текста и встроенных объектов. К осн.функц. возм.по раб. с докум.можно отнести: использ.шрифтов разл.размеров и начертаний символов и различных способов их выдел.; установка параметров абзаца; задание междустрочных интервалов; проверка правоп.и подбор синонимов; автома.нумерацию страниц; автомат.перенос слов на новую строку; поиск и замена слов; печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов); установка сносок; построение оглавл., указателей; набор текста в неск. колонок; созд. Табл., рисунков и постр. диаграмм; просмотр докуме. перед печатью; установка размеров бумажного носителя и параметров печати; отмена и повторение предыд. действий пользов.; вставки полей с информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.); создание макрокоманд и гипертекстовых ссылок; включ. в документ разл.объектов (файлов, формул и др.); импорт докум., создан.в других приложениях .Текс.процессор предл. также широкий выбор ср-тв придания докум. привлекат. Внешнего вида: автоформат-ие, прим-ие стилей, библиотеки стилей и шаблонов докум..При пом.шаблонов можно автомат.процесс подг.станд.док., таких, как: факсимильные сообщения, стандартная деловая переписка и документация. Предост.возм. работы со структурой документа, процед. слияния, подготовки документов-форм.Рассмотрим некоторые функц.возм.текст.процессора Microsoft Word 2000 более подробно.Пров.орфографии. В сист.пров.орф.вкл.множ-во новых слов: это имена и фамилии.Выбор нужн.шрифта. В Word 2000 более удобно выбирать желаемый шрифт, кот.появл.в виде списка ниспадающего WYSIWYG-меню. Назв.шрифтов в списке воспроизв.самим этим шрифтом. Это позв.быстро найти подход.гарнитуру.Множественный буфер обмена. Дост-ом офисного пакета Office 2000 явл. наличие МБО, позвол.размещать до 12 фрагментов данных (буфер обмена вызывается командой Вид→ Панели инструментов→Буфер обмена). Темы оформления. ТО предназ.для автомат.оформления Web-страниц. ТО предл.фон. рисунки, и опред.шрифт, кегль, формат и цвет текста. Все темы доступны в прилож.FrontPage, предназн.для создания Web-страниц, и могут редакт. с его помощью. Аналогичные темы доступны в других прилож. Office, что позв.разраб. документы в едином стиле.Ср-ва для созд.Web-страниц. Мастер по созд. Web-страниц позв.использ. общие ТО и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов помогает строить профессион. Web-страницы. Интеграция с ЭП. Текстовый проц. Word предл. Возм.работы с эл.почтой. При использ. Word как редактора сообщ. Эл.почты пользователи получ.возм. по использ.бланков, автоподписи почтовых сообщ.

6.5 Технология создания текстового документа в Word Техн.созд.докум.удобно представить в виде послед.этапов: подгот., осн., закл. – кажд.из кот.сост.из шагов. Настройка Word для работы 1. Загрузка текст.процессора и подготовка к созд. док..Одн.из вариантов Word явл.использ.Гл.меню Windows: [Пуск] →Прогр. →Microsoft Word. После этого созд.документ с именем Док.1, и сист. будет настроена на послед.набор текста на клаве, используя шаблон Normal.dot, устанавл.по умолч.2.Устан.пар-ов страницы. Стр. – отд.фрагмент док., кот. Опред. набором параметров: разм.бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями Полями страницы наз. расст.между областью, в кот. может распол.текст, и краями бумаги; размер полей устанавл. при настройке пар-ов стр. Файл→Параметры страницы. 3. Выбор режима отображ.док.. Вып.с использ.команд меню Вид. При первичном наборе текста реком.выбирать вид отображ. – Обычн.или Разметка стр.4. Задание масштаба отоб.док. Вид →Масштаб. Рекомен. выбирать варианты: 100% или По ширине стр.5. Задание параметров абзаца. Мин.элем. текста док. Явл.символ. Из симв. склад.простр.док., кот. в Word раздел. на абзацы и стр.. При нажатии клав. [Enter] созд.нов.абзац. Устан.способа выравн.текста,междустрочного интер., абзацных отступов и интер. отступа первой строки абзаца:Формат→Абзац. 6. Выбор шрифта. Шрифт – набор символов с хар-м рис.и настраиваемыми пар-ми :Формат→Шрифт.7. Расст.переносов. Эта проц. позв.более компактно распол. текст на стр.Сервис →Язык→ Расст. Пер-ов→флажок Автомат.расст. пер-ов.Набор, редакт., формат.и сохр. док.8. Набор текста. При вводе и редакт.текста раб. с док.происх. в раб. обл.Ввод текста осущ.построчно, переход на след.строку текста произ. автома. в пределах абзаца. Принуд.переход на новую строку, не прерывая абзаца, можно осущ. нажатием [Shift+Enter]. 9. Сохр. док.. Набр.текст реком.сохранить. Периодическое и оконч.сохр.док. вып. неск. спос.:1)первичное сохр.файла или сохр.с прежним именем Файл→Сохранить; 2)автосохр. для периодической автомат.записи на диск. Пар-ы задаются Сервис →Параметры→вкладка Сохр.. ,задаются и доп.режимы и условия сохр.файлов с паролями для чтения, записи или без них;3)сохр.файла с измен.его имени и/или местополож.или типа Файл→Сохранить как.

По умолч.док.сохр. со стандартным расш..doc. Word позв. сохранять файлы в формате, отличном от станд.. Для этого в диал.окне команды Сохранить как в поле Тип файла можно выбрать необх.тип, для кот.Word поддерживает станд. конвертирование данных .html, .txt, .rtf.При сохр.док.полезно сформировать его краткое описание, указав назв. тему, автора, учрежд.Созд.подобной инф.произв. на вкладке Док.диал.окна Файл→Св-ва.10. Редакт.текста– это изм.сод.док. при пом.добавления, перемещения, коп-я или удал.фрагм. Его лучше произвести после набора всего текста. После выполн.редакт.док. снова реком. сохр.11. Формат.текста. Формат. – это придание док. визуально приятного вида. При формат.бычно выполн.след.опер.: устан. размера и типа шрифта, его начертание, выравн.текстаПечать документа12.Установка колонтитулов. Стр.док. могут сод. верхние и нижние колонт. т.е. области, распол.в верхней и нижней части стр. сод.опред.текст.Созд.колонт. вып.Вид → Колонтитулы.13. Предвар.просмотр. Перед печатью док. реком. просмотреть.Файл→ Предв.просмотр. 3. Печать. Печать док.вып.Файл→Печать, кот.позв. выбрать принтер, указ. Кол-во копий, печатаемых стр.14. Анализ подгот.док.. После печати док. он просм.автором м.б.отредакт.15. Заверш. раб. Файл→Выход, или кнопкой [Закрыть].

7.7 Возможности Excel по работе со списком (базой данных) Для управл.больш.массивами данных использ.спец.прогр. предназн. для раб.с базами данных. В Excel также имеются ср-ва для обраб. данных, организов.по аналог.принципу, – этофунк.списка. В виде списка можно предст.табл., строки кот. содержат однородн.инф.Список хар-ет не сод.табл., а способ ее организ.Отд.записи д.б.однородны по строкам и/или столбцам. В табл.не д.б.объедин.ячеек! Однако только однородн.данных списка по строкам делает возможн. примен. функ. фильтров.Пример.базы данных явл. список адресов, в кот.указ.назв. и адреса разл.фирм или фамилии людей.Excel распозн.списки автомат.После активиз.функц.сортировки Excel автомат.выделит всю область списка.При автомат.опред.списка признаком конца обл-ти списка счит.первая пустая строка. Предварит.следует удалить из списка пустые строки или выдел.вручн.область, для кот.д.б.примен.функ.списка. Предвар.выделение обл-ти необх. также в том случ., если функ.д.б.примен.только к опред.части списка.Функ.списка нельзя использ., если выдел.несмежные о обл-ти.При автомат.выдел.обл-ти списка Excel в поисках меток (названий) столбцов сравн.сод.первой и второй строк обл-ти списка. Если данные в этих строках разл.по типу, Excel прин. первую (верхн.) строку в кач-ве строки назв.Данные этой строки будут исключены из обрабат.обл-ти списка.Если Excel не обнаруж.разл.м/у типами данных в первой и второй строках, то на экране появится сообщ.о том, что прогр. не смогла обнаруж. назв. для образов. меток столбцов. В этом случае прогр.выдаст запрос, след. ли использ. в кач-ве меток столбцов данные1строки выдел.обл-ти. Пользоват.может соглас.нажат. [ОК] или отмен.выполн.операц.Осн.возм.при раб.с базами данных явл:.организ.ввода данных;просмотр данных;поиск данных по задан.критерию;сортировка данных;фильтрация данных;подвед.итогов.Для раб.с табл.как с базой данных в Excel использ.пункт меню Данные.Команда корректно раб.только с табл., в кот.назв.колонок заним.одну строкуРаб.с формойУдобн.ср-вом для раб.с табл.явл.форма (Данные►Форма.)В окне формы отображ. все поля одной записи базы данных: слева располаг.назв.полей, рядом с ними их знач., доступн.для редакт-ия. Если поле вычисл-ое, то оно не доступно для редакт.Раб.с формой предполаг.:1Перемещ. по полям записи мышью или клавишей [Tab];2Перемещ.по записям с пом.полосы прокрутки и кнопок [Назад] и [Далее];3Ввод или просмотр записей.Дост-ом ввода инф.ч/з форму явл.автомат.коп.формул и автомат.поддержка форматов данных.4.Удал.и добавл.записей с пом.кнопок [Добавить] и [Удалить]. При добавл.новой записи, она всегда добавл.в конец табл.5.Редакт-ие знач.полей в записях.6Поиск данных по критерию с пом.кнопки [Критерии], после нажатия кот.в появившемся окне в соотв.полях задаются критерии. Задание критериев позв.просм.ч/з окно Формы только те записи, кот.удовл.нек.усл.поиска (критериям).Перед тем как начать поиск записей по крит., рекоменд.сделать тек.первую запись базы данных. Просм.отобран.записей по крит.осущ.с пом.кнопок [Назад] и [Далее]. При задании крит.поиска можно использ.символы подстановки:* – для обознач.произв.кол-ва символов;? – для обознач.одного символа.Сортир.данныхУпорядочение табл. данных в выдел.строках по алфавиту, велич.или дате наз.сортир.Столбец, опред.порядок данных, наз.ключом сортир.Она произв.в убыв.или возр.порядке. Для сорт.в Excel использ.команда Данные→Сорт.Можно задавать3 уровня сорт.одновр.: за одну сорт.можно выполн.сорт.сначал по 1 ур-ю, потом в получ.списке – по 2, а затем – по 3.Использ.автофильтраС пом.функ.автофильтра выбор отд.записей можно произв.непосред.в самой табл.При этом для выбора данных можно задавать целый ряд разл. крит.Активиз.функ.автофильтра происх.путем выбора команды Данные→Фильтр→ Подвед.итоговЧасто бывает необх.посч.промеж.и общ.итоги в табл. Команда Данные→Итоги добавл.строки промеж.итогов для каждой группы элементов. Допуск.использ.разл.функ.для вычисл.итогов в пределах каждой группы.В диалог.окне Промеж.итоги поле При каждом измен.в использ.для указ.столбца, по кот.след.сгруп. данные для подвед.итогов; поле Опер .позв. использ. разл.функ.; поле Добавить итоги по: позв.отметить все поля, по кот.будут подвод.итоги. Установка флажка Заменить тек.итоги позв.заменить в табл.уже сущ.итоги.Установл.флажок Конец стр.м/у группами автомат.вставл.конец стр.перед кажд.группой данных, для кот.вычисл.итоги.Флажок Итоги под данными дает возм.поместить строки промежут.и общ.итогов под соответ.данными. Кнопка [Убрать все] позв.восст.исх.вид экрана до подвед.итогов.